Buchhaltung & Abschluss
Budget & Liquidität
Ein Jahresrahmen je Erfolgskonto gegen das Ist aus den Buchungen – die Abweichung in Franken. Darüber sechs Kennzahlen, die sagen, was nach Bank, Debitoren, Kreditoren, geschuldeter MWST und weiteren Verpflichtungen wirklich verfügbar ist.
- Ist aus den Buchungen – es gibt keine zweite Quelle
- Konten statt Kategorien, wie im Hauptbuch
- Verfügbar = Bank + Debitoren − Kreditoren − MWST geschuldet − auszuzahlende Spesen − Kundenguthaben − offene Gutschriften
Budget und Liquidität enthalten keinen Testbestand.
| Konto | Rahmen | Ist | |
|---|---|---|---|
| Ertrag | |||
| 3000 Dienstleistungsertrag | 210'000.00 | 186'950.00 | |
| 3400 Schulungen und Trainings | 36'000.00 | 38'400.00 | |
| Aufwand | |||
| 4400 Drittleistungen | 48'000.00 | 42'885.00 | |
| 5000 Löhne | 108'000.00 | 96'000.00 | |
| 5700 Sozialversicherungen | 16'200.00 | 14'880.00 | |
| 6000 Miete | 15'600.00 | 14'400.00 | |
| 6500 Büromaterial | 2'400.00 | 1'862.40 | |
| 6570 Informatikaufwand | 7'200.00 | 7'980.00 | |
| 6640 Reise- und Kundenbetreuungsspesen | 3'600.00 | 2'118.60 | |
| 6800 Abschreibungen | 6'000.00 | 3'500.00 | |
| 6940 Bankspesen | — | 412.20 | |
Rahmen eintragen und Feld verlassen — leer oder 0 löscht.
01Was es tut
Ein Rahmen je Konto und Jahr, das Ist aus dem Journal.
Die Tabelle führt jedes aktive Ertrags- und Aufwandkonto des Geschäftsjahrs. Der Rahmen steht als Eingabefeld direkt in der Spalte «Rahmen» – Feld verlassen speichert, leer oder 0 löscht.
- KontoNummer und Bezeichnung in einer Zelle, die umbricht statt kürzt – jedes aktive Ertrags- und Aufwandkonto aus dem Kontenplan, auch ohne Rahmen, auch ohne Buchung
- Rahmender Jahresrahmen je Konto; die Inhaberrolle trägt ihn direkt in der Zeile ein, ohne Rahmen steht «—» statt 0.00
- Istder Saldo der Buchungen des Geschäftsjahrs auf dem Konto – dieselbe Saldoliste wie in Bilanz & Erfolgsrechnung
- AbweichungIst minus Rahmen; gefärbt erst, wenn das Ist den Rahmen erreicht – Aufwand rot, Ertrag grün, darunter bleibt die Zahl ruhig; auf dem Telefon weicht die Spalte
- GruppenErtrag geschlossen vor Aufwand, innerhalb der Gruppe ordnet die Kontonummer – bewusst ohne Summenzeile
- ZahlenleisteVerfügbar, Bank (gebucht), Debitoren offen, Kreditoren offen, MWST geschuldet, Weitere Verpflichtungen – bei jedem Aufruf frisch gerechnet
- MWST geschuldetdie ganze Schuld gegenüber der ESTV: Umsatzsteuer (2200) minus Vorsteuer (1170) plus festgeschriebene Quartale (2201); die Fusszeile nennt den festgeschriebenen Teil. Übersteigt die Vorsteuer, heisst die Kachel «MWST-Guthaben» und zählt zu «Verfügbar» dazu
- Weitere Verpflichtungenoffene Gutschriften, auszuzahlende Spesen (Kontokorrent Mitarbeitende, nur die Schuld) und Kundenguthaben – mit Betrag, genannt wird nur, was nicht null ist
- Debitoren offenfreigegebene, nicht aufgehobene Rechnungen mit Rest – dieselbe Definition wie in Kundenakte, Mahnblick, Belegliste und Übersicht; darunter steht, wie viel davon überfällig ist
Das Budget ist bewusst ein Jahreswert je Konto – keine Monatsraster, keine Von/Bis-Felder. Ein Rahmen, den jemand bewusst setzt, gegen ein Ist, das niemand erfassen kann: mehr braucht die Frage «liegen wir im Rahmen?» nicht.
02Datenweg
Wo das Budget steht.
Es liest Kontenplan und Journal – und urteilt, ohne selbst zu buchen.
- Kontenübersicht
- Hauptbuch & Buchungen
- Budget & Liquidität
- Erfolgsrechnung
03Zusammenhang
Woher die Zahlen kommen, was daraus wird, was dabei greift.
Kommt von
- KontenübersichtKonto, Bezeichnung und Art Ertrag oder Aufwand kommen aus dem Kontenplan. Die Tabelle führt jedes aktive Erfolgskonto – inaktive bleiben draussen.
- Hauptbuch & BuchungenDer Istwert ist der Saldo der Buchungen des Geschäftsjahrs auf dem Konto – aus derselben Saldoliste, aus der auch Bilanz & Erfolgsrechnung rechnen.
- RechnungenRechnung, Gutschrift und Zahlung erzeugen ihren Buchungssatz selbst; der Ertrag steht im Ist, ohne dass jemand ihn erfasst. Die offenen Rechnungen sind zugleich der Posten «Debitoren offen».
- EinkaufsrechnungenEinkauf und Spese buchen auf ihr Aufwandkonto und erscheinen dort im Ist; die unbezahlten sind der Posten «Kreditoren offen».
- Bank / CAMTDer Saldo des Bankkontos aus den Buchungen ist der Posten «Bank (gebucht)» – der erste Baustein von «Verfügbar».
Geht nach
- ErfolgsrechnungDieselben Konten, dieselbe Saldoliste: Was hier als Ist steht, steht dort als Erfolg – die zwei Seiten weichen nicht voneinander ab, weil sie dieselbe Rechnung sind.
- Hauptbuch & BuchungenDer Rahmen selbst bleibt Rahmen: Er bucht nichts, sperrt nichts und gibt nichts frei – stimmt das Ist nicht, ist die Buchung im Hauptbuch zu prüfen.
Greift automatisch
- Leer oder 0 löschtEin Rahmen von null ist kein Rahmen: Wer das Feld leert oder 0 einträgt, löscht den Eintrag. Ein negativer Betrag wird abgewiesen – ein Budget ist ein positiver Rahmen.
- Ein Rahmen je Konto und JahrDie Datenbank erzwingt Eindeutigkeit je Mandant, Jahr und Konto; erneutes Setzen ersetzt den alten Wert, es entstehen keine zwei Rahmen nebeneinander.
- Storno hebt sich aufEin Storno ist eine Gegenbuchung, kein Radiergummi: Original und Gegenbuchung bleiben im Journal, im Saldo heben sie sich auf – das Ist kehrt auf den Stand davor zurück.
- Farbe erst am RahmenDie Abweichung wird erst gefärbt, wenn das Ist den Rahmen erreicht: beim Aufwand rot, beim Ertrag grün. Ein unterschrittener Rahmen ist für sich keine Nachricht – die Zahl bleibt ruhig.
- Eine Definition für «offen»«Debitoren offen» ist die Summe der freigegebenen, nicht aufgehobenen Rechnungen mit Rest – gebildet an einer Stelle, aus der auch Kundenakte, Mahnblick, Belegliste, Übersicht und der Zähler an der Navigation lesen. Eine korrigierte Rechnung zählt nicht mehr mit, sobald ihre Korrektur freigegeben ist: genau dann storniert die Suite die Freigabebuchung des Originals. «Verfügbar» rechnet mit dieser Zahl.
04So ist es gebaut
Vier Regeln, die hier gelten.
Sie halten Budget und Buchhaltung auf derselben Zahl.
Konten, kein Kategorienbaum
Geplant wird auf dem Konto des Kontenrahmens. Eigene Budgetkategorien gibt es nicht.
Jede zweite Gliederung müsste auf Konten abgebildet werden – und driftet mit der ersten Umbuchung.
Das Ist wird nicht erfasst
Der Istwert kommt ausschliesslich aus den Buchungen des Geschäftsjahrs. Ein Feld «Ist» zum Ausfüllen existiert nicht.
Zwei Ableitungen derselben Zahl driften immer. Stimmt das Ist nicht, ist die Buchung im Hauptbuch zu prüfen.
Der Rahmen steht in der Zeile
Kein Formular, kein Dialog: Das Eingabefeld steht in der Spalte «Rahmen», Feld verlassen speichert, leer oder 0 löscht. Setzen kann ihn nur die Inhaberrolle – alle anderen lesen an derselben Stelle den Betrag.
Derselbe Wert an zwei Stellen wäre eine Einladung zum Auseinanderlaufen.
Ohne Rahmen kein Urteil
Konten ohne Rahmen stehen in der Tabelle, Rahmen und Abweichung zeigen «—» statt einer Zahl. Eine Summenzeile gibt es bewusst nicht: Ertrag und Aufwand zusammengezählt ergeben keine Zahl mit Aussage.
Ein nicht gesetzter Rahmen ist kein Rahmen von null – und die Zeile bleibt sichtbar, damit ungeplanter Aufwand auffällt.
05Fragen
Was hier zuerst gefragt wird.
Kann ich je Monat oder je Quartal budgetieren?
Nein. Das Budget ist ein Jahreswert je Konto und Geschäftsjahr – eine bewusste Entscheidung: ein Rahmen, den jemand bewusst setzt, gegen ein Ist, das aus den Buchungen kommt. Ein Monatsraster wäre eine zweite Buchhaltung neben der ersten.
Ich habe eine Buchung storniert. Verändert das den Istwert?
Das Ist kehrt auf den Stand davor zurück: Ein Storno ist eine Gegenbuchung, Original und Gegenzeile bleiben beide im Journal und heben sich im Saldo auf. Bilanz und Erfolgsrechnung rechnen aus derselben Saldoliste – die Zahlen weichen nicht voneinander ab.
Warum sehe ich ein Konto, für das ich keinen Rahmen gesetzt habe?
Die Tabelle zeigt jedes aktive Ertrags- und Aufwandkonto des Kontenplans – auch ohne Rahmen und auch ohne Buchung. Ohne Rahmen steht «—» in Rahmen und Abweichung. Leer ist die Liste nur, wenn der Kontenplan kein aktives Erfolgskonto führt – und dann sagt sie das.
Woher kommt «Bank (gebucht)», wenn der letzte Bankauszug noch nicht verarbeitet ist?
Aus der Saldoliste: es zählt, was verbucht ist. Die Zahlung auf eine gebuchte Einkaufsrechnung bucht «Bank an Kreditoren» im selben Zug und wirkt sofort auf beide Posten; Bankzeilen, die unter «Bank» noch offen stehen, ändern die Zahl noch nicht.
Warum ist «MWST geschuldet» höher als die letzte Abrechnung?
Weil die Kachel die ganze Schuld gegenüber der ESTV zeigt: die gebuchte, noch nicht festgeschriebene Steuer (Umsatzsteuer auf 2200 minus Vorsteuer auf 1170) und die festgeschriebenen, noch nicht bezahlten Quartale auf 2201. Nach vereinnahmtem Entgelt steht darin auch die Steuer offener Rechnungen, die erst mit der Zahlung geschuldet wird. Das Festschreiben bucht nur von 2200 und 1170 auf 2201 um und ändert die Zahl nicht – die Fusszeile nennt danach den festgeschriebenen Teil. Erst die Zahlung an die ESTV senkt sie.
Was zählt als offene Forderung – und warum weicht die Zahl vom Debitorensaldo ab?
Offen ist eine freigegebene, nicht aufgehobene Rechnung, auf der heute noch ein Rest steht. Ein Entwurf zählt nicht: er trägt keine Nummer, ist nicht gebucht und ist dem Kunden nie zugegangen. Offerte und Auftrag zählen nicht, sie sind keine Urkunden. Eine korrigierte Rechnung fällt heraus, sobald ihre Korrektur freigegeben ist – genau dann storniert die Suite die Freigabebuchung des Originals; solange der Korrekturentwurf offen liegt, schuldet das Original weiter, denn der Kunde hält die Urkunde. Eine teilbezahlte Rechnung zählt mit ihrem Rest. Und die Gutschrift zählt nicht mit: sie ist keine Forderung, sondern das Gegenteil; zur Rechnung angelegt, mindert sie deren Rest wie eine Zahlung. Um die Gutschriften, die mit keiner Rechnung verrechnet sind, weicht die Zahl vom Saldo des Debitorenkontos ab – benannt, nicht verschwiegen: der Debitorenabgleich weist sie als eigene Spalte aus und rechnet sie in die Brücke zum Journal ein.
Warum gibt es keine Liquiditätsprognose über 30, 60 oder 90 Tage?
Weil die Suite nur rechnet, was aus Belegen folgt. Ob eine Rechnung am dreissigsten Tag bezahlt wird, steht in keinem Beleg – darum zeigt die Leiste offene Posten und den Saldo daraus, keine Kurve. Die Fälligkeit jeder einzelnen Rechnung steht am Beleg.
06Weiter