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Verkauf & Faktura

Verträge

Wartung, Hosting, Lizenzen und Support als wiederkehrende Rechnungen. Der Vertrag friert die Werte seiner Positionen ein; ein Klick rechnet alle fälligen Perioden ab und legt je Periode einen Rechnungsentwurf an – die Freigabe bleibt Ihr Klick.

  • Intervall monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich
  • Eingefrorene Werte – abgerechnet wird der Vertrag, nie der tagesaktuelle Stamm
  • Ein Klick rechnet ab – alle fälligen Perioden, je Periode ein Entwurf
  • Fakturiert wird nur «Aktiv» – pausiert und beendet erzeugen nichts
Tafel IVerträge. Fällige Verträge stehen oben und summieren sich in der Kachel «Fällig zur Abrechnung»; «Fällige abrechnen» startet den Lauf, der je fällige Periode einen Rechnungs-Entwurf mit den eingefrorenen Werten anlegt — die Spalte «Je Periode» trägt bewusst keine Summe, weil monatliche und jährliche Verträge sich nicht addieren lassen. Die gewählte Zeile öffnet den Vertrag darunter: Werteliste, Positionen, erzeugte Rechnungen.

01Was es tut

Ein Vertrag, aus dem jede fällige Periode ein Rechnungsentwurf wird.

Sie erfassen die Abmachung einmal: Kunde, Betreff, Intervall, Beginn und – wenn abgemacht – ein Ende. Die Positionen kommen aus dem Katalog und werden am Vertrag eingefroren; der Lauf macht daraus Rechnungsentwürfe.

  • KundePflicht – ohne ihn kein Vertrag
  • BetreffTitel jeder erzeugten Rechnung
  • IntervallMonatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich
  • BeginnErste Periode, Vorgabe heute
  • EndeLeer heisst offen – ein erreichtes Ende beendet der Lauf selbst
  • PositionenNur aus dem Katalog – für einen festen Monatsbetrag zuerst ein Produkt mit diesem Preis anlegen; Menge frei, mit eigenem Beschreibungstext – die Werte eingefroren
  • Perioden gestelltDer Zähler, aus dem die nächste Fälligkeit gerechnet wird
  • StatusAktiv, Pausiert, Beendet
  • NotizWandert auf jede erzeugte Rechnung

Die Tabelle sortiert nach jeder Spalte; unsortiert stehen laufende Verträge zuerst, fällige davon oben, beendete zuletzt. «Neuer Vertrag» legt an; «Fällige abrechnen» startet den Lauf – die Summe der fälligen Perioden steht vorab in der Kachel «Fällig zur Abrechnung», und ist der Knopf gesperrt, nennt der Satz daneben den Grund. Nach dem Lauf führt die Meldung auf den neuen Entwurf oder, bei mehreren, auf die Liste der Entwürfe.

02Datenweg

Einmal abgemacht, periodisch fakturiert.

Der Vertrag ist kein Beleg: keine Nummer, keine Buchung. Er erzeugt Belege, und die gehen den gewöhnlichen Weg über Freigabe, Verbuchung und Zahlung.

  1. Kunden
  2. Verträge
  3. Rechnungen
  4. Bank / CAMT
  5. Hauptbuch

03Zusammenhang

Woher der Vertrag seine Angaben nimmt und was aus ihm entsteht.

Kommt von

  • KundenOhne Kunde kein Vertrag. Die Zahlungsfrist der erzeugten Rechnung kommt bei der Freigabe aus dem Kundenstamm – Vorgabe beim Anlegen des Kunden: 30 Tage.
  • ProdukteJede Vertragsposition entsteht aus einem Katalogeintrag; Bezeichnung, Einheit, Preis und Satz werden dabei am Vertrag eingefroren.
  • Benutzer & RollenDie Rolle «lesend» sieht Verträge und ändert keinen – ob jemand schreiben darf, beantwortet eine einzige Stelle im Kern.

Geht nach

  • RechnungenJe fällige Periode ein Rechnungsentwurf; die Vertragsrechnung hält Vertrag, Beleg und Periode fest – je Periode höchstens eine. Der Entwurf lautet auf die Währung des Kunden, dieselbe, die auch «Neuer Beleg» zieht: eine Quelle, damit nicht derselbe Kunde über zwei Wege zwei Währungen bekommt.
  • Hauptbuch & BuchungenDie freigegebene Rechnung erzeugt ihren Buchungssatz selbst: Debitoren im Soll, Ertrag und MWST im Haben.
  • ArchivNach der Freigabe legt die Suite die Rechnung als PDF ins Archiv – beim Öffnen oder Versenden, sonst im Nachlauf; der Dateiname ist die SHA-256-Prüfsumme.

Greift automatisch

  • Fällige Perioden bis heuteDer Lauf holt alle fälligen Perioden nach, gezählt vom Beginn aus: Beginn plus n mal Intervall. Der Monatsende-Anker bleibt: 31.01. → 28.02. → 31.03.
  • Nur «Aktiv» rechnet abPausierte und beendete Verträge erzeugen nichts; ein Vertrag ohne Positionen wird übersprungen – die Meldung des Laufs zählt ihn.
  • Erreichtes Ende beendet selbstLäge die nächste Periode nach dem Enddatum, setzt der Lauf den Vertrag auf «beendet» – nichts bleibt stehen, das nur noch aussieht, als liefe es.
  • Deckel bei 24 PeriodenMehr als 24 offene Perioden gelten als Konfigurationsfehler, nicht als Rückstand: der Lauf stoppt mit Klartext und nennt den Vertrag.
  • Verworfen heisst abgehandelt, nicht verschwundenWird ein Rechnungsentwurf aus dem Lauf gelöscht, verliert die Periodenzeile ihren Beleg und bleibt als «verworfen am …» in der Historie stehen. Der Zähler bleibt, wo er ist – dieselbe Periode kommt nicht ungefragt ein zweites Mal.

04So ist es gebaut

Vier Regeln, die eine falsche Vertragsrechnung verhindern.

Ein Vertrag stellt wiederkehrend in Rechnung. Darum sind die Grenzen eng gezogen – jede nennt den vorgesehenen Weg.

Die Werte sind am Vertrag eingefroren

Eine Position übernimmt Bezeichnung, Einheit, Preis und Satz vom Produkt – als Werte, nicht als Verweis. Jede Abrechnung stellt die Vertragswerte in Rechnung, nie den tagesaktuellen Stamm.

Sonst änderte eine Preispflege im Katalog still eine laufende Abmachung – und der abgemachte Preis stünde nirgends mehr.

Die nächste Fälligkeit ist Arithmetik

Es gibt kein gespeichertes Folgedatum: fällig ist Beginn plus gestellte Perioden mal Intervall. Ein Termin, der nicht gespeichert ist, kann weder driften noch vergessen gehen.

Der Zähler «Perioden gestellt» rückt im selben Zug vor, in dem der Entwurf entsteht – zwei Läufe gleichzeitig doppeln darum nichts.

Der Lauf erzeugt Entwürfe, keine Urkunden

Nummer und Buchung entstehen erst mit der Freigabe unter Belege – die bleibt der bewusste Klick. Ein zeitgesteuerter Lauf könnte später dasselbe rufen; die Automatik der Freigabe ist ein eigener Entscheid.

So prüft ein Mensch, was das Haus verlässt: der Vertrag bereitet vor, er versendet nicht.

Ein beendeter Vertrag bleibt beendet

«Beendet» ist endgültig – kein Weg zurück auf aktiv oder pausiert. Für eine Fortsetzung wird ein neuer Vertrag geschlossen; die Meldung sagt genau das.

Wer nur unterbrechen will, pausiert: ein pausierter Vertrag erzeugt nichts und lässt sich jederzeit fortsetzen.

05Fragen

Was zuerst gefragt wird.

Wird ein abgelaufener Vertrag automatisch beendet?

Ja. Läge die nächste Periode nach dem Enddatum, setzt der Abrechnungslauf den Vertrag selbst auf «beendet». So bleibt kein Vertrag stehen, der nur noch aussieht, als liefe er.

Was passiert, wenn zwei Personen gleichzeitig abrechnen?

Nichts doppelt sich. Der Lauf sperrt jeden Vertrag für seine Dauer, und die Datenbank erlaubt je Vertrag und Periode höchstens eine Vertragsrechnung – der zweite Lauf findet nichts Fälliges mehr vor.

Der Lauf hat einen Entwurf zu viel erzeugt – wie werden wir ihn los?

Löschen, wie jeden Entwurf. Die Periodenzeile bleibt danach stehen und trägt «verworfen am …» statt einer Belegnummer; der Periodenzähler rührt sich nicht. Zwei Wege führen zurück: «Neu stellen» erzeugt genau für diesen Zeitraum einen neuen Entwurf, ohne den Zähler anzufassen – das geht auch an einem beendeten Vertrag, aber nicht ohne Positionen. «Zurücknehmen» dreht den Zähler um eins zurück, macht die Periode wieder fällig und überlässt sie dem nächsten Lauf; das geht nur an der zuletzt gestellten Periode und nur, solange der Vertrag aktiv ist – ein pausierter würde vom Lauf gar nicht angefasst. Wo einer der beiden Wege nicht offensteht, steht der Grund über der Tabelle, bevor jemand drückt.

Kann ein einzelner Vertrag den ganzen Lauf stoppen?

Ja, mit Absicht. Mehr als 24 offene Perioden gelten als Konfigurationsfehler, nicht als Rückstand – der Lauf bricht mit Klartext ab und nennt den Vertrag beim Namen. Beginn prüfen, dann neu starten.

06Weiter

Woran der Vertrag hängt.

Ihre laufenden Verträge nehmen wir in der persönlichen Einführung auf – danach ist jede fällige Periode einen Klick vom Rechnungsentwurf entfernt.

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