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Verkauf & Faktura

Gutschriften

Eine freigegebene Rechnung wird nicht gelöscht und nicht überschrieben – sie wird gutgeschrieben, ganz oder in Teilen, und bucht spiegelbildlich.

  • Bezug zur Rechnung ist ab der Freigabe Pflicht
  • Nie mehr als das Rechnungstotal, über alle Gutschriften zusammen
  • Guthaben auf Konto 2050, nicht im Debitorenkonto
Tafel VIIIGutschriften. Verbuchungsstand und Belegstatus stehen als zwei Merkmale nebeneinander; ein Entwurf trägt noch keine Belegnummer.

01Was es tut

Ein Beleg, der die Rechnung widerruft.

Die Gutschrift entsteht auf der Rechnung: «Gutschrift erstellen» legt einen Entwurf mit allen ihren Positionen an. Sie entfernen, was nicht gutgeschrieben wird, und geben frei.

  • UrsprungsrechnungNummer und Datum im Belegkopf
  • Positionenaus der Rechnung vorbefüllt, Einheit des Originals
  • SteuerangabenSteuercode, Leistungsort und Begründung der Rechnung
  • Ausstellungsdatumbestimmt die MWST-Periode
  • FälligkeitsdatumBelegdatum, keine Zahlungsfrist
  • BelegnummerGS-2026-001, erst bei der Freigabe
  • BemerkungGrund der Korrektur, am Beleg festgehalten
  • TotalMWST je Position, Rundung auf 0.05

Kopf, Positionen und die Prüfung gegen das Rechnungstotal entstehen in einer einzigen Datenbanktransaktion; ein halber Beleg bleibt nicht zurück.

02Datenweg

Wo die Gutschrift steht.

Sie ist kein eigener Verkaufsweg, sondern der Rückweg des bestehenden – und läuft weiter in Buchhaltung, Abrechnung und Archiv.

  1. Rechnungen
  2. Gutschriften
  3. Hauptbuch & Buchungen
  4. MWST-Abrechnung
  5. Archiv

03Zusammenhang

Woher der Beleg kommt, was aus ihm wird, was dabei greift.

Kommt von

  • RechnungenDie Aktion «Gutschrift erstellen» steht auf jeder Rechnung, die den Entwurf verlassen hat. Positionen, Einheit und Steuerangaben kommen aus dem Beleg.
  • VerträgeBeim Weg «Vertrag beenden» zeigt die Vorschau, ob für einen bereits fakturierten Zeitraum nach dem Ende eine Gutschrift entsteht – mit Betrag.
  • KundenEmpfänger mit Adresse und UID. Das verfügbare Guthaben eines Kunden steht in seinem Dossier.

Geht nach

  • Hauptbuch & BuchungenDie Freigabe erzeugt den spiegelbildlichen Buchungssatz: Erlös und geschuldete MWST im Soll, die Forderung im Haben – Erlöskonto je Position.
  • MWST-AbrechnungDie Gutschrift mindert das Entgelt im Quartal ihres Ausstellungsdatums und erscheint dort als Entgeltsminderung (Art. 41 Abs. 1 MWSTG).
  • Stunden & LeistungszeilenIst eine Position mit unveränderter Menge und unverändertem Preis gutgeschrieben, gibt «Stunden wieder freigeben» ihre Leistungszeilen zurück – mit Grund und Prüfprotokoll-Eintrag.
  • ArchivIm Zug der Freigabe entsteht die unveränderliche Belegversion mit SHA-256-Prüfsumme.

Greift automatisch

  • Deckelung auf das RechnungstotalDie Summe aller Gutschriften zu einer Rechnung darf ihr Total nicht überschreiten; geprüft in derselben Transaktion, in der die Gutschrift entsteht.
  • Umgliederung des GuthabensBleibt nach der Gutschrift Geld beim Kunden, wandert der Betrag von den Forderungen (1100) auf Konto 2050 «Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten (Kundenguthaben)» – bei Anrechnung zurück.
  • Mahnlauf rechnet abDer mahnbare Restbetrag ist Total minus Zahlungen minus freigegebene Gutschriften; eine vollständig gutgeschriebene Rechnung wird nicht mehr gemahnt.
  • Nummer und RundungBelegnummer lückenlos aus dem Nummernkreis, jede Vergabe protokolliert; die Rappenrundung 0.05 steht als eigene Zeile auf Konto 3809.

04So ist es gebaut

Vier Regeln, die hier gelten.

Wer etwas anderes versucht, bekommt eine Meldung mit dem vorgesehenen Weg.

Keine Freigabe ohne Quellrechnung

Im Entwurf bleibt das Feld offen, damit die Erfassung nicht stockt. Freigegeben wird eine Gutschrift nur mit Bezug zur Ursprungsrechnung.

Ohne Zuordnung greift die Deckelung nicht – und ein Korrekturbeleg muss die Originalrechnung nennen und ausdrücklich widerrufen (Art. 27 Abs. 4 MWSTG).

Nie mehr als das Rechnungstotal

Vor dem Anlegen wird gezählt, was zu dieser Rechnung schon gutgeschrieben ist. Übersteigt die Summe das Total, scheitert der Vorgang – mit beiden Zahlen im Meldungstext.

Sonst entstünde ein negativer Umsatz aus einem Beleg, den es so nie gab. Verglichen wird auf einen Zehntelrappen genau; eine weitere Toleranz gibt es nicht.

Guthaben ist eine Schuld, keine Forderung

Auf einer offenen Rechnung mindert die Gutschrift ausschliesslich die Forderung. Ein Guthaben entsteht nur im Umfang einer tatsächlich eingegangenen Zahlung – und steht dann in den Passiven.

Ein Guthaben im Debitorenkonto ergäbe dort einen negativen Saldo, der in einer Bilanz nach Art. 959 OR nicht darstellbar ist.

Verbucht heisst gesperrt

Sobald der Buchungssatz steht, sind Betrag, Datum, Empfänger, Steuercode und Positionen eingefroren. «Bezahlt» und «Abgeschlossen» sind abschliessende Stati.

Eine irrtümlich erstellte Gutschrift wird über das Storno ihrer Buchung erledigt: Die Gegenbuchung räumt auch das entstandene Guthaben ab.

05Fragen

Was hier zuerst gefragt wird.

Der Kunde hat die Rechnung schon bezahlt – was passiert mit dem Geld?

Es wird zum Kundenguthaben. Auf der nächsten offenen Rechnung dieses Kunden steht es bereit, angerechnet höchstens bis zu deren offenem Restbetrag. Eine versehentliche Anrechnung lässt sich mit Grund wieder lösen.

Können wir nur einen Teil einer Rechnung gutschreiben?

Ja. Der Entwurf kommt mit allen Positionen; Sie entfernen die, die bleiben. Sollen danach Stunden wieder offen sein, muss die gutgeschriebene Position Menge und Preis der Ursprungszeile unverändert tragen – sonst weist die Suite die Wiederfreigabe ab und nennt beide Werte.

In welche MWST-Periode fällt die Gutschrift?

In die ihres Ausstellungsdatums, nicht in die der Rechnung – dort erscheint sie als Entgeltsminderung. Liegt dieses Datum in einem abgeschlossenen Geschäftsjahr, weist die Periodensperre die Buchung ab; die Korrektur trägt dann ein Datum im offenen Jahr.

Was, wenn die Forderung schlicht uneinbringlich ist?

Dann ist die Abschreibung der Weg, nicht die Gutschrift. Die Rechnung bleibt bestehen; gebucht wird der Debitorenverlust mit MWST-Korrektur. Vorgesehen ist sie für den Rest, der nach allen Gutschriften und Zahlungen offen bleibt.

06Weiter

Woran die Gutschrift hängt.

Korrigieren, ohne die Buchhaltung zu verbiegen – darum geht es hier.

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