Ablage & Archiv
Archiv
Revisionssicheres Archiv nach GeBüV mit Prüfsumme je Urkunde. Das Verzeichnis zeigt, was liegt, die Lückenliste, was fehlt – und «Prüfsummen nachrechnen» beweist auf Knopfdruck, dass nichts sich geändert hat.
- Eine Fassung je Beleg – sie entsteht nach der Freigabe, ein Nachlauf holt Vergessenes
- Der Dateiname ist die Prüfsumme – wer den Inhalt ändert, ändert den Namen
- Nachrechnen auf Knopfdruck – die Bytes werden geladen, der SHA-256 neu gebildet
- OR 958f · GeBüV – die Lückenliste nennt jeden freigegebenen Beleg ohne Urkunde
| Beleg | Prüfstand |
|---|---|
| G-2026-0002Gutschrift | stimmt |
| R-2026-0016Rechnung | stimmt |
| R-2026-0012Rechnung | stimmt |
| R-2026-0009Rechnung | stimmt |
| R-2026-0007Rechnung | stimmt |
Die Liste ist leer — jede freigegebene Rechnung und Gutschrift hat ihre Urkunde. Stünde hier eine Zeile, wäre sie ein Befund, kein Schönheitsfehler.
Die Frage, die niemand von Hand stellt, bis ein Prüfer sie stellt.
Die Urkunde entsteht nach der Freigabe und wird nie ersetzt; ein Nachlauf zeichnet alle fünfzehn Minuten nach, was ein geschlossenes Fenster liegen liess. Korrigiert wird über die Gutschrift — der Korrekturbeleg bekommt seine eigene Urkunde, die alte bleibt byteidentisch liegen.
Eine Urkunde, die sich ändert, ändert ihren Namen — unter dem alten kann sie nicht mehr liegen.
01Was es tut
Das Verzeichnis, die Lücken, der Nachweis – was ein Prüfer sehen will.
Die Ablage selbst sieht ein Prüfer nie. Diese Seite ist die Sicht darauf – und sie beantwortet die drei Fragen, die er stellt.
Was liegt: Jeder freigegebene Beleg wird als PDF eingefroren und unter seiner SHA-256-Prüfsumme abgelegt – der Dateiname ist die Prüfsumme. Das Verzeichnis führt jede Urkunde mit Beleg, Datum, Grösse und Prüfstand; heruntergeladen wird genau die Datei, die beim Kunden liegt.
Was fehlt: Die Lückenliste nennt jede freigegebene Rechnung und Gutschrift ohne Urkunde – die Frage, die niemand von Hand stellt, bis ein Prüfer sie stellt.
Was nicht mehr stimmt: «Prüfsummen nachrechnen» lädt die abgelegten Bytes und bildet den SHA-256 neu. Stimmt eine Prüfsumme nicht mehr zum Namen, steht die Abweichung da – benannt, nicht versteckt. Auch eine Urkunde ohne zugehörigen Beleg wird benannt statt weggelassen.
- BelegNummer, Belegart und Kunde aus dem Bestand
- Zeitpunktwann die Urkunde abgelegt wurde
- PrüfsummeSHA-256 über die Bytes des PDF – sie ist zugleich der Dateiname
- GrösseB, KB oder MB, wie abgelegt
- Prüfstandungeprüft · stimmt · Abweichung – gesetzt vom Nachrechnen
02Datenweg
Wo das Archiv steht.
Kein Endlager am Rand: das Archiv steht am Ende jeder Belegkette – die Urkunde entsteht nach der Freigabe, beim Öffnen oder Versenden, sonst im Nachlauf.
03Zusammenhang
Woher die Fassungen kommen, wer sie liest, was dabei greift.
Kommt von
- RechnungenDie Freigabe zieht Nummer und Buchungssatz; die Urkunde entsteht danach – beim Öffnen oder Versenden, sonst im Nachlauf. Nummer und Buchung ändern sich nie mehr.
- GutschriftenDer Korrekturbeleg wird wie eine Rechnung freigegeben und archiviert – die Ursprungsrechnung bleibt daneben stehen.
- DokumentenablageDie Abgrenzung: dort die Arbeitsdateien mit dem Merkmal «festgeschrieben», hier die eingefrorene Urkunde des freigegebenen Belegs.
Geht nach
- Treuhänder-ExportJournal, Saldenliste, Kontenplan und Abschluss in einem Zug; die archivierten Fassungen sind die Belege dazu. Die Rolle «Lesend» liest nur.
- Hauptbuch & BuchungenArchivieren ist kein Buchungsvorgang. Das Journal führt den Beleg weiter; korrigiert wird über Gutschrift oder Storno.
Greift automatisch
- Die Ablage folgt der FreigabeNummer ziehen, buchen, Status setzen – das ist die Freigabe. Das PDF und seine Urkunde entstehen danach: beim Öffnen oder Versenden, sonst im Nachlauf alle fünfzehn Minuten. Scheitert die Ablage, bleibt der Beleg freigegeben und steht in der Lückenliste.
- Der Name verrät jede ÄnderungDie Ablage ist inhaltsadressiert: der Dateiname sind die ersten sechzehn Zeichen des SHA-256. Eine Urkunde, die sich ändert, ändert ihren Namen – unter dem alten kann sie nicht mehr liegen.
- Das Verzeichnis nennt seine GrenzenAb fünfhundert Einträgen sagt die Liste, dass sie abschneidet – und das Nachrechnen prüft fünfzig je Lauf, benannt statt verschwiegen.
- Auch das Verwaiste wird benanntEine Urkunde ohne zugehörigen Beleg erscheint als eigener Befund. Was fehlt oder übrig ist, ist eine Auskunft – keine Zeile zum Weglassen.
04So ist es gebaut
Vier Regeln, die im Archiv gelten.
Sie unterscheiden, was zurückgeholt werden darf, von dem, was bleiben muss.
Je Beleg liegt eine Fassung
Sie entsteht nach der Freigabe und wird nie ersetzt. Einen Versionsverlauf gibt es nicht – und die Seite sagt das, statt dass eine fehlende Spalte es verschweigt.
Wer eine falsche Rechnung korrigieren will, tut das über die Gutschrift – der Korrekturbeleg bekommt seine eigene Urkunde, die alte bleibt.
Sie entsteht auch dann, wenn niemand zusieht
Die Ablage geschieht im Browser, gleich nach der Freigabe. Wer das Fenster in derselben Sekunde schliesst, hinterlässt eine gebuchte Forderung ohne Urkunde – und Art. 958f OR verlangt sie.
Darum sucht ein Nachlauf alle fünfzehn Minuten die freigegebenen Belege, zu denen keine Datei liegt, und zeichnet sie nach. Der Systemstatus meldet solche Belege ausserdem sofort, bevor der Nachlauf sie heilt – und auch dann, wenn er selbst ausfällt.
Der Nachweis ist eine Rechnung, kein Vermerk
«Prüfsummen nachrechnen» lädt die abgelegten Bytes und bildet den SHA-256 neu – im Browser, vor Ihren Augen. Stimmt er zum Dateinamen, steht «stimmt»; sonst steht die Abweichung da.
Ein gespeichertes «geprüft»-Häkchen wäre nur eine Behauptung über die Vergangenheit. Die Rechnung ist jederzeit wiederholbar.
«Nicht gemessen» statt «keine Fassung»
Lässt sich das Archiv nicht lesen, steht genau das da – und die Kennzahlen zeigen einen Gedankenstrich statt einer Null.
Ein gescheiterter Abruf darf keine Aussage über den Bestand machen. «Nichts archiviert» wäre an dieser Stelle eine falsche Entwarnung – in einer GeBüV-Ansicht die schlimmste.
Der Zugriff ist befristet
Der Download einer Urkunde läuft über einen signierten Link, der nach 120 Sekunden verfällt; danach wird er neu ausgestellt.
Der Speicherbereich ist nicht öffentlich. Die Daten sind je Mandant auf Datenbankebene getrennt.
05Fragen
Was hier zuerst gefragt wird.
Wo liegt der Unterschied zur Dokumentenablage?
Die Dokumentenablage führt Arbeitsdateien mit Prüfsumme und Bezug zu Beleg, Kunde oder Projekt – änderbar, bis jemand sie festschreibt. Das Archiv führt die eingefrorene PDF eines freigegebenen Belegs, und die war nie änderbar.
Wie weise ich nach, dass eine Fassung unverändert ist?
Im Verzeichnis steht neben jeder Urkunde ihre Prüfsumme, und «Prüfsummen nachrechnen» bildet sie aus den abgelegten Bytes neu – vor Ihren Augen, nicht als gespeicherter Vermerk. Der Download liefert genau die Datei, aus der sie gebildet wurde.
Zwei Grenzen nennen wir dabei: Prüfsumme und Beleg liegen in derselben Datenbankinstanz, und einen qualifizierten Zeitstempel eines Dritten setzt Veoom nicht – Art. 9 Abs. 1 GeBüV verlangt beides getrennt.
06Weiter