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Verkauf & Faktura

Offerte, Auftrag, Rechnung: ein Weg mit festen Regeln.

Neun Module für den ganzen Verkauf – mit Schweizer QR-Rechnung, MWST je Position und Belegnummern, die erst bei der Freigabe entstehen. Korrigiert wird über Gutschrift oder Abschreibung, nicht über die Löschtaste.

  • Nummer erst bei der Freigabe, lückenlos protokolliert
  • QR-Zahlteil nach SIX, nicht konfigurierbar
  • MWST 8.1 % je Position, Rappenrundung 0.05
  • Mahnlauf in drei Stufen auf den offenen Restbetrag
Tafel VIIIRechnungen. Fälligkeit, offener Restbetrag und Mahnstufe je Beleg; das Alter der offenen Posten summiert auf denselben Betrag wie die Kennzahl.

01Module

Neun Module, ein Belegkreis.

Die Menügruppe Verkauf, dazu der Belegkonfigurator aus den Einstellungen. Jeder Beleg kennt seinen Vorgänger, jede freigegebene Rechnung ihren Buchungssatz und ihre Archivversion.

  • Offerten

    Erfassen, freigeben und in einen Auftrag überführen. Beim Umwandeln wird die Offerte auf «akzeptiert» gesetzt und archiviert; sie bleibt lesbar, verschwindet aber aus der Arbeitsliste.

    Lead-Status gewonnen

  • Aufträge

    Bestätigte Aufträge mit Fortschritt und Weg zur Rechnung. Beim Fakturieren fragt ein Dialog, ob der Auftrag damit abgeschlossen wird – sonst bleibt er für die nächste Teilrechnung offen.

    Teilfakturierung

  • Rechnungen

    Ausgangsrechnungen mit Fälligkeit, Zahlungsstand und Mahnlauf. Der Beleg trägt Zahlteil und Empfangsschein nach den SIX Implementation Guidelines.

    QR-Rechnung · SIX

  • Gutschriften

    Korrekturbelege mit Bezug zur Ursprungsrechnung. Sie buchen spiegelbildlich und mindern den Umsatz; ab der Freigabe ist eine Gutschrift ohne Quellrechnung unzulässig.

    Storno statt Löschen

  • Verträge

    Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung, dazu die wiederkehrende Fakturierung nach Zyklus. Die Ablauf-Ampel zeigt alles bis 90 Tage nach dem Stichtag – abgelaufene Verträge bleiben sichtbar, bis sie ausdrücklich beendet werden; fakturiert wird nur, was im Lebenszyklus aktiv ist.

    Fenster 90 Tage

  • Plattform-Verkäufe

    Verkäufe aus angebundenen Plattformen (Polar) landen als Bestellung in der Suite und werden zur Buchhaltung abgeglichen – Verbuchung und Rückabwicklung als eigene Wege.

    Polar-Webhook

  • Stunden & Leistungszeilen

    Erfasste Stunden mit Fakturierungsstand je Projekt, per Aktion fakturieren. Datum und Beschreibung wandern als Leistungsdatum und Titel in die Rechnungsposition.

    Fakturierungssperre

  • Leistungen & Artikel

    Katalog mit Preisen, Einheiten, Steuercode und Paketen. Der Zusatztext einer Katalogleistung wandert beim Einfügen in die Belegposition und bleibt dort überschreibbar.

    Erlöskonto je Linie

  • Belegkonfigurator

    Eigenes Layout je Belegart – Offerte, Auftrag, Rechnung, Gutschrift – mit Live-Vorschau: optionale Felder, Reihenfolge der Textblöcke unter der Totalzeile, Kopftext, Zahlungsbedingungen, Fusstext.

    Einstellungen

02Der Weg eines Belegs

Vier Stufen. Jede schliesst etwas ab.

Der Beleg wandert immer denselben Weg – und mit jeder Stufe wird ein Teil davon endgültig. Das ist keine Einstellung, sondern die gebaute Reihenfolge.

  1. Entwurf

    Frei änderbar, ohne Belegnummer, löschbar. Positionen tragen Titel, Zusatztext und Leistungsdatum; aus einem Lead vorbefüllte Offerten bringen die passenden Katalogleistungen gleich mit.

    Noch keine Nummer

  2. Freigabe und Versand

    Erst hier entsteht die Belegnummer, lückenlos und mit protokollierter Vergabe. Im selben Vorgang entsteht die unveränderliche PDF-Archivversion. Die Zahlungsfrist kommt aus dem Kundenstamm, sonst aus den Firmeneinstellungen, sonst 30 Tage – die Maske nennt die Herkunft im Klartext.

    Ab hier unlöschbar

  3. Verbuchung

    Rechnung, Gutschrift und Zahlung erzeugen den Buchungssatz automatisch: Soll gleich Haben, MWST je Position, Rappenrundung auf 0.05. Das Erlöskonto folgt der Geschäftslinie der Position, nicht der des Belegkopfs – ein gemischter Beleg landet nicht auf einem Konto.

    Positionen eingefroren

  4. Zahlung

    Zahlungen aus dem camt.053-Auszug setzen den Stand auf offen, teilbezahlt oder bezahlt. Skonto- und Restausbuchung nur bis zur eingestellten Obergrenze. Bleibt die Zahlung aus, markiert der Lauf die Rechnung als überfällig.

    Verbuchte Zahlung eingefroren

Abschliessende Stati sind endgültig: aus «bezahlt» oder «abgeschrieben» führt kein Weg zurück in den Entwurf. Und pro Quellbeleg und Zieltyp entsteht genau ein Zielbeleg – aus einer Offerte werden nie zwei Aufträge.

03Einblicke

Der Beleg, den Ihr Kunde erhält – und das Layout, das Sie dafür einstellen.

Zwei Ausschnitte: die freigegebene Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein, und der Konfigurator, in dem Sie das Erscheinungsbild je Belegart bestimmen.

Alle Tafeln sind stilisierte Nachbildungen der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten (Muster AG).

Tafel IVRechnung mit QR-Zahlteil. Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG, MWST pro Position, Zahlteil und Empfangsschein nach SIX Implementation Guidelines.

Der Beleg

Ein Blatt, das die Bank lesen kann.

Der Zahlteil trägt Konto, Referenz und Betrag maschinenlesbar; der Empfangsschein wird abgetrennt. Die Pflichtangaben stehen dort, wo sie das Mehrwertsteuerrecht verlangt, und jede Position rechnet ihren Steuersatz selbst.

Positionen
Titel, Zusatztext und Leistungsdatum; die Datumsspalte erscheint nur, wenn mindestens eine Position ein Leistungsdatum trägt
Betrag
MWST je Position, Total auf 0.05 gerundet
Versand
Rechnung und Mahnung an die Kontaktperson «Buchhaltung», Offerte und Auftrag an «Projektleitung»
Archiv
PDF mit SHA-256-Prüfsumme, entstanden im Zug der Freigabe

Belegkonfigurator

Ihr Layout – bis zur gesetzlichen Grenze.

Je Belegart stellen Sie ein, welche optionalen Felder erscheinen und in welcher Reihenfolge die Textblöcke unter der Totalzeile stehen; die Vorschau zeigt das Ergebnis sofort. Gesperrt bleiben die Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG, fest bleibt der QR-Zahlteil. Eine Änderung wirkt auf künftige Ausgaben – bestehende Archivversionen bleiben, wie sie sind.

Tafel IXBelegkonfigurator. Layout je Belegart mit Live-Vorschau: frei einstellbare Textblöcke, gesperrte Pflichtangaben, fester QR-Zahlteil.

04So ist es gebaut

Sechs Regeln, die im Belegfluss stecken.

Nicht als Checkliste, sondern als Weg: Wer etwas anderes versucht, bekommt eine Meldung mit dem vorgesehenen Weg – auch über die Schnittstelle.

Nummer erst bei der Freigabe

Belegnummern entstehen beim Freigeben, lückenlos aus dem Nummernkreis. Jede Vergabe steht append-only im Nummernprotokoll.

So erzeugt kein verworfener Entwurf eine Lücke – und die Lücken, die es gibt, sind dort begründet.

Freigabe nur mit Archivversion

Ein Beleg wird nur freigegeben, wenn im selben Vorgang eine unveränderliche PDF-Version mit Prüfsumme entsteht. Scheitert die Ablage, bleibt der Beleg Entwurf und die reservierte Nummer verfällt mit Begründung.

Ein freigegebener Beleg ohne Archivversion kann so nicht entstehen. Verlangt von GeBüV und OR 958f.

Positionen nach der Verbuchung eingefroren

Sobald der Buchungssatz steht, sind Positionen, Titel, Zusatztext und Leistungsdatum gesperrt.

Der Buchungssatz muss jederzeit zum Beleg passen – sonst stimmt die Erfolgsrechnung nicht mehr mit dem Belegstapel.

Korrigiert wird, nicht gelöscht

Falscher Betrag: Gutschrift mit Bezug zur Ursprungsrechnung. Uneinbringlich: Abschreibung – die Rechnung bleibt bestehen, zählt aber nicht mehr als Umsatz. Falsche Buchung: Storno als Gegenbuchung.

Ein Storno bucht immer in ein offenes Geschäftsjahr; abgeschlossene Perioden bleiben unverändert.

Status-Matrix je Belegart

Jeder Statuswechsel wird gegen die Matrix seiner Belegart geprüft – in der Oberfläche und in der Datenbank. Angeboten werden nur erlaubte Folgestati.

Die Datenbank ist die letzte Linie: Was dort abgewiesen wird, entsteht auch über einen anderen Weg nicht.

Fakturierte Stunden sind gesperrt

Eine Leistungszeile, die in einer Rechnung steht, zeigt auf ihre Position und lässt sich nicht mehr ändern. Wiederöffnen geht nur über den vorgesehenen Weg.

So kann dieselbe Stunde nicht zweimal fakturiert werden – und niemand fragt sich, warum eine bereits verrechnete Stunde wieder offen ist.

05Fragen

Was Anwender zuerst fragen.

Können wir eine versendete Rechnung löschen?

Nein. Ab der Freigabe ist der Beleg unlöschbar. Der vorgesehene Weg ist die Gutschrift mit Bezug zur Ursprungsrechnung; bei einer uneinbringlichen Forderung die Abschreibung. Fragen Sie den Helpdesk-Assistenten danach, nennt er beides samt Grund.

Woher kommt die Zahlungsfrist auf der Rechnung?

Aus dem Kundenstamm, sonst aus den Firmeneinstellungen, sonst 30 Tage. Bleibt das Feld beim Kunden leer, nennt die Maske die tatsächliche Herkunft im Klartext – ein stiller Rückfall auf eine Voreinstellung passiert nicht. Die Obergrenze liegt bei 365 Tagen ab Belegdatum, und die Regel gilt auch für wiederkehrende Rechnungen.

Wie läuft das Mahnwesen?

Die Markierung überfälliger Rechnungen läuft immer, nach Schweizer Kalendertag. Der Mahnlauf erstellt daraus die Stufen nach Frist: Stufe 1 als Erinnerung, Stufe 2 als sachliche Feststellung, Stufe 3 mit einer letzten Frist von zehn Tagen. Gemahnt wird der offene Restbetrag, nicht das Rechnungstotal – Teilzahlungen mindern die Basis.

Mahnungen sind je Beleg und Stufe eindeutig: Ein zweimal gestarteter Lauf verschickt nichts doppelt. Der Schalter für das automatische Mahnwesen steuert nur den Mailversand, nicht die Berechnung.

Lässt sich das Aussehen unserer Belege anpassen?

Ja, je Belegart im Belegkonfigurator: optionale Felder ein- und ausblenden, Reihenfolge der Textblöcke unter der Totalzeile, Kopftext, Zahlungsbedingungen und Fusstext – mit Live-Vorschau. Nicht anpassbar sind die Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG und der QR-Zahlteil. Änderungen wirken auf künftige Ausgaben; bestehende Archivversionen bleiben, wie sie sind.

Wie werden erfasste Stunden zur Rechnung?

Leistungszeilen sammeln sich je Projekt mit ihrem Fakturierungsstand. Sie wählen die offenen Zeilen und fakturieren sie in einem Zug; Datum und Beschreibung werden zu Leistungsdatum und Titel der Position. Danach greift die Fakturierungssperre.

Wer bekommt den Beleg per Mail?

Das Rollen-Routing entscheidet: Rechnung und Mahnung gehen an die Kontaktperson «Buchhaltung», Offerte und Auftrag an «Projektleitung», sonst an die Standardadresse des Kunden. Eine von Hand gesetzte Empfängeradresse gewinnt immer.

06Weiter

Woran der Verkauf hängt.

Nummernkreise, Kontenplan und Layout je Belegart richten wir in der persönlichen Einführung ein – Sie fakturieren.

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