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Verkauf & Faktura

Rechnungen

Ausgangsrechnungen mit Fälligkeit, Zahlungsstand und Mahnwesen – mit Schweizer QR-Zahlteil, MWST je Position und einer Belegnummer, die erst bei der Freigabe entsteht.

  • Zahlteil und Empfangsschein nach den SIX Implementation Guidelines
  • Fälligkeit am Beleg gesetzt, sonst aus der Kundenfrist – Vorgabe 30 Tage
  • Drei Mahnstufen je Beleg, der Abstand aus den Vorgaben – von der Datenbank durchgesetzt
Tafel VIIIRechnungen. Zwei Achsen je Beleg: «Freigegeben» sagt, dass Nummer und Buchungssatz stehen – über die Zahlung sagt es nichts. Der Entwurf oben trägt noch keine Belegnummer; sie entsteht erst mit der Freigabe. Darunter derselbe Entwurf geöffnet: rechts steht das Blatt, das der Kunde bekäme – dasselbe, das später die Urkunde ist, aber ohne Prüfsumme und ohne Archivzeile, und über jeder Seite ein diagonales «ENTWURF». Der Nachlass steht darauf als eigene Zeile, nicht im Einzelpreis versteckt.

01Was es tut

Zwei Achsen je Beleg: freigegeben und bezahlt.

Die Liste führt alle Ausgangsrechnungen des Mandanten und trennt den Belegstatus vom Zahlstatus. «Freigegeben» heisst: Nummer gezogen und, sobald die Buchhaltung in Betrieb ist, Buchungssatz gestellt – über die Zahlung sagt es nichts.

Ein Beleg beginnt als Entwurf: frei änderbar, ohne Nummer, löschbar. Mit der Freigabe entstehen Belegnummer und Buchungssatz in einem Zug; ab da sind Positionen und Beträge festgeschrieben und die Rechnung ist unlöschbar. Zahlungen schreiben den Zahlstatus von offen auf teilbezahlt oder bezahlt fort. Eine verrechnete Gutschrift mindert nur den Rest: mit ihr allein bleibt die Rechnung «offen», ganz gutgeschrieben heisst sie «bezahlt» – womit, zeigt das Zahlenband der Belegakte mit «Bezahlt» und «Gutgeschrieben». Bleibt die Zahlung aus, gilt die Rechnung ab dem Tag nach der Fälligkeit als überfällig – bei jedem Laden gerechnet, keine gespeicherte Markierung.

  • KundeAdresse, MWST-Nummer, Zahlungsfrist und Währung aus dem Kundenstamm
  • Belegdatum und Fälligkeitam Beleg gesetzt; die Fälligkeit darf nicht vor dem Belegdatum liegen – liegt sie davor, sagt es der Satz am Feld «Fällig», und «Kopfdaten speichern» bleibt gesperrt; leer rechnet die Freigabe sie aus Belegdatum plus Kundenfrist · Vorgabe 30, höchstens 365 Tage
  • PositionenBezeichnung, mehrzeilige Beschreibung, Menge, Einheit, Preis, MWST-Satz – Werte, keine Blicke auf den Produktstamm
  • Rabattje Position und je Beleg, in Prozent oder in Franken – vier Möglichkeiten, nie zwei zugleich auf derselben Ebene
  • Leistung amLeistungsdatum je Position · leer heisst: es fällt mit dem Belegdatum zusammen (Art. 26 Abs. 2 Bst. c MWSTG)
  • SteuerMWST je Position auf die Grundlage nach Rabatt, Normalsatz 8.1 % · je Satz auf den Rappen gerundet
  • Währungaus dem Kundenstamm · lautet der Beleg nicht auf Franken, heisst die Spalte «Preis (EUR)» und die Urkunde ebenso
  • ZahlteilQR-Rechnung mit Empfangsschein nach SIX – auf jeder Frankenrechnung mit IBAN; sonst die Zahlverbindung im Klartext. Er steht immer unten auf dem letzten Blatt: passt der letzte Block nicht mehr darüber, wandert er samt Zahlteil auf ein zweites A4-Blatt
  • ArchivversionPDF, inhaltsadressiert über SHA-256 – entsteht beim ersten Öffnen oder Versand

Im Kopfband steht die Hauptaktion: «Neuer Beleg» fragt Art, Kunde und Betreff – mehr braucht ein Entwurf nicht. Die Art ist die des Reiters, unter dem Sie stehen; fehlt Kunde oder Betreff, nennt der gesperrte Knopf, was fehlt, statt nur grau zu bleiben. Ist eine Rechnung überfällig, steht daneben «Mahnungen» mit ihrer Zahl – der Weg in den Mahnblick. Rechts neben der Maske steht die Belegvorschau: das Blatt, das der Kunde bekäme – ein- und ausblendbar, in der Breite am Griff verstellbar, mit den Pfeiltasten in Schritten von 24 Pixeln, Home zurück auf die Vorgabe; bleiben der Maske daneben keine 560 Pixel, öffnet «Vorschau» einen Dialog. Gefiltert wird über die Belegart-Reiter und zwei beschriftete Wahlen – «Zahlstand» (noch offen, davon überfällig, davon teilbezahlt, bezahlt) und «Freigabe» (nur Entwürfe, nur freigegeben) –, dazu eine Suche über Nummer, Betreff und Kunde. Den Zahlstand und die Spalte «Offen» gibt es nur unter «Alle» und «Rechnungen», denn nur Rechnungen haben einen; ein leerer Reiter sagt «Noch keine …» und bietet den Anlegeknopf. Die Spalte «Status» zeigt bei einer freigegebenen Rechnung den Zahlstand, beim Entwurf den Belegstatus; die Zahlenleiste darüber gilt dem ganzen Mandanten, nicht dem Filter. Auf dem Telefon zeigt jede Zeile Nummer und Datum, Betreff und Kunde, Total und Stand, neueste zuerst. Offerte und Auftrag ziehen bei der Freigabe eine Nummer, buchen aber nicht. Überfällige Rechnungen sammelt der Mahnblick: je Beleg ein Mahn-Knopf, und wo die Sperrfrist läuft, steht daneben, ab wann wieder gemahnt wird. «Mahnen» erfasst die nächste Stufe und sendet nichts; den Mahnbrief öffnet und sendet die Belegakte – «Brief» an jeder Mahnzeile, «Senden …» an der jüngsten Stufe.

02Datenweg

Wo die Rechnung in der Kette steht.

Pro Quellbeleg entsteht genau ein Nachfolgebeleg: aus einem Auftrag wird nie zweimal dieselbe Rechnung.

  1. Offerten
  2. Aufträge
  3. Rechnungen
  4. Bank / CAMT
  5. Hauptbuch & Buchungen
  6. Archiv

03Zusammenhang

Woher die Zahlen kommen, was daraus entsteht.

Keine Rechnung entsteht für sich allein. Jeder Eintrag hier ist eine gebaute Verbindung – kein Vorsatz.

Kommt von

  • AufträgeDer freigegebene Auftrag wird zur Rechnung: alle Positionen wandern 1:1 in den Entwurf – und ein Auftrag wird genau einmal überführt.
  • Leistungen«Abrechnen» je Kunde oder Projekt sammelt offene Leistungen in einen Rechnungsentwurf; wird der Entwurf gelöscht, sind sie wieder frei.
  • VerträgeDer Vertragslauf erzeugt je fälliger Periode einen Rechnungsentwurf – nur bei Status «aktiv».
  • ProdukteBezeichnung, Beschreibung, Einheit, Preis und MWST-Satz aus dem Produktstamm – in der Position überschreibbar.
  • KundenAdresse, MWST-Nummer und Zahlungsfrist; der Versanddialog belegt die Mailadresse des Hauptkontakts vor.

Geht nach

  • Hauptbuch & BuchungenDie Freigabe erzeugt den Buchungssatz: Debitoren im Soll, Ertrag und MWST im Haben – das Erlöskonto kommt aus der Kontierung des Mandanten.
  • Bank / CAMTZahlungen aus dem Bankauszug gehen auf den offenen Posten und setzen den Stand.
  • GutschriftenDer Gegenbeleg: eine Gutschrift bucht spiegelbildlich – als eigener Beleg, nicht als Anhängsel der Rechnung. Ist sie über «Gutschrift zu dieser Rechnung» angelegt, verrechnet ihre Freigabe sie mit der Rechnung, und deren offener Rest sinkt.
  • MWST-AbrechnungDie MWST je Position zählt nach vereinbartem Entgelt in der Periode des Belegdatums, nach vereinnahmtem anteilig mit jeder Zahlung; Gutschriften mindern das Entgelt nach vereinbartem Entgelt ebenso.
  • Budget & LiquiditätOffene Rechnungen sind die erwarteten Zuflüsse.
  • ArchivDie unveränderliche Urkunde entsteht beim ersten Öffnen oder Versand – inhaltsadressiert über SHA-256 (GeBüV, OR 958f).

Greift automatisch

  • Belegnummer bei FreigabeLückenlos aus dem Nummernkreis: der Zähler steht in einer Zeile und rollt mit der Transaktion zurück – ohne Verfall, ohne Lücke.
  • Buchung in der FreigabeDer Buchungssatz entsteht mit der Nummer im selben Zug: Soll gleich Haben, MWST je Satz auf den Rappen gerundet – dieselbe Formel in Maske, PDF und Datenbank.
  • Überfällig ohne LaufÜberfällig ist eine Rechnung, sobald die Fälligkeit verstrichen ist – bei jedem Laden gerechnet, nicht gespeichert.
  • Mahnabstand aus den VorgabenGemahnt wird eine freigegebene, unkorrigierte Rechnung mit offenem Rest; zwischen zwei Stufen liegt der Mahnabstand der Vorgaben – vorgegeben zehn Tage, einstellbar von 1 bis 90 –, nach der dritten ist Schluss. Die Datenbank setzt beides durch.
  • Die Gebühr steht nur auf dem Brief«Mahnung erfassen» hält Stufe, Gebühr und den offenen Rest vom Mahntag fest; «Senden …» legt den Mahnbrief festgeschrieben ab und sendet ihn. Der Brief nennt den offenen Betrag mit Verweis auf die Rechnung und darunter «zuzüglich Mahngebühr … inkl. MWST … %». Liegt schon etwas auf der Rechnung, nennt der Verweis Zahlungen und verrechnete Gutschriften getrennt: «davon bezahlt …, gutgeschrieben …». Sind bis zu einer späteren Stufe mehrere Gebühren offen, steht dort «zuzüglich Mahngebühren»: alle offenen Gebühren bis und mit dieser Stufe als Summe, darunter einzeln. Trägt die Rechnung mehrere Steuersätze, nennt die Zeile jeden Satz mit seinem Betrag – dieselbe Aufteilung, nach der die Suite die bezahlte Gebühr bucht; ergäbe der Satz der grössten Grundlage auf der ganzen Gebühr mehr Steuer, steht nur er. Der QR-Zahlteil trägt nur den offenen Rest. Gebucht wird die Gebühr nicht, und die Forderung erhöht sie nicht. Bezahlt der Kunde sie, wird sie am Bankweg Ertrag mit MWST – nie eine Zahlung auf die Rechnung. Eine Gebühr über 0 nimmt die Suite nur auf einer Frankenrechnung und nur in einem Geschäftsjahr nach vereinnahmtem Entgelt an; nach vereinbartem Entgelt – der Vorgabe jedes neuen Mandanten – wäre der Brief selbst eine Rechnung mit Steuer. Steht in den Vorgaben dort eine Gebühr, weist die Datenbank das Mahnen ab, bis sie auf 0 steht.
  • Vorbelegter EmpfängerDer Versanddialog belegt die Mailadresse des Hauptkontakts vor, sonst die erste aktive Adresse – und lässt sich vor jedem Versand von Hand übersteuern.
  • Rabatt verteilt sich auf die SteuersätzeEin Belegrabatt wird nicht einfach vom Total abgezogen, sondern im Verhältnis der Satzsummen auf die Sätze verteilt – kumuliert gerundet, sodass die Teile exakt den Rabatt ergeben und kein Rest übrig bleibt. Zöge man ihn nur vom Total ab, bliebe die Grundlage je Satz ungekürzt und das Haus wiese mehr Steuer aus, als es eingenommen hat.
  • Kurs aus der ZollverwaltungLautet der Beleg auf eine fremde Währung, holt die Freigabe den amtlichen Monatsmittelkurs der Eidgenössischen Zollverwaltung und schreibt ihn an den Beleg. Fällt der Abruf aus, gilt der letzte bekannte Kurs – mit dem Monat, aus dem er stammt, sichtbar markiert. In einem Geschäftsjahr nach vereinnahmtem Entgelt gibt die Suite nur Franken-Rechnungen frei: dort gälte der Kurs am Tag der Zahlung, und der ist nicht gebaut.
  • Vorschau, die nichts schreibtDie Vorschau neben der Maske zeichnet mit demselben Renderer aus derselben Quelle wie die Urkunde – aber ohne Archivzeile, ohne Prüfsumme, ohne Datei. Ein Entwurf trägt dabei ein diagonales «ENTWURF» über jeder Seite, auch über dem Zahlteil. Gezeichnet wird der gespeicherte Stand: was gerade getippt und noch nicht gespeichert ist, steht nicht auf dem Blatt – und die Maske sagt es, statt ein veraltetes Blatt für das aktuelle auszugeben.

04So ist es gebaut

Vier Regeln, die dieses Modul durchsetzt.

Wer etwas anderes versucht, bekommt eine Meldung mit dem vorgesehenen Weg – in der Oberfläche und in der Datenbank.

Ab der Freigabe unlöschbar

Falscher Betrag: korrigieren – ein neuer Beleg ersetzt den alten, die Urkunde bleibt. Uneinbringliche Forderung: Abschreibung mit Grund – der Beleg bleibt, der offene Rest wird ohne seinen Steueranteil als Debitorenverlust ausgebucht (Konto 3805); der Steueranteil geht von der geschuldeten MWST zurück.

Ein gelöschter Beleg hinterlässt eine Lücke, die niemand mehr erklären kann.

Nummer, Status und Buchung in einer Transaktion

Die Freigabe zieht die Nummer, setzt den Status und stellt den Buchungssatz in einem Zug. Scheitert ein Schritt, rollt alles zurück – auch der Nummernzähler: keine Lücke, kein Verfall.

Eine Sequenz wäre nicht transaktional; darum steht der Zähler in einer Zeile (OR 958f).

Erst die Urkunde, dann die Mail

Versendet wird nur ein freigegebener Beleg, und der Versand holt zuerst die Archivurkunde – liegt noch keine, entsteht sie in diesem Zug. Scheitert der Versand, bleiben Nummer und Urkunde stehen; der Versand lässt sich wiederholen.

Sonst ginge eine Mail zu einem Beleg hinaus, den das Archiv nicht kennt.

Freigegebene Positionen sind festgeschrieben

Menge, Preis, Steuersatz und Text – und keine Position kommt dazu oder fällt weg. Korrigiert wird über einen neuen Beleg; die Freigabe der Korrektur storniert die alte Buchung und braucht dafür ein offenes Geschäftsjahr.

Verlangt von OR 958f – sonst weicht die Erfolgsrechnung vom Belegstapel ab.

05Fragen

Was an der Rechnung zuerst gefragt wird.

Wie geben wir einen Rabatt?

Auf vier Wegen: je Position oder auf den ganzen Beleg, jeweils in Prozent oder als Betrag. Prozent und Betrag schliessen einander auf derselben Ebene aus – beides gesetzt ist ein Fehler mit Meldung, keine stille Vorrangregel. Der Nachlass steht auf der Urkunde, nicht im Einzelpreis versteckt: gerundet und abgezogen wird der Rabatt selbst, damit die gedruckte Zahl die gerechnete ist. Ein eigenes Rabattkonto gibt es nicht – ein Rabatt ist eine Preisminderung, kein Aufwand; gebucht wird das Netto danach. Messbar bleibt er trotzdem: er steht als eigener Wert an Beleg und Position.

Können wir in Euro fakturieren?

Ja. Die Währung des Belegs kommt aus dem Kundenstamm; Preisspalten und Urkunde lauten dann auf sie. Gebucht und bezahlt wird in Franken, umgerechnet mit dem amtlichen Monatsmittelkurs der Eidgenössischen Zollverwaltung – nicht dem Tageskurs, weil ein Betrieb, der von einem täglichen Abruf abhängt, stillsteht, sobald der Abruf einmal ausfällt. Ohne erfassten Kurs weist die Freigabe die Rechnung ab und nennt den Weg: Einstellungen · Systemstatus, «Kurse holen».

Wir haben den falschen Kunden gewählt – lässt sich das am Entwurf ändern?

Solange keine Preise erfasst sind: ja, die Währung folgt dem neuen Kunden. Sobald Positionen mit Preisen darauf stehen und der neue Kunde in einer anderen Währung rechnet, wird der Wechsel abgewiesen – und der Satz steht neben dem gesperrten Knopf, bevor jemand drückt. Der Grund ist Arithmetik: «1000.00» in Euro und «1000.00» in Franken sind dieselbe Ziffernfolge und zwei verschiedene Beträge. Der Weg ist, den Entwurf zu verwerfen und ihn für den neuen Kunden neu anzulegen.

Wie viel wird bei einer Teilzahlung gemahnt?

Der offene Restbetrag: Total minus alles, was als Zahlung am Beleg liegt – Bankzahlungen, verrechnete Guthaben und Gutschriften, Ausbuchungen. Eine korrigierte Rechnung wird nicht mehr gemahnt, eine abgeschriebene auch nicht: die Abschreibung schliesst den Rest ab.

Der Kunde hat mehr bezahlt, als offen ist – wohin mit dem Rest?

«Zahlung erfassen» nimmt höchstens den offenen Rest; ein Zahlungsbetrag muss zudem grösser als null sein. Ist der Betrag höher, sagt es der Satz «Mehr als offen …» schon vor dem Klick, und der Knopf bleibt gesperrt. Den Überschuss führen Sie in der Kundenakte mit «Guthaben erfassen (Überzahlung)» – als Guthaben des Kunden, das eine spätere Rechnung verrechnet.

Warum ist unsere Rechnung jetzt zweiseitig?

Weil ihr letzter Block vor dem Zahlteil – Bemerkung, Standardtext, Zahlungsbedingungen, Aufteilung nach Steuersatz oder Summenblock – nicht mehr darüber passte. Seit dem 28.09.2026 wandert er samt Zahlteil auf ein zweites A4-Blatt, statt in den Empfangsschein zu ragen; der Zahlteil steht immer unten auf dem letzten Blatt, nie auf einem eigenen Streifen. Für den Mahnbrief gilt dasselbe. Archivierte Urkunden bleiben, wie sie sind.

Können drei Mahnstufen an drei Tagen hintereinander anspringen?

Nein. Zwischen zwei Stufen desselben Belegs liegt der Mahnabstand, gerechnet ab der letzten Mahnung – vorgegeben sind zehn Tage, einstellbar von 1 bis 90 in den Vorgaben des Mandanten, und die Datenbank setzt ihn durch, nicht die Maske. Nach der dritten Stufe ist Schluss: dann ist es ein Entscheid, kein Brief mehr – Betreibung, Abschreibung oder Vereinbarung. Ein Mahnstopp am Beleg sperrt das Mahnen ganz: Die Rechnung bleibt im Mahnblick stehen, trägt statt des Knopfs das Zeichen «Mahnstopp», und die Datenbank weist jede weitere Stufe ab.

06Weiter

Woran die Rechnung hängt.

Nummernkreis, Zahlungsfrist und Mahnstufen richten wir in der persönlichen Einführung ein – Sie fakturieren.

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