Verkauf & Faktura
Verträge
Wartung, Hosting, Lizenzen und Support mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung. Die Ampel meldet, was in 90 Tagen endet; ist die automatische Rechnungsstellung eingeschaltet, entsteht je fällige Periode ein Rechnungsentwurf.
- Ampel 30 / 60 / 90 Tage, Schweizer Kalendertag
- Zyklus monatlich, quartalsweise, jährlich, einmalig
- Ende mit Vorschau: Schlussrechnung, Gutschrift oder nichts
- Fakturiert wird nur «Aktiv» – der Entwurf wirkt nicht
| Titel | Status | Ampel | Betrag |
|---|---|---|---|
| Wartung ERP-BasisBeispiel GmbH | Aktiv | 12 T | CHF 480.00 |
| Hosting WebauftrittStudio Lakeside | Aktiv | 55 T | CHF 1'440.00 |
| Lizenz ArbeitsplätzeRigi Consulting GmbH | Aktiv | 84 T | CHF 2'160.00 |
| Support Stufe 2Alpina Treuhand AG | Aktiv | – | CHF 320.00 |
| Wartung KassensystemBeispiel GmbH | Entwurf | – | CHF 240.00 |
| Periode | Beleg | Betrag | Stand |
|---|---|---|---|
| 01.08.–31.08.2026Entwurf, noch keine Nummer | noch keine | CHF 480.00 | Entwurf |
| 01.07.–31.07.2026RE-2026-022 | RE-2026-022 | CHF 480.00 | Versendet |
| 01.08.2026–31.07.2027RE-2026-020 | RE-2026-020 | CHF 1'440.00 | Versendet |
| Vertrag | Wartung ERP-Basis |
| Vertragsende | 29.08.2026 |
| Ausgang | Anteilige Schlussrechnung |
| Letzte Periode | 01.08.–29.08.2026 |
| Betrag netto | CHF 449.03 |
01Was es tut
Ein Vertrag, der seine Rechnungen selbst schreibt.
Sie erfassen die Abmachung einmal: Kunde, Betrag, Rhythmus, Fristen. Danach erzeugt die Suite daraus Rechnungsentwürfe und weist Sie rechtzeitig auf ein Ende hin.
- Titel und ArtWartung, Lizenz, Support, Hosting, Sonstiges
- Kunde und ProjektProjektbezug freiwillig
- Beginn und EndeJe Datum geplant und effektiv
- Betrag netto und MWST-Satz0, 2.6, 3.8 oder 8.1 Prozent
- AbrechnungszyklusMonatlich, quartalsweise, jährlich, einmalig
- Kündigungsfrist und VerlängerungTage bzw. Monate, Schalter für Auto-Verlängerung
- Automatische RechnungsstellungSchalter, nächste Rechnung, Vorlauf, Positionstext
- Erinnerung vor dem EndeVorgabe 30 Tage oder Datum von Hand
- LebenszyklusEntwurf, Geplant, Aktiv, Gekündigt, Beendet
Die Liste filtert nach Status und «Ablaufend», jede Filterpille trägt ihre Anzahl; «Abrechnung prüfen» startet den Lauf von Hand.
02Datenweg
Einmal abgemacht, periodisch fakturiert.
Der Vertrag ist kein Beleg: keine Nummer, keine Buchung. Er erzeugt Belege, und die gehen den gewöhnlichen Weg über Freigabe, Verbuchung und Zahlung.
- Kunden
- Verträge
- Rechnungen
- Bank / CAMT
- Hauptbuch
03Zusammenhang
Woher der Vertrag seine Angaben nimmt und was aus ihm entsteht.
Kommt von
- KundenOhne Kunde keine Freigabe. Die Zahlungsfrist der Vertragsrechnung kommt aus dem Kundenstamm, sonst den Firmeneinstellungen, sonst 30 Tage.
- Projekte & SchulungenDer Vertrag lässt sich einem Projekt zuordnen; die erzeugte Rechnung trägt den Projektbezug mit.
- EinstellungenZahlungsfrist des Mandanten als Rückfall, Zeitzone Europe/Zurich für jeden Stichtag.
- Benutzer & RollenFür den Treuhänder mitlesbar, nicht änderbar – Lesefreigabe wird nie Schreibrecht.
Geht nach
- RechnungenJe fällige Periode ein Rechnungsentwurf, verbunden über die Verknüpfungsart «fakturierung».
- GutschriftenEndet ein Vertrag mitten in einer fakturierten Periode, entsteht dafür eine Gutschrift mit Bezug zur Ursprungsrechnung.
- Hauptbuch & BuchungenDie freigegebene Rechnung erzeugt ihren Buchungssatz selbst: Soll = Haben, Rappenrundung 0.05.
- ArchivMit der Freigabe entsteht die unveränderliche Belegversion mit SHA-256-Prüfsumme.
Greift automatisch
- Wiederkehrende FakturierungFällige Verträge werden abgerechnet, dann rückt der Termin einen Zyklus weiter. Der Monatsende-Anker bleibt: 31.01 → 28.02 → 31.03.
- Lebenszyklus führtNur «Aktiv» wird abgerechnet; Entwurf, Geplant, Gekündigt und Beendet erzeugen nichts.
- Ablauf-Ampel 30 / 60 / 90 TageEine einzige Sicht urteilt: Stichtag geplantes Ende, sonst Enddatum, Fenster 90 Tage. Die Oberfläche liest, sie rechnet nicht nach.
- Erinnerung vor dem EndeVorgabe 30 Tage, aus dem wirksamen Zustand neu bestimmt – auch nach Freigabe und Storno. Von Hand gesetzt bleibt stehen.
- Systemstatus & JobsDer Wächter hält jeden Vertragslauf fest und meldet Ausfälle in der Tagesmail.
04So ist es gebaut
Vier Regeln, die eine falsche Vertragsrechnung verhindern.
Ein Vertrag rechnet ohne Zutun ab. Darum sind die Grenzen eng gezogen – jede nennt den vorgesehenen Weg.
Der Entwurf wirkt nicht
Ein neuer Vertrag entsteht im Entwurf: keine Rechnung, keine Kennzahl. Bei der Freigabe beginnt die Abrechnung an der Periodengrenze, in die das Freigabedatum fällt – nicht am Vertragsbeginn.
Sonst holte die erste Rechnung die ganze Entwurfszeit nach. Ein rückwirkender Beginn bleibt möglich, aber nur ausgesprochen im Freigabedialog.
Ein Vertrag mit Rechnung ist unlöschbar
Sobald aus einem Vertrag eine Rechnung entstanden ist, lässt er sich nicht löschen. Löschbar ist nur der Entwurf; danach heisst der Weg «beenden» oder «stornieren».
Sonst verlöre die Rechnung ihre Grundlage: ein Beleg ohne Herkunft ist nicht erklärbar.
Das Enddatum ist keine Formularzeile
Bei einem wirksamen Vertrag wird das Ende über «Vertrag beenden» gesetzt. Die Vorschau zeigt vorher, welcher von drei Ausgängen mit welchem Betrag eintritt: anteilige Schlussrechnung, Gutschrift für einen fakturierten Teil, oder ausdrücklich nichts mit Grund.
Ein nebenbei geändertes Enddatum würde nur vorwärts wirken und die laufende Periode falsch stehen lassen. Die letzte Periode endet nie nach dem Vertragsende, sie wird anteilig berechnet.
Pflichtangaben gelten, solange der Vertrag wirkt
Kunde, Bezeichnung, Startdatum und Rhythmus müssen die ganze Wirksamkeit über vorhanden sein, nicht nur beim Aktivieren. Wer eine davon entfernt, stellt den Vertrag vorher auf «Geplant» zurück oder storniert mit Grund.
Eine Regel, die nur den Eintritt prüft, bewacht keinen Zustand: ein Vertrag hiesse «Aktiv» und fiele doch aus dem Lauf und aus jeder Kennzahl. Betrag 0 bleibt zulässig – dann ohne automatische Fakturierung.
05Fragen
Was zuerst gefragt wird.
Wird ein abgelaufener Vertrag automatisch beendet?
Nein. Abgelaufene Verträge bleiben in der Ampel sichtbar, bis sie ausdrücklich beendet werden – das Fenster hat keine untere Grenze. Ein stiller Übergang nähme genau die Verträge aus dem Blick, um die sich jemand kümmern muss.
Was passiert, wenn wir eine Vertragsrechnung im Entwurf löschen?
Die Periode wird wieder frei: der Fakturierungstermin springt zurück, der nächste Lauf holt sie nach. Ohne diesen Rückschritt bliebe sie für immer übersprungen.
Kann ein einzelner Vertrag den ganzen Lauf stoppen?
Nicht über den Steuersatz. Zulässig sind allein 0, 2.6, 3.8 und 8.1 Prozent; ein anderer Wert wird beim Speichern abgewiesen, nicht erst im täglichen Sammellauf.