Verkauf & Faktura
Leistungen
Erfasst am Tag der Arbeit – abgerechnet wird je Kunde, eine ganze Gruppe auf einmal. Preis, Einheit und MWST-Satz frieren beim Erfassen ein: Was der Kunde später bezahlt, ist das, was am Tag der Leistung galt.
- Fünf Zustände: offen, intern, abgerechnet, abgegolten, storniert – jede Leistung in genau einem
- Werte eingefroren beim Erfassen – ein späterer Preiswechsel am Produkt ändert keine Leistung
- Abgerechnet heisst Teil eines Belegs – nicht änderbar, nicht löschbar; frei wird sie nur mit dem gelöschten Entwurf
- Ein Entwurf je Kunde, eine Position je Leistung: «Datum · Text»
| Leistung | Betrag |
|---|---|
| Datenübernahme vorbereiten23.08.2026 | 2'220.00 |
| Netto | 2'220.00 |
| Leistung | Betrag |
|---|---|
| Fehleranalyse Schnittstelle26.08.2026 | 647.50 |
| Nachbesserung27.08.2026 | 370.00 |
| Netto | 1'017.50 |
01Was es tut
Eine Zeile pro Leistung. Ein Knopf je Kunde.
Das Formular ist eine Karte oben auf der Seite, kein Dialog: Wer einen Tag nachträgt, erfasst zehn Zeilen hintereinander. Nach jedem Erfassen bleiben Datum, Kunde, Projekt und Produkt stehen; der Text wird geleert, die Menge steht wieder auf 1. Solange etwas offen ist, stehen darüber drei Zahlen: der nicht abgerechnete Betrag netto, die Zahl der offenen Leistungen und die Zahl der Kunden – je Kunde ein Rechnungsentwurf.
- Datumheute als Vorgabe · der Tag der Arbeit · steht später vorn in der Rechnungsposition
- KundePflicht · «Nummer · Name» aus dem Kundenstamm · stillgelegte Kunden stehen nicht zur Wahl
- Projektwahlweise · nur nicht abgeschlossene Projekte dieses Kunden oder ohne Kunden · wechselt der Kunde, fällt eine unpassende Wahl weg
- Produktwahlweise · bringt Preis, Einheit, MWST-Satz und Bezeichnung mit · leer = frei, dann Text und Preis
- MengePflicht · grösser als null · Einheit vom Produkt, sonst «Stunde»
- Preis CHFnur ohne Produkt · Pflicht, 0 ist erlaubt · vorbelegt mit dem Stundensatz aus den Vorgaben, aber nur bei Kunden in CHF – in fremder Währung bleibt das Feld leer, weil der Stundensatz in Franken gilt; der MWST-Satz kommt ebenfalls aus den Vorgaben
- Textmit Produkt: leer = Produktname · ohne Produkt: Pflicht
Ein gesperrter Knopf nennt seinen Grund
«Erfassen» steht im Fuss der Karte. Solange etwas fehlt, ist er gesperrt, und daneben steht, was: «Es fehlt der Kunde», «Die Menge ist keine Zahl grösser null», «Ohne Produkt fehlt der Preis — ‹0› ist erlaubt», «Der Preis ist keine Zahl — ‹0› wäre eine», «Ein Preis ist nie negativ — ‹0› ist die Untergrenze», «Ohne Produkt fehlt die Einheit», «Ohne Produkt braucht es einen Text». Ist alles da, steht dort: «Preis und Satz frieren beim Erfassen ein.»
ein Satz je Hindernis
Gruppen je Kunde
Die offenen Leistungen stehen je Kunde als eigener Abschnitt; der Kundenname führt in die Akte. Spalten: Datum, Leistung, Menge mit Einheit, Ansatz und Betrag – Menge mal Ansatz, je Zeile auf den Rappen gerundet, das Netto in der Fusszeile. Ein Klick auf den Spaltenkopf sortiert alle Gruppen gleich. Rechts über jeder Gruppe: «Pauschal gedeckt …» und «1'017.50 abrechnen» – der Knopf nennt den Betrag, den die Rechnung tragen wird.
je Zeile gerundet, dann addiert
Vier Griffe je Zeile
Bearbeiten öffnet Datum, Text, Menge, Preis, Einheit und MWST-Satz. «Als intern kennzeichnen» nimmt die Zeile aus der Abrechnung, ohne sie zu löschen. Stornieren verlangt einen Grund. Entfernen fragt ein zweites Mal: «Doch nicht» oder «Entfernen». Alle vier gibt es nur mit Schreibrecht und nur an offenen Leistungen.
nur mit Schreibrecht
Intern, abgegolten und storniert
Ein eigener Reiter «Intern & storniert» mit Datum, Leistung, Kunde, Betrag und dem Zustand als Wort. Intern lässt sich zurückholen («Wieder verrechenbar») – nicht aber an einem Projekt ohne Kunden: dort steht statt des Knopfes der Grund, denn zurückgeholt käme die Leistung auf die Rechnung an ihren eigenen Kunden. Eine Abgeltung lässt sich lösen – ein Storno bleibt, mit seinem Grund neben dem Text. Abgerechnete Leistungen stehen im Reiter «Abgerechnet», jede mit ihrem Beleg als Weg; «Alle» zeigt den ganzen Bestand.
nichts davon in einer Abrechnung
02Datenweg
Die Stelle, an der Arbeit zu Umsatz wird.
Die Aufgabe sagt, was zu tun ist; die Leistung sagt, was gearbeitet wurde – mit Menge und Ansatz. Alles danach ist ein Beleg.
- Projektvorlagen
- Projekte
- Aufgaben
- Leistungen
- Rechnung
- Buchung
Durchgängig gebaut – die Tür von der erledigten Aufgabe zur Leistung steht in der Projektakte, nicht auf dieser Seite.
03Zusammenhang
Woher die Leistungen kommen, was aus ihnen wird, was dabei greift.
Kommt von
- AufgabenEine erledigte Aufgabe der Projektakte bietet «Leistung erfassen» an: Kunde und Projekt kommen von der Aufgabe, Titel und Erledigungstag sind der Vorschlag, die Menge trägt der Mensch ein, der Ansatz ist aus den Vorgaben vorbelegt (nur in Franken). Die Leistung merkt sich die Aufgabe – als Herkunft, die die Abrechnung nicht liest. Ohne Kunden am Projekt entsteht keine.
- KundenPflicht – der Kunde ist die Gruppe und der Rechnungsempfänger. Die Kundenakte trägt die Karte «Offene Leistungen» mit der Summe «Offen, netto» und dem Knopf «Abrechnen → Rechnungsentwurf»; sie zählt dort alles, was auf keinem Beleg steht – auch interne, stornierte und abgegoltene –, und kann darum höher stehen als die Gruppe auf dieser Seite. Abgerechnet wird trotzdem nur, was hier offen heisst. Auf einen stillgelegten Kunden entsteht keine neue Leistung; erfasste bleiben verrechenbar.
- ProjekteWahlweise. Projekt und Leistung müssen demselben Kunden gehören; ein Projekt ohne Kunden nimmt jede. Die Akte zeigt jede Leistung des Projekts mit ihrem Zustand und rechnet je Projekt ab – der Betreff ist dann der Projektname.
- ProdukteLiefern Preis, Einheit, MWST-Satz und die Bezeichnung als Text. Der Text lässt sich beim Erfassen ersetzen, der Preis erst danach – im Dialog «Leistung bearbeiten», solange die Leistung offen ist.
Geht nach
- Rechnungen«abrechnen» macht aus allen offenen Leistungen des Kunden einen Rechnungsentwurf: Betreff «Leistungsabrechnung», Belegdatum heute, Währung des Kunden, je Leistung eine Position «Datum · Text» mit Menge, Einheit, Ansatz und Satz – und die Suite öffnet den Beleg. Wird der Entwurf gelöscht, sind die Leistungen wieder frei.
- Hauptbuch & BuchungenDie Leistung bucht nichts. Erst die Freigabe der Rechnung erzeugt den Buchungssatz.
- ProjekteGeleistet und fakturiert rechnet die Datenbank aus allen Leistungen des Projekts – auch aus stornierten, internen und abgegoltenen; abrechenbar folgt der Regel der Abrechnung. Das Budget steht in Franken, nicht in Stunden.
Greift automatisch
- Eingefrorene WertePreis, Einheit und Satz werden beim Erfassen abgeschrieben. Ein späterer Preiswechsel am Produkt lässt die Leistung, wie sie war – gemessen: 180 bleibt 180, auch nachdem das Produkt 999 kostet.
- Kein DoppelbezugAbgerechnet und abgegolten schliessen sich in der Datenbank aus. Die Abrechnung nimmt nur, was offen, verrechenbar, nicht storniert und nicht abgegolten ist; rechnet ein zweiter Lauf dieselben Zeilen gleichzeitig ab, bricht er ab.
- Storno mit GrundOhne Grund kein Storno. Zeitpunkt und Grund stehen nur zusammen in der Zeile – eines ohne das andere nimmt die Datenbank nicht an.
- MandantengrenzeEin Kunde eines anderen Mandanten wird abgewiesen, und ein anderer Mandant sieht keine einzige Zeile.
04So ist es gebaut
Vier Regeln, damit keine Stunde zweimal zählt.
Was die Suite verhindert, verhindert sie in der Datenbank – mit einer Meldung und dem vorgesehenen Weg.
Abgerechnet ist eingefroren
Sobald eine Leistung auf einem Beleg steht, weist die Datenbank Ändern, Stornieren, Kennzeichnen als intern und Löschen ab: Sie ist Teil dieses Belegs – auch solange er noch Entwurf ist. Korrigiert wird der Beleg – über die Gutschrift –, nicht die Erinnerung an ihn.
Solange die Rechnung Entwurf ist, macht ihr Löschen die Leistungen wieder frei. Ist sie freigegeben, lässt sie sich nicht mehr löschen, und die Leistungen bleiben gebunden.
Keine Stunde auf zwei Belegen
Eine Leistung ist entweder abgerechnet oder pauschal abgegolten, nie beides. Pauschal decken kann nur eine freigegebene Rechnung desselben Kunden – ein Entwurf verspricht nur, ein Angebot ist keine Rechnung. Nach der Abgeltung gibt es für diesen Kunden nichts mehr abzurechnen.
Eine abgegoltene Leistung lässt sich weder ändern noch löschen noch stornieren. Erst die Abgeltung lösen – dann steht sie wieder offen und wird beim nächsten Abrechnen zur Position.
Storniert heisst sichtbar, nicht gelöscht
Ein Storno braucht einen Grund; die Zeile bleibt stehen, mit Zeitpunkt und Grund. Eine stornierte Leistung lässt sich weder ändern noch löschen noch ein zweites Mal stornieren.
In keiner Abrechnung zählt sie mit. In der Projektakte zählt sie zum Geleisteten, nicht zum Abrechenbaren – und die Akte nennt den Unterschied.
Menge grösser null, Preis nie negativ
Die Datenbank nimmt keine Menge von null oder weniger und keinen negativen Preis. Null Franken sind erlaubt – eine Goodwill-Stunde ist eine Leistung. Ohne Produkt sind Text, Preis, Einheit und Satz Pflicht.
Minus-Stunden sind kein Korrekturweg: Eine offene Leistung wird geändert oder mit Grund storniert, eine abgerechnete über die Gutschrift korrigiert.
05Fragen
Was Anwender zuerst fragen.
Wie wird aus Leistungen eine Rechnung?
Je Kunde steht rechts über seiner Gruppe der Knopf mit dem Betrag, etwa «1'017.50 abrechnen». Er macht aus allen offenen Leistungen dieses Kunden einen Rechnungsentwurf – Betreff «Leistungsabrechnung», je Leistung eine Position «Datum · Text» mit Menge, Einheit, Ansatz und Satz – und öffnet ihn. Einen Stichtag oder eine Auswahl einzelner Zeilen bietet die Seite nicht; wer nur ein Projekt abrechnen will, tut es aus der Projektakte, dann mit dem Projektnamen als Betreff. Der Entwurf ist noch keine Urkunde: Nummer, PDF und Buchungssatz entstehen erst mit der Freigabe.
Wie gehe ich mit Pauschalen und Retainern um?
Die Pauschale wird als gewöhnliche Rechnung gestellt und freigegeben. Danach ordnet «Pauschal gedeckt …» alle offenen Stunden des Kunden dieser Rechnung zu – ohne eigene Position. Sie erscheinen im Reiter «Intern & storniert» und in keiner Abrechnung mehr; wer sich vertan hat, löst die Abgeltung wieder. Ein Entwurf kann nicht decken, und die Rechnung eines anderen Kunden auch nicht.
Woher kommt der Preis – und lässt er sich ändern?
Mit Produkt kommt der Preis aus dem Katalog und wird beim Erfassen eingefroren; das Feld «Preis CHF» erscheint nur ohne Produkt und ist bei Kunden in Franken mit dem Stundensatz aus den Vorgaben vorbelegt – bei einem Kunden in fremder Währung bleibt es leer, weil der Stundensatz in Franken gilt. Geändert wird er danach im Dialog «Leistung bearbeiten» – zusammen mit Datum, Text, Menge, Einheit und MWST-Satz –, solange die Leistung offen ist.
Wo sehe ich abgerechnete Leistungen?
Im Reiter «Abgerechnet»: jede Zeile nennt ihren Beleg und führt dorthin. Eine abgerechnete Leistung ist Teil ihres Belegs – die Rechnung trägt sie als Position, die Projektakte führt sie mit dem Abzeichen «fakturiert», bei einer Leistung aus einer Aufgabe mit dem Beisatz, aus welcher.
Kann ich hier eine Leistung einer Aufgabe zuordnen?
Nein. Das Formular kennt Kunde, Projekt und Produkt, keine Aufgabe. Die Tür von der Aufgabe zur Leistung steht in der Projektakte: «Leistung erfassen» an einer erledigten Aufgabe übernimmt Kunde, Projekt, Titel und Erledigungstag und merkt sich die Aufgabe als Herkunft. Wird die Aufgabe später gelöscht, bleibt die Leistung – mit Datum, Menge und Ansatz, ohne den Bezug.
06Weiter