Verkauf & Faktura
Aufträge
Bestätigte Aufträge zwischen Offerte und Rechnung: Termin, Lieferfrist und Wartestatus stehen am Beleg – was auf die eine Rechnung kommt, entscheiden Sie vor dem Lauf.
- Nummer AU-2026-… entsteht mit der Bestätigung
- Fünf Zustände nach Übergangsmatrix
- Liefertermin als Vorschlag: +5 Werktage
- Genau eine Rechnung je Auftrag
| Nummer | Status |
|---|---|
| AU-2026-014CHF 19'890.40 | BestätigtTerminkollision 21.08.2026 |
| AU-2026-013CHF 6'756.25 | In ArbeitWartet 9 Tg. |
| AU-2026-012CHF 24'800.00 | In ArbeitTerminkollision 21.08.2026 |
| AU-2026-010CHF 20'539.00 | In ArbeitLiefertermin überfällig |
| AU-2026-009CHF 10'593.80 | Abgeschlossen |
Termin des Auftrags, Lieferfrist (5 Werktage ab vollständigen Inhalten) und Wartestatus.
- Termindatum21.08.2026 · 09:00–17:00
- OrtZürich, Kundenstandort
- Teilnehmerzahl8Ergibt sich aus der Teilnehmerliste (8).
- Inhalte vollständig am12.08.2026
- Liefertermin19.08.2026Vorschlag: +5 Werktage = 19.08.2026
- Wartet auf KundeausEndet automatisch mit vollständigen Inhalten.
Das Produktbild ist eine stilisierte Nachbildung der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten der Muster AG – kein Bildschirmfoto.
01Was es tut
Ein Beleg, der die Ausführung mitträgt.
Er übernimmt die Positionen der Offerte und bekommt die Felder, die zur Durchführung gehören.
- Termindatum, Von, Bis, OrtDurchführung
- Teilnehmerzahlgesperrt, sobald eine Teilnehmerliste zählt
- Inhalte vollständig amStart der Lieferfrist
- LieferterminVorschlag +5 Werktage, überschreibbar
- Wartet auf KundeAmpel ab 7 und ab 14 Tagen
- Gültig bis, Leistungslinie, Steuercodeaus der Offerte
Aufwand zu diesem Auftrag
Stunden direkt am Auftrag erfassen, mit Menge und Satz – sie werden zur Leistungszeile.
Menge × Satz
In Rechnung
Übernimmt die Auftragspositionen unverändert in einen Rechnungsentwurf, mit dem Häkchen «Auftrag gleichzeitig abschliessen».
einmal je Auftrag
Rechnung mit Aufwänden
Der zweite Einstieg in dieselbe Rechnung: Spesen, Fremdleistungen und offene Stunden zur Auswahl – vorausgewählt, was diesem Auftrag zugeordnet ist.
Zusatzpositionen netto
Projekt erstellen
Fragt den Namen, legt dann genau ein Projekt an: Budget aus dem Auftragstotal, Typ aus der dominanten Leistungslinie.
eins, nicht zwei
02Datenweg
Der Auftrag steht nie allein.
Jeder Schritt trägt die Herkunft des vorigen – pro Quellbeleg ein Zielbeleg je Art.
Zusammenhang
Woher die Daten kommen, was daraus entsteht, was dabei greift.
Vierzehn belegte Verbindungen – jede mit ihrem Modul.
Kommt von
- OffertenBeim Umwandeln entsteht der Auftrag als Entwurf und wird im selben Zug bestätigt. Positionen, Gültigkeit, Projektbezug, Leistungslinie, Steuercode und Währung wandern mit; Termin und Teilnehmerzahl setzt der Auftrag neu.
- Leistungen & ArtikelPreis, Einheit, Steuercode und Zusatztext aus dem Katalog – in der Position überschreibbar.
- SpesenEin verrechenbarer Beleg wird Kunde und Auftrag zugeordnet, mit Aufschlag in Prozent.
- EinkaufsrechnungenFremdleistungen laufen denselben Weg: Zuordnung, Aufschlag, Auswahl beim Fakturieren – Entwürfe ausgenommen.
- KundenAdresse und Ansprechperson; eine unvollständige Adresse markiert die Liste sichtbar.
Geht nach
- RechnungenGenau eine Rechnung im Entwurf: Auftragspositionen plus die gewählten Spesen, Fremdleistungen und Stunden – Kopf, Positionen und Summen in einem Zug.
- Projekte & SchulungenGenau ein Projekt mit Budget und Typ. Aufgaben, Meilensteine und Stunden hängen dort.
- Stunden & LeistungszeilenAufwand wird zur Leistungszeile mit Menge, Satz und Fakturierungsstand.
- ArchivJede Freigabe friert eine PDF-Version mit SHA-256-Prüfsumme ein – Bestätigung wie Abschluss.
Greift automatisch
- Nummer und ArchivversionReserviert die Nummer, erzeugt die PDF-Version, wechselt erst dann den Status.
- TerminkollisionMehr als ein aktiver Auftrag am selben Termintag ergibt in der Liste einen Befund; in der Maske kommt der angebundene Kalender dazu.
- Lieferfrist aus Werktagen«Inhalte vollständig am» plus fünf Werktage; Wochenenden und landesweite Feiertage zählen nicht mit.
- WartestatusDie Tage werden gezählt: ab sieben amber, ab vierzehn rot. Vollständige Inhalte beenden das Warten.
- Outlook-TerminDatum, Zeit, Ort und Teilnehmerzahl gehen einweg in den Kalender des Mandanten, ohne Beträge. Abgelehnt oder abgeschlossen, verschwindet der Termin wieder.
Verbucht wird der Auftrag nie: Buchungssätze entstehen aus Rechnung, Gutschrift, Einkaufsrechnung, Spese und Zahlung. Die Spalte «Verbuchung» steht am Auftrag deshalb dauerhaft auf «Entwurf».
03So ist es gebaut
Vier Regeln, die der Auftrag nicht verhandelt.
Jede Regel verhindert etwas und nennt den vorgesehenen Weg.
Bestätigt heisst: Nummer und Archivversion
Der Auftrag entsteht als Entwurf; die Bestätigung reserviert die Nummer, legt die PDF-Version mit Prüfsumme ab und wechselt erst dann den Status. Scheitert die Ablage, bleibt er Entwurf, die Nummer geht begründet ins Nummernprotokoll zurück.
Verlangt von GeBüV und OR 958f; die Datenbank weist einen freigegebenen Beleg ohne Archivversion ab.
Statuswechsel nur nach Matrix
Entwurf, Bestätigt, In Arbeit, Abgeschlossen, Abgelehnt: welcher Zustand auf welchen folgen darf, steht in einer Matrix je Belegart. Die Maske bietet nur Erlaubtes an, ein Datenbank-Wächter prüft nach.
Was die Datenbank abweist, entsteht auch über einen anderen Weg nicht.
Ein Auftrag, genau eine Rechnung
Ein eindeutiger Index lässt pro Auftrag genau eine Rechnung zu; ein zweiter Lauf bricht mit der Nummer der bestehenden ab. Was zusätzlich anfällt, wählen Sie im selben Lauf dazu.
Das Häkchen «Auftrag gleichzeitig abschliessen» entscheidet nur den Auftragsstand: gesetzt wechselt er auf «abgeschlossen» und wird als PDF-Version eingefroren.
Spesen, Stunden und Fremdleistungen nur einmal
Beim Erzeugen prüft die Suite die gewählten Einträge erneut – in derselben Transaktion, in der Kopf, Positionen und Summen entstehen. Bereits Verrechnetes bleibt aussen vor, mit Grund gemeldet.
Eine bereits verrechnete Spese kommt so auf keine zweite Rechnung.
04Fragen
Was zum Auftrag zuerst gefragt wird.
Können wir einen Auftrag zweimal fakturieren?
Nein. Pro Auftrag entsteht genau eine Rechnung; ein zweiter Lauf bricht mit der Nummer der bestehenden ab. Spesen, Fremdleistungen und offene Stunden kommen deshalb im selben Lauf dazu.
Woher kommt der Liefertermin?
Aus «Inhalte vollständig am» plus fünf Werktage; Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage zählen nicht mit. Der Vorschlag bleibt überschreibbar. Ist der Termin überschritten und der Auftrag offen, markiert ihn die Liste als überfällig.
Was passiert bei zwei Terminen am selben Tag?
Die Suite meldet die Kollision – in der Liste als Befund, in der Maske mit der Nummer des anderen Auftrags und den kollidierenden Kalendereinträgen. Gesperrt wird nichts: Speichern bleibt möglich.
05Weiter