Verkauf & Faktura
Aufträge
Die Bestätigung als eigener Beleg zwischen Offerte und Rechnung: Er übernimmt die Positionen 1:1, bekommt mit der Freigabe seine Nummer – und wird genau einmal zur Rechnung überführt.
- Nummer AB-2026-… entsteht mit der Freigabe
- Zwei Zustände – Entwurf und freigegeben
- Positionen 1:1 aus der Offerte, das Belegdatum neu
- Genau eine Rechnung je Auftrag
| Datum ↓ | Nummer | Betreff | Kunde | Status | Total | Offen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 14.08.2026 | Entwurf | Support-Kontingent Q4 | Beispiel GmbH | Entwurf | 8'640.00 | — |
| 07.08.2026 | AB-2026-0008 | Jahresabschluss-Vorbereitung | Alpina Treuhand AG | Freigegeben | 5'940.00 | — |
| 28.07.2026 | AB-2026-0007 | Retainer Gestaltung | Studio Lakeside | Freigegeben | 7'200.00 | — |
| 24.07.2026 | AB-2026-0006 | Einführung Beratungspaket | Rigi Consulting GmbH | Freigegeben | 24'800.00 | — |
| 06.07.2026 | AB-2026-0005 | Schulung Buchhaltung | Bergquell GmbH | Freigegeben | 4'320.00 | — |
Das Produktbild ist eine stilisierte Nachbildung der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten der Musterbetrieb GmbH – kein Bildschirmfoto.
01Was es tut
Ein Beleg, der die Annahme festhält.
Der Auftrag läuft denselben Belegweg wie jede Offerte und Rechnung: Entwurf, Freigabe, Überführung – mit denselben Kopfdaten und Positionen.
- KundePflicht-Auswahl aus den aktiven Kunden
- Betreff · Belegdatumdie Kopfdaten – das Datum wird beim Überführen neu gesetzt
- Notizintern, erscheint auf keiner Urkunde
- Gültig biswie an der Offerte – eine eigene Frist am Beleg, beim Entstehen aus den Vorgaben vorbelegt
- PositionenBezeichnung, mehrzeilige Beschreibung, Menge, Einheit, Preis, MWST-Satz, Rabatt, Leistungsdatum
- StatusEntwurf oder freigegeben – mehr Zustände hat ein Beleg nicht
- Keine Fälligkeitfällig wird erst die Rechnung, gerechnet bei deren Freigabe
Zur Rechnung überführen
Erzeugt den Rechnungsentwurf mit den Auftragspositionen 1:1 – samt Zeilenrabatten und Leistungsdaten; Währung, Belegrabatt und Notiz wandern mit. Der Auftrag verlinkt danach «überführt in» mit der Nummer des Nachfolgers.
einmal je Auftrag
Entwurf ergänzen
Der Rechnungsentwurf bleibt frei änderbar: weitere Positionen aus dem Katalog oder von Hand, bevor die Freigabe die Nummer zieht und bucht.
vor der Freigabe
Vorschau ansehen
Rechts neben der Maske steht das Blatt, das der Kunde bekäme – dasselbe, das später die Urkunde ist, aber ohne Archivzeile und Prüfsumme. Am überführten Auftrag ist es der schnellste Prüfblick: Ein Nachlass aus der Offerte steht als eigene Zeile unter seiner Position, «CHF 5'000.00 abzüglich 10 % Rabatt: -500.00». Steht er nicht da, ist er nicht mitgekommen.
schreibt nichts
PDF öffnen
Die Urkunde entsteht beim ersten Öffnen: ein PDF je Beleg, inhaltsadressiert mit SHA-256-Prüfsumme, danach unverändert wiederverwendet.
eine Fassung je Beleg
Per E-Mail senden
Empfänger vorbelegt mit dem Hauptkontakt des Kunden, Betreff und Text vorformuliert – alles im Dialog änderbar.
mit der Urkunde im Anhang
02Datenweg
Der Auftrag steht nie allein.
Jeder Schritt trägt die Herkunft des vorigen – pro Quellbeleg genau ein Nachfolger.
Zusammenhang
Woher die Daten kommen, was daraus entsteht, was dabei greift.
Neun belegte Verbindungen – jede mit ihrem Modul.
Kommt von
- OffertenBeim Überführen entsteht der Auftrag als Entwurf: Positionen 1:1 – mit ihren Rabatten und Leistungsdaten –, Währung und Notiz wandern mit, das Belegdatum wird neu gesetzt und die Gültigkeit daraus neu vorbelegt. Die Offerte geht dabei von selbst auf «akzeptiert».
- ProdukteBezeichnung, Beschreibung, Einheit, Preis und MWST-Satz aus dem Katalog – im Entwurf änderbar. Ein stillgelegtes Produkt kommt auf keinen neuen Beleg.
- KundenPflicht-Auswahl aus den aktiven Kunden; ein bereits gesetzter Eintrag bleibt in der Auswahl stehen, auch wenn er inzwischen stillgelegt ist.
Geht nach
- RechnungenGenau eine Rechnung, als Entwurf mit den Auftragspositionen 1:1 – Rabatte, Leistungsdaten und Belegrabatt gehen mit. Ihre Fälligkeit rechnet erst die Freigabe – am Beleg gesetzt oder aus der Frist des Kunden, Vorgabe 30 Tage. Eine Gültigkeit trägt sie nicht: die gibt es nur auf Offerte und Auftrag.
- ArchivDie Urkunde entsteht beim ersten Öffnen oder Versand: ein PDF je Beleg, inhaltsadressiert mit SHA-256-Prüfsumme – und geprüft, bevor es entsteht.
Greift automatisch
- Nummer in der FreigabeAB-2026-0001 entsteht im selben Zug wie der Statuswechsel – lückenlos, ohne Verfall: scheitert die Transaktion, rollt der Zähler zurück.
- Ohne Positionen keine FreigabeEin Beleg ohne Positionen ist kein Beleg – die Freigabe weist ihn ab, bevor eine Nummer gezogen ist.
- Positionsnummern vom ServerVergeben unter der Belegsperre – zwei gleichzeitige Klicks oder zwei Menschen überschreiben sich nicht.
- Urkunde geprüft, bevor sie entstehtDas Archiv ist unveränderlich – eine falsche Urkunde wäre eine permanente. Der Archivweg weist ab statt zu raten.
Verbucht wird der Auftrag nie: Der Buchungssatz entsteht bei der Freigabe von Rechnung und Gutschrift. Auch seine eigene Freigabe zieht nur die Nummer – gebucht wird erst, was eine Forderung ist.
03So ist es gebaut
Vier Regeln, die der Auftrag nicht verhandelt.
Jede Regel verhindert etwas und nennt den vorgesehenen Weg.
Die Nummer entsteht in der Freigabe – lückenlos, ohne Verfall
Der Zähler steht in einer Tabellenzeile statt in einer Sequenz: Scheitert die Freigabe, rollt er mit der Transaktion zurück, und keine Nummer verfällt. Zwei gleichzeitige Freigaben derselben Belegart warten aufeinander – das ist der Preis der Lückenlosigkeit, offen benannt.
Eine Lücke im Nummernkreis ist bei OR 958f ein Erklärungsbedarf gegenüber der Revision – hier entsteht sie gar nicht erst.
Zwei Zustände statt Statuspflege
Entwurf und freigegeben – mehr Status hat ein Beleg nicht. Was mit dem Auftrag geschehen ist, steht als Tatsache am Beleg: «überführt in» mit der Nummer des Nachfolgers, statt eines Status, den jemand von Hand nachführen müsste.
Ein Status, den niemand pflegt, lügt – eine Verknüpfung, die beim Überführen entsteht, nicht.
Ein Auftrag, genau eine Rechnung
Pro Auftrag entsteht ein Nachfolger; ein zweiter Lauf bricht ab und nennt den bestehenden Beleg. Die Belegsperre auf der Quelle serialisiert auch zwei gleichzeitige Überführungen.
Was zusätzlich anfällt, ergänzen Sie im Rechnungsentwurf – bevor dessen Freigabe bucht.
Überführt wird nur Freigegebenes – und nur in einen Entwurf
Ein Auftrag im Entwurf lässt sich nicht überführen: Was dem Kunden nie vorlag, kann er nicht angenommen haben. Und der Nachfolger entsteht immer als Entwurf – nichts wird im selben Zug freigegeben oder gebucht.
Jede Nummer, jede Buchung ist so ein bewusster, eigener Schritt.
04Fragen
Was zum Auftrag zuerst gefragt wird.
Können wir einen Auftrag zweimal fakturieren?
Nein. Pro Auftrag entsteht genau eine Rechnung; ein zweiter Lauf bricht ab und nennt den bestehenden Beleg. Was zusätzlich anfällt, ergänzen Sie im Rechnungsentwurf, bevor die Freigabe die Nummer zieht und bucht.
Können wir einen freigegebenen Auftrag noch ändern?
Nein – freigegeben heisst eingefroren, die Urkunde bleibt, wie sie ist. Geändert wird der Entwurf; und die Rechnung, die aus dem Auftrag entsteht, ist wieder ein Entwurf und dort frei anpassbar, bevor sie freigegeben wird.
Braucht es den Auftrag überhaupt?
Nicht zwingend – aus der Offerte geht es auch direkt zur Rechnung. Der Auftrag ist der Zwischenschritt für Häuser, die die Annahme als eigenen Beleg festhalten wollen: mit eigener Nummer, eigener Urkunde und dem Bezug zurück auf die Offerte.
05Weiter