Buchhaltung & Abschluss
Hauptbuch & Buchungen
Das Journal Ihrer Firma: die Buchungen des gewählten Geschäftsjahres, nach Buchungsdatum geordnet, neueste zuerst – Datum, Text, Soll- und Habenkonto, Betrag, stornierte Buchungen tragen ein Abzeichen. Gelöscht wird nichts; korrigiert wird mit einer Stornobuchung, die auf ihr Original zeigt.
- Soll = Haben vor jedem Buchen – mindestens zwei Zeilen, die Datenbank prüft es selbst
- Sieben Buchungsarten – freigabe, zahlung, einkauf, spese, eroeffnung, storno, manuell
- Storno im Jahr des Originals – ist es abgeschlossen, gehört die Korrektur als Handbuchung ins neue Jahr
| Text | Betrag |
|---|---|
| Zahlungseingang R-2026-00441020 an 1100 | 8'450.90 |
| Rechnung R-2026-00451100 an 3000, 2200 | 12'900.40 |
| Storno: Umbuchung Serverkosten6500 an 6570 | 1'600.00 |
| Umbuchung Serverkostenstorniert · 6570 an 6500 | 1'600.00 |
| Gutschrift zu Rechnung R-2026-00273000, 2200 an 1100 | 980.75 |
| Einkaufsrechnung Bergquell GmbH4400, 1170 an 2000 | 3'214.60 |
| Büromaterial6500 an 1020 | 245.30 |
| Rechnung R-2026-00441100 an 3000, 2200 | 8'450.90 |
| Eröffnungsbilanz 20261020, 1100, 1300, 1500, 1510, 1530 an 2000, 2300, 2800, 2970 | 133'875.45 |
01Was es tut
Das Journal Ihrer Firma – gelesen, sortiert, gebucht.
In der Suite heisst der Raum «Hauptbuch & Journal» – der erste von neun unter «Buchhaltung». Auf einem breiten Bildschirm stehen sie mit vollem Namen im Untermenü neben der Leiste; ist das Menü eingeklappt, zeigt die Raumleiste über der Seite sie kurz: Hauptbuch, Kontoblatt, MWST, Budget, Abgrenzungen, Bilanz, Konten, Archiv, Export – der volle Name steht beim Darüberfahren. Das gewählte Geschäftsjahr gilt für alle.
Das Journal zeigt die Buchungen des gewählten Geschäftsjahres, nach Buchungsdatum geordnet, neueste zuerst, fünfzig auf einmal – «50 weitere zeigen» holt die nächsten; über die Spaltenköpfe Datum, Text und Betrag lässt es sich umsortieren. Je Buchung stehen Soll- und Habenkonto als Kontonummer da; ein Klick auf die Zeile zeigt den Buchungssatz mit Beträgen, Summe, Art, Erfassungsdatum, Storno-Bezug und dem Weg zum Beleg. Auf Tablet und Telefon stehen die Konten als zweite Zeile unter dem Text, Stornieren und Ersetzen liegen dort im Buchungssatz. Eine Summenzeile trägt es bewusst nicht – Buchungen quer durch alle Konten ergeben addiert keine Zahl mit Aussage. Salden stehen in Bilanz und Erfolgsrechnung. Eine stornierte Buchung bleibt stehen und trägt «storniert»; die Stornobuchung selbst steht als eigene Zeile mit dem Text «Storno: …».
Buchung erfassen ist ein Dialog hinter der einen Hauptaktion: Datum, Text, Soll-Konto, Haben-Konto, Betrag. Das Datum steht auf heute im angezeigten Geschäftsjahr; gebucht wird nur in einem offenen Geschäftsjahr und nicht in einem Quartal, das die MWST-Abrechnung festgeschrieben hat – die Maske sagt es vor dem Buchen. Der Betrag ist positiv – die Seite macht das Vorzeichen –, Soll und Haben müssen verschiedene Konten sein. Die Buchung entsteht als Art «manuell»; nur an solchen Zeilen erscheint «Stornieren», und nur im offenen Jahr.
Fehlt dem Jahr die Eröffnungsbilanz, sagt es ein Hinweis – als Auskunft an den Inhaber, nicht als Zwang. Der Dialog nimmt beliebig viele Zeilen, aber nur Bilanzkonten und nur positive Beträge; die Seite folgt aus der Kontoart. Gebucht wird auf den ersten Tag des Geschäftsjahres, erst bei Differenz 0.00 – und ersetzt wird eine Eröffnung nur, solange das Jahr sonst leer ist.
Das Geschäftsjahr legt der Inhaber fest – das erste in der Karte «Das erste Geschäftsjahr», jedes weitere in der Leiste über den Räumen – mit Beginn und Ende – es muss kein Kalenderjahr sein. Das erste endet spätestens am 31. Dezember des Folgejahres, etwa 01.08.2026 bis 31.12.2027, angezeigt als Reiter «2026/27» mit «01.08.2026–31.12.2027 · 17 Monate» daneben; jedes weitere schliesst lückenlos an. «Zeitraum ändern …» verschiebt ein offenes Jahr, solange keine geltende Buchung herausfiele, kein festgeschriebenes MWST-Quartal betroffen ist und ein verschobenes Ende nicht in der Vergangenheit liegt; die Folgen nennt die Suite vor dem Festlegen. Eine Eröffnungsbilanz wandert dabei mit: Storno am alten Beginn, Neubuchung am neuen – das Paar bleibt im Journal, grau als «vor dem Geschäftsjahr, aufgehoben». Belegnummern und MWST zählen weiter je Kalenderjahr.
- Datumbestimmt das Geschäftsjahr; die Handbuchung schlägt heute im angezeigten Geschäftsjahr vor
- TextBuchungstext, Pflicht; ein Storno trägt «Storno: » plus Originaltext
- Arteine von sieben – freigabe, zahlung, einkauf, spese, eroeffnung, storno, manuell; gesetzt vom Server, nie vom Formular
- Zeilenmindestens zwei, je Konto, Seite und Betrag – Summe Soll gleich Summe Haben
- BelegFreigabe- und Zahlungsbuchungen verweisen auf ihren Beleg
- Zustandgültig oder storniert – das Original trägt das Abzeichen, die Stornobuchung zeigt auf es
02Datenweg
Wo das Journal steht.
Belege und Zahlungen erzeugen ihren Buchungssatz selbst; Saldenliste, Bilanz und Treuhänder-Export lesen aus denselben Buchungszeilen.
- Rechnungen
- Bank / CAMT
- Hauptbuch & Buchungen
- Kontoblatt
- Konten & Kontierung
- Bilanz
- Treuhänder-Export
03Zusammenhang
Woher die Buchungen kommen, was aus ihnen wird, was dabei greift.
Kommt von
- RechnungenDie Freigabe bucht Forderung, Ertrag und MWST je Satz als einen Satz – Art «freigabe». Ein Korrekturbeleg storniert die Originalbuchung selbst.
- EinkaufsrechnungenJede Zeile nennt ihr Aufwandkonto; die Erfassung bucht als Art «einkauf», das Entfernen der Erfassung storniert.
- SpesenDie erfasste Spese erzeugt ihre Buchung – Art «spese».
- Bank / CAMTJede zugeordnete Zahlung bucht – Art «zahlung»; das Entfernen der Zahlung storniert die Zahlungsbuchung. Eine Bankzeile ohne Beleg bucht direkt aufs Konto – Art «bank»; «Zuordnung zurücknehmen» unter «Bank» storniert sie.
- AbgrenzungenStellung und Auflösung entstehen im selben Zug als Buchungspaar am Ende des Geschäftsjahres und am Tag danach – beide als Art «manuell».
- EröffnungsbilanzEine ausgeglichene Buchung auf den ersten Tag des Jahres – Art «eroeffnung»; auch der Saldovortrag des Abschlusses bucht so.
Geht nach
- KontoblattDieselben Buchungen, aus Sicht eines Kontos gelesen: Eröffnung, jede Bewegung mit laufendem Saldo, Schlusssaldo. Das Journal zeigt alle Konten chronologisch – das Kontoblatt eines über ein Jahr.
- Konten & KontierungDer Saldo je Konto und Geschäftsjahr wird aus den Buchungszeilen summiert – die Seite zeigt jedes Konto des Plans.
- Bilanz & ErfolgsrechnungRechnen das Geschäftsjahr aus denselben Buchungszeilen – Aktiven, Passiven, Ertrag und Aufwand je Konto.
- Budget & LiquiditätDas Ist je Ertrags- und Aufwandkonto kommt aus der Saldenliste desselben Jahres.
- Treuhänder-ExportJournal, Saldenliste, Kontenplan und Abschluss als CSV je Geschäftsjahr – vier feste Dateien, keine Auswahl nötig.
Greift automatisch
- Verbuchung aus dem BelegFreigabe, Zahlung, Einkauf und Spese erzeugen den Buchungssatz selbst; jede Zeile wird auf den Rappen gerundet, die Datenbank prüft Soll = Haben noch einmal.
- Nur Handbuchungen storniert die HandFreigabebuchungen löst der Korrekturbeleg, Zahlungsbuchungen das Entfernen der Zahlung, Einkaufsbuchungen das Entfernen der Erfassung, Spesenbuchungen das Stornieren der Spese, Bankbuchungen das Zurücknehmen ihrer Bankzeile – Stornos und Eröffnungen niemand. Liegt das Datum in einem Quartal, das die MWST-Abrechnung festgeschrieben hat, storniert niemand mehr: korrigiert wird mit einer neuen Buchung im offenen Quartal.
- JahressperreEin abgeschlossenes Geschäftsjahr nimmt keine Buchungen mehr an – auch keinen Storno, denn der bucht im Jahr des Originals.
- Kein DoppelstornoZwei gleichzeitige Stornos derselben Buchung serialisiert die Datenbank; der zweite wird abgewiesen – ein zweites Storno wäre eine neue Buchung.
04So ist es gebaut
Vier Regeln, die im Journal gelten.
Wer etwas anderes versucht, bekommt eine Meldung mit dem vorgesehenen Weg.
Löschen gibt es nicht, Storno schon
«Stornieren» erzeugt eine Gegenbuchung mit gespiegelten Seiten; das Original bleibt stehen und trägt das Abzeichen «storniert».
Das Journal radiert nicht (OR 958f) – nachvollziehbar bleibt, was gebucht war und was korrigiert wurde.
Soll = Haben, bevor gebucht wird
Der Handweg verlangt Text, zwei verschiedene Konten und einen positiven Betrag; die Datenbank prüft jede Buchung auf mindestens zwei ausgeglichene Zeilen – und weist das Paar aus Bankkonto und Ertragskonto ab, in beiden Richtungen: Umsatz ohne Rechnung sähe keine MWST-Abrechnung. Auf die Konten der Zwecke «Debitoren» und «Kreditoren» nimmt sie gar keine Handbuchung an, so wenig wie auf die beiden Steuerkonten: Eine Forderung entsteht mit der Rechnung und geht mit deren Zahlung, eine Verbindlichkeit mit der Einkaufsrechnung und der Kreditorenzahlung – ein Betrag von Hand stünde auf keiner Rechnung. Die Eröffnungsbilanz und der Saldovortrag buchen diese Konten weiter; Umbuchungen zwischen Ertragskonten und Abgrenzungen gehen weiter von Hand.
Eine unausgeglichene Buchung entsteht an keiner Stelle – weder von Hand noch aus einem Beleg.
Storno bucht im Jahr des Originals
Ein Storno auf heute verschöbe Periodenergebnisse – darum trägt die Gegenbuchung immer das Originaldatum. Ist das Jahr abgeschlossen, wird der Storno abgewiesen.
Die Korrektur gehört dann als Handbuchung ins neue Jahr; der Abschluss bleibt, was er ist.
Der Abschluss ist ein Statuswechsel, kein Buchungslauf
Jahre schliessen in Reihenfolge, Wiedereröffnen gibt es nicht – das wäre ein Radiergummi mit anderem Namen.
Der Saldovortrag ins Folgejahr entsteht als Eröffnungsbuchung; eine eigene Buchungsart «abschluss» braucht es nicht.
05Fragen
Was hier zuerst gefragt wird.
Kann ich eine falsche Buchung nachträglich ändern?
Nein. Eine Handbuchung stornieren Sie – die Suite erzeugt die Gegenbuchung im Jahr des Originals – und erfassen sie neu. Automatische Buchungen korrigiert ihr Ursprung: die Rechnung per Korrekturbeleg, die Zahlung durch ihr Entfernen, die Bankbuchung durch «Zuordnung zurücknehmen» unter «Bank». Im Quartal, das die MWST-Abrechnung festgeschrieben hat, geht kein Storno mehr – dort korrigiert eine Umbuchung von Hand im offenen Quartal.
Muss ich Rechnungen und Zahlungen selbst buchen?
Nein. Freigabe, Zahlung, Einkaufsrechnung und Spese buchen sich selbst. Von Hand buchen Sie nur, was keinen Beleg in der Suite hat – etwa eine Umbuchung: Datum, Text, Soll-Konto, Haben-Konto, Betrag. Was einen Beleg braucht, nimmt der Handweg nicht an: Bank gegen ein Ertragskonto weist die Datenbank ab – der Weg ist die Rechnung, deren Freigabe und Zahlung sich selbst buchen. Ebenso jede Handbuchung auf Debitoren oder Kreditoren: Die Forderung geht über die Rechnung und ihre Zahlung, die Verbindlichkeit über die Einkaufsrechnung und die Kreditorenzahlung.
06Weiter