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Verkauf & Faktura

Rechnungen

Ausgangsrechnungen mit Fälligkeiten, Zahlungsstand und Mahnlauf – mit Schweizer QR-Zahlteil, MWST je Position und einer Belegnummer, die erst bei der Freigabe entsteht.

  • Zahlteil und Empfangsschein nach den SIX Implementation Guidelines
  • Fälligkeit aus Kunde, sonst Mandant, sonst 30 Tage
  • Mahnlauf auf den offenen Restbetrag, Karenz sieben Tage
Tafel VIIIRechnungen. Zwei Achsen je Beleg: «Verbucht» sagt, dass der Buchungssatz steht – über die Zahlung sagt es nichts. Der Entwurf oben trägt noch keine Belegnummer; sie entsteht erst mit der Freigabe.

01Was es tut

Zwei Achsen je Beleg: verbucht und bezahlt.

Die Liste führt alle Ausgangsrechnungen des Mandanten und trennt den Verbuchungsstand vom Zahlungsstatus. «Verbucht» heisst: der Buchungssatz steht im Hauptbuch – über die Zahlung sagt es nichts.

Ein Beleg beginnt als Entwurf: frei änderbar, ohne Nummer, löschbar. Mit der Freigabe entstehen Belegnummer und Archivversion; ab da sind Positionen und Beträge festgeschrieben und die Rechnung ist unlöschbar. Die Zahlung schreibt den Stand auf versendet, teilbezahlt oder bezahlt fort. Bleibt sie aus, markiert der Nachtlauf den Beleg als überfällig, nach Schweizer Kalendertag.

  • KundeAdresse, UID und Zahlungsfrist aus dem Kundenstamm
  • Belegdatum und FälligkeitFrist aus Kunde, sonst Mandant, sonst 30 Tage · höchstens 365 Tage
  • PositionenTitel, Beschrieb, Zusatztext, Menge mit Einheit, Preis, MWST-Satz, Leistungsdatum
  • SteuerMWST je Position, Normalsatz 8.1 % · Total auf 0.05 gerundet
  • ZahlteilQR-Rechnung mit Empfangsschein nach SIX
  • ArchivversionPDF mit SHA-256-Prüfsumme, entstanden im Zug der Freigabe

Im Kopfband stehen zwei Schaltflächen: «Neue Rechnung» öffnet den Belegeditor, «Mahnlauf jetzt» startet den Lauf sofort und meldet geprüfte Belege, neue Mahnungen und versendete E-Mails zurück. Gefiltert wird über Verbuchung und Status als Pillenzeilen mit Achsennamen, dazu Projekt, Kunde, Zeitraum, Sortierung und eine Suche über Nummer und Kunde.

02Datenweg

Wo die Rechnung in der Kette steht.

Pro Quellbeleg und Zieltyp entsteht genau ein Zielbeleg: aus einem Auftrag wird nie zweimal dieselbe Rechnung.

  1. Offerten
  2. Aufträge
  3. Rechnungen
  4. Bank / CAMT
  5. Hauptbuch & Buchungen
  6. Archiv

03Zusammenhang

Woher die Zahlen kommen, was daraus entsteht.

Keine Rechnung entsteht für sich allein. Jeder Eintrag hier ist eine gebaute Verbindung – kein Vorsatz.

Kommt von

  • AufträgeDer bestätigte Auftrag wird zur Rechnung. Ein Dialog fragt, ob er damit abgeschlossen wird – Teilfakturierung bleibt möglich.
  • Stunden & LeistungszeilenFakturierte Zeilen werden Positionen: Datum wird Leistungsdatum, Beschreibung wird Titel.
  • VerträgeDie wiederkehrende Fakturierung erzeugt Vertragsrechnungen nach Zyklus – nur bei Lebenszyklus «aktiv».
  • Leistungen & ArtikelPreis, Einheit, Steuersatz und Zusatztext aus dem Katalog – in der Position überschreibbar.
  • KundenAdresse, UID und Zahlungsfrist; die Kontaktperson «Buchhaltung» erhält die Rechnung.

Geht nach

  • Hauptbuch & BuchungenDie Verbuchung erzeugt den Buchungssatz; das Erlöskonto folgt der Leistung, sonst der Geschäftslinie der Position.
  • Bank / CAMTZahlungen aus dem camt.053-Auszug gehen auf den offenen Posten und setzen den Stand.
  • GutschriftenDer Korrekturweg: Bezug zur Ursprungsrechnung, spiegelbildliche Buchung.
  • MWST-AbrechnungDie MWST je Position fliesst in die Periode des Belegdatums; Gutschriften mindern das Entgelt ebenso.
  • LiquiditätOffene Rechnungen sind die erwarteten Zuflüsse.
  • ArchivDie PDF-Version mit SHA-256-Prüfsumme entsteht mit der Freigabe (GeBüV, OR 958f).

Greift automatisch

  • Belegnummer bei FreigabeLückenlos aus dem Nummernkreis, jede Vergabe append-only im Nummernprotokoll.
  • Verbuchungs-TriggerDer Buchungssatz entsteht mit dem Beleg: Soll gleich Haben, Rappenrundung 0.05 über das Rundungskonto 3809.
  • Überfälligkeits-MarkierungNach Schweizer Kalendertag (Europe/Zurich); der Wächter-Cron meldet den Lauf in der Tagesmail.
  • Mahnlauf mit KarenzGemahnt wird Total minus Zahlungen minus freigegebene Gutschriften; zwischen zwei Stufen liegen mindestens sieben Tage.
  • Rollen-Routing im MailversandRechnung und Mahnung an die aktive Kontaktperson «Buchhaltung», sonst an die Kundenadresse; beim Versand gewinnt eine von Hand gesetzte Adresse.

04So ist es gebaut

Vier Regeln, die dieses Modul durchsetzt.

Wer etwas anderes versucht, bekommt eine Meldung mit dem vorgesehenen Weg – in der Oberfläche und in der Datenbank.

Ab der Freigabe unlöschbar

Falscher Betrag: Gutschrift mit Bezug zur Ursprungsrechnung. Uneinbringliche Forderung: Abschreibung – der Beleg bleibt, der Rest wird als Debitorenverlust ausgebucht und die MWST anteilig korrigiert (Art. 41 Abs. 2 MWSTG).

Ein gelöschter Beleg hinterlässt eine Lücke, die niemand mehr erklären kann.

Freigabe nur mit Archivversion

Nummer reservieren, PDF mit Prüfsumme registrieren, dann der Statuswechsel. Scheitert die Ablage, bleibt der Beleg Entwurf und die Nummer verfällt mit Begründung im Protokoll.

Verlangt von GeBüV und OR 958f.

Erst der Statuswechsel, dann die Mail

Versendet wird erst, wenn Nummer, Archivversion und Status stehen. Scheitert der Versand, steht der Fehler am Beleg; der Wiederholversuch wiederholt den Versand, Nummer und Archivstand bleiben.

Sonst ginge eine Mail zu einem Beleg hinaus, den das Archiv nicht kennt.

Freigegebene Positionen sind festgeschrieben

Menge, Preis, Steuersatz und Text – und keine Position kommt dazu oder fällt weg. Korrigiert wird über Gutschrift oder Storno; ein Storno bucht immer in ein offenes Geschäftsjahr.

Verlangt von OR 958f – sonst weicht die Erfolgsrechnung vom Belegstapel ab.

05Fragen

Was am Mahnlauf zuerst gefragt wird.

Wie viel wird bei einer Teilzahlung gemahnt?

Der offene Restbetrag: Total minus Zahlungen minus freigegebene Gutschriften. Ein bereits als Guthaben angerechneter Teil wird nur einmal abgezogen; eine vollständig gutgeschriebene Rechnung wird nie mehr gemahnt.

Können drei Mahnstufen an drei Tagen hintereinander anspringen?

Nein. Zwischen zwei Stufen desselben Belegs liegen mindestens sieben Tage Karenz, gerechnet ab der letzten Mahnung; der Wert steht im Grenzwert-Katalog, nicht still im Code. Ein zweimal gestarteter Mahnlauf verschickt nichts doppelt; abgeschriebene und archivierte Belege werden nicht gemahnt.

06Weiter

Woran die Rechnung hängt.

Nummernkreis, Zahlungsfrist und Mahnstufen richten wir in der persönlichen Einführung ein – Sie fakturieren.

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