Offerte, Auftrag, Rechnung: ein Weg mit festen Regeln.

Nein. Ab der Freigabe ist der Beleg unlöschbar. Der vorgesehene Weg ist die Korrektur – ein neuer Beleg ersetzt den alten – oder eine Gutschrift, die zur Rechnung angelegt deren offenen Rest mindert; bei einer uneinbringlichen Forderung die Abschreibung auf den Debitorenverlust, mit Grund.

Steht am Beleg eine Fälligkeit, gilt sie. Ist das Feld leer, rechnet die Freigabe Belegdatum plus Zahlungsfrist des Kunden – Vorgabe 30 Tage, höchstens 365. Gerechnet wird bei der Freigabe, nicht im Entwurf: ein Entwurf kann tagelang liegen, und eine früher gerechnete Fälligkeit wäre bei der Freigabe schon falsch. Ein Angebot bekommt keine Fälligkeit – es ist ein Versprechen, keine Forderung.

Überfällig ist eine Rechnung, sobald ihre Fälligkeit verstrichen ist – bei jedem Laden gerechnet, ohne Lauf. Gemahnt wird je Beleg, in höchstens drei Stufen, und immer der offene Restbetrag, nicht das Rechnungstotal – Teilzahlungen mindern die Basis. Eine korrigierte oder abgeschriebene Rechnung wird nicht mehr gemahnt.

Jede Stufe hält ihre Gebühr aus den Vorgaben fest; der Mahnbrief nennt den offenen Restbetrag, daneben die Gebühr mit MWST, und sein QR-Zahlteil trägt nur den Rest. Gebucht wird die Gebühr nicht, und die Forderung erhöht sie nicht – eine Gebühr über 0 nimmt die Suite nur auf einer Frankenrechnung und nur in einem Jahr nach vereinnahmtem Entgelt an.

Zwischen zwei Stufen desselben Belegs liegt der Mahnabstand – vorgegeben zehn Tage, einstellbar in den Vorgaben des Mandanten –, und die Datenbank setzt ihn durch, nicht die Maske. Nach der dritten Stufe ist Schluss: dann ist es ein Entscheid, kein Brief mehr – Betreibung, Abschreibung oder Vereinbarung. Ein Mahnstopp am Beleg sperrt das Mahnen ganz: Die Rechnung bleibt in der Liste stehen, trägt statt des Knopfs das Zeichen «Mahnstopp», und die Datenbank weist jede weitere Stufe ab.

Ja, je Belegart im Belegkonfigurator: optionale Felder ein- und ausblenden, Reihenfolge der Textblöcke unter der Totalzeile, Kopftext, Zahlungsbedingungen und Fusstext. Wie es aussieht, sehen Sie nicht dort, sondern an der Belegmaske: rechts neben dem Beleg steht die Vorschau und zeichnet dasselbe Blatt wie die Urkunde, ohne es zu archivieren – am Entwurf mit einem diagonalen «ENTWURF» über jeder Seite. Nicht anpassbar sind die Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG und der QR-Zahlteil. Änderungen wirken auf künftige Ausgaben; bestehende Archivversionen bleiben, wie sie sind.

Beides. Ein Rabatt geht je Position oder auf den ganzen Beleg, jeweils in Prozent oder als Betrag – vier Möglichkeiten, aber nie Prozent und Betrag zugleich auf derselben Ebene. Er steht auf der Urkunde als eigene Zeile und ist nicht im Einzelpreis versteckt; ein Belegrabatt wird im Verhältnis der Satzsummen auf die Steuersätze verteilt, weil er sonst die Bemessungsgrundlage unangetastet liesse und das Haus mehr Steuer auswiese, als es eingenommen hat.

Die Währung eines Belegs kommt aus dem Kundenstamm; Preisspalten und Urkunde lauten dann auf sie. Gebucht und bezahlt wird in Franken, umgerechnet mit dem amtlichen Monatsmittelkurs der Eidgenössischen Zollverwaltung – nicht dem Tageskurs, weil ein Betrieb, der von einem täglichen Abruf abhängt, stillsteht, sobald der Abruf einmal ausfällt. Fällt er trotzdem aus, gilt der letzte bekannte Kurs, sichtbar markiert mit dem Monat, aus dem er stammt.

Erfasste Leistungen sammeln sich je Kunde mit ihrem Abrechnungsstand. «Abrechnen» macht aus den offenen Zeilen eines Kunden einen Rechnungsentwurf; Datum und Text wandern in die Position. Danach ist die Zeile gesperrt – wieder frei wird sie nur, wenn der Entwurf gelöscht wird.

Der Versanddialog belegt die Mailadresse des Hauptkontakts beim Kunden vor – sonst die erste aktive Kontaktperson. Eine andere Adresse setzen Sie im Dialog von Hand; die archivierte Urkunde geht als Anhang mit.