Service, Ablage & Archiv
Archiv
Revisionssicheres Archiv nach GeBüV mit Prüfsumme je Belegversion. Zwei Ebenen unter einem Kopf: Belege und Projekte lassen sich aus dem Blickfeld nehmen und zurückholen – die Belegfassung darunter ist unveränderlich.
- Fünf Registerkarten – Rechnungen, Aufträge, Offerten, Projekte, Belegfassungen
- SHA-256 je Fassung, inhaltsadressiert abgelegt
- OR 958f · GeBüV – Archivierung ist Teil der Freigabe
| Beleg | Status | Total |
|---|---|---|
| RE-2026-016Rechnung | Bezahlt | CHF 6'450.00 |
| RE-2026-012Rechnung | Bezahlt | CHF 15'340.80 |
| RE-2026-009Rechnung | Bezahlt | CHF 2'760.00 |
| RE-2026-007Rechnung | Bezahlt | CHF 9'620.50 |
| RE-2026-004Rechnung | Bezahlt | CHF 4'180.00 |
Zwei Fassungen: die erste bei der Freigabe, die zweite nach einer inhaltlichen Änderung. Die erste bleibt byteidentisch bestehen.
Eine erneute Ausgabe mit gleichem Inhalt ergibt dieselbe Prüfsumme – und damit keine dritte Fassung.
Ein archiviertes Projekt verschwindet aus den Listen, nicht aus dem Bestand. Aufgaben, Stunden und Belege bleiben daran hängen.
01Was es tut
Aufräumen und einfrieren – zwei verschiedene Dinge.
Das Archiv trennt, was oft verwechselt wird: die Ablage aus dem Blickfeld und die unveränderliche Fassung eines freigegebenen Belegs.
Archivieren heisst: aus der Arbeitsliste nehmen. Ein Beleg bekommt ein Archivdatum, ein Projekt den Status «archiviert»; beides steht hier in seiner Registerkarte mit Kunde, Datum, Status und Betrag und kommt mit «Wiederherstellen» zurück. Gelöscht wird nichts.
Belegfassungen sind der andere Teil. Jede Freigabe friert den Beleg als PDF ein und legt ihn über seine SHA-256-Prüfsumme ab. Die Registerkarte führt alle Fassungen über alle Belegarten; gesucht wird nach Nummer, Kunde oder Prüfsumme. Heruntergeladen wird genau die Datei, die beim Kunden liegt.
Am einzelnen Beleg steht derselbe Verlauf noch einmal – dazu «Version archivieren» für Belege aus der Zeit vor dieser Regel.
- Versionv1, v2, v3 … je Beleg, fortlaufend
- ZeitpunktDatum und Uhrzeit der Ablage (Europe/Zurich)
- AuslöserBelegfreigabe, E-Mail-Versand, Statuswechsel, Nachbearbeitung, Manuell
- PrüfsummeSHA-256 der PDF-Datei, vollständig hinterlegt
- Ablageinhaltsadressierter Pfad im Speicherbereich beleg-archiv
- TotalBelegbetrag in CHF, wie er in der Fassung steht
02Datenweg
Wo das Archiv steht.
Kein Endlager am Rand: das Archiv ist der letzte Schritt jeder Belegfreigabe.
03Zusammenhang
Woher die Fassungen kommen, wer sie liest, was dabei greift.
Kommt von
- RechnungenDie Freigabe erzeugt die PDF-Fassung; archivieren lässt sich die Rechnung später, ohne dass Nummer oder Buchung sich ändern.
- OffertenEine Fassung bei der Freigabe, eine weitere bei jeder Nachbearbeitung. Die angenommene Offerte wird «akzeptiert» gesetzt und archiviert.
- AufträgeJeder freigegebene Auftrag bringt seine Fassung mit; abgeschlossene Aufträge liegen in der eigenen Registerkarte.
- GutschriftenDer Korrekturbeleg wird wie eine Rechnung freigegeben und archiviert – die Ursprungsrechnung bleibt daneben stehen.
- Projekte & SchulungenEin Projekt auf Status «archiviert» steht hier mit seinem Typ – IT-Projekt, Schulung, Sonstiges – und geht auf «aktiv» zurück.
- DokumentenablageBelegdateien aus Einkauf und Spesen liegen im selben Speicherbereich, geführt in einem zweiten Register; die Prüfung liest beide.
Geht nach
- Treuhänder-ExportJournal, Konten und Belege in einem Zug; die archivierten Fassungen sind die Belege dazu. Die Treuhänder-Rolle liest nur.
- Systemstatus & JobsDort steht die Karte «Belegarchiv-Konsistenz»: von Hand auslösbar, mit Zeitpunkt und Befund – sie berichtet, sie ändert nichts.
- EröffnungsbilanzVor dem Sperren eines Geschäftsjahres sind fehlende Archivvermerke ein Pflichtpunkt der Prüfliste – solange er offen ist, bleibt der Abschluss gesperrt.
- Hauptbuch & BuchungenArchivieren ist kein Buchungsvorgang. Das Journal führt den Beleg weiter; korrigiert wird über Gutschrift oder Storno.
Greift automatisch
- Archivierung ist Teil der FreigabeNummer reservieren, PDF erzeugen, Version registrieren, dann erst der Statuswechsel. Scheitert die Ablage, bleibt der Beleg Entwurf.
- Fünf AuslöserBelegfreigabe, E-Mail-Versand, Statuswechsel, Nachbearbeitung und die manuelle Archivierung am Beleg – jede Fassung nennt ihren.
- Ein SchreibwegArchivieren und Wiederherstellen laufen über dieselbe geprüfte Datenbankfunktion wie jede andere Änderung am Beleg – mit Wertfestigkeit, Nummernkreis-Wächter und Mandantengrenze.
- Append-onlyDie Archivtabelle nimmt nur auf. Prüfsumme und Ablagepfad werden gegeneinander geprüft; Löschen wehrt die Datenbank ab (GeBüV).
04So ist es gebaut
Vier Regeln, die im Archiv gelten.
Sie unterscheiden, was zurückgeholt werden darf, von dem, was bleiben muss.
Archiviert ist nicht gelöscht
Archivieren setzt ein Datum, Wiederherstellen nimmt es zurück; beim Projekt wechselt nur der Status zwischen «archiviert» und «aktiv».
Beleg, Nummer, Buchung und Fassung bleiben bestehen. Wer eine falsche Rechnung korrigieren will, tut das über die Gutschrift – nicht über das Archiv.
Gleicher Inhalt, keine zweite Fassung
Vor jeder Ablage wird die Prüfsumme mit der jüngsten Fassung verglichen. Stimmt sie überein, bleibt die bestehende Version gültig und die Meldung sagt das auch.
Die Ablage ist inhaltsadressiert: keine identischen Doppelfassungen, und jede echte Änderung zeigt eine neue Prüfsumme.
«Nicht gemessen» statt «keine Fassung»
Lässt sich das Archiv nicht lesen, steht genau das da – und die Zählung meldet «nicht gemessen» statt einer Null.
Ein gescheiterter Abruf darf keine Aussage über den Bestand machen. «Keine archivierte Version» wäre an dieser Stelle eine falsche Entwarnung.
Der Zugriff ist befristet
Der Download einer Fassung läuft über einen signierten Link, der nach 15 Minuten verfällt; danach wird er neu ausgestellt.
Der Speicherbereich ist nicht öffentlich. Die Daten sind je Mandant auf Datenbankebene getrennt, die Treuhänder-Rolle liest nur.
05Fragen
Was hier zuerst gefragt wird.
Wo liegt der Unterschied zur Dokumentenablage?
Die Dokumentenablage führt Arbeitsdateien mit Version und Bezug zu Kunde, Projekt oder Service-Fall. Das Archiv führt die eingefrorene PDF eines freigegebenen Belegs – und die Belege und Projekte, die aus der laufenden Arbeit genommen wurden.
Wie weise ich nach, dass eine Fassung unverändert ist?
In der Registerkarte «Belegfassungen» suchen Sie nach Nummer, Kunde oder Prüfsumme. Neben jeder Fassung steht ihre SHA-256-Prüfsumme; der Download liefert genau die Datei, aus der sie gebildet wurde.
Zwei Grenzen nennen wir dabei: Prüfsumme und Beleg liegen in derselben Datenbankinstanz, und einen qualifizierten Zeitstempel eines Dritten setzt Veoom nicht – Art. 9 Abs. 1 GeBüV verlangt beides getrennt.
06Weiter