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Verkauf & Faktura

Offerten

Eine Offerte beginnt als Entwurf, die Freigabe zieht die Nummer, und aus ihr entsteht genau ein Folgebeleg – Auftrag oder Rechnung, mit Bezug zurück auf sie.

  • Keine Fälligkeit – die Datenbank weist sie ab: eine Offerte ist nie zahlbar
  • Nummer erst bei der Freigabe – A-2026-0001, lückenlos ohne Verfall
  • «Gültig bis» am Beleg – vorbelegt aus den Vorgaben, danach fest
  • Genau ein Folgebeleg – Auftrag oder Rechnung, nie beides
Tafel VK-1Offerten. Ein Beleg mit zwei Zuständen und einem Entscheid: «Akzeptiert» oder «Abgelehnt» steht neben «Freigegeben», und die Überführung kennt zwei Wege — zum Auftrag oder direkt zur Rechnung.

01Was es tut

Ein Angebot, das seinen Weg kennt.

Offerten stehen in der einen Belegliste, unter ihrem eigenen Reiter. Die Liste führt Datum, Nummer, Betreff, Kunde, Status und Total; gefiltert wird nach Belegart und Status, gesucht über Nummer, Betreff oder Kunde.

Eine Offerte beginnt als Entwurf: frei änderbar, ohne Nummer, löschbar. Positionen kommen aus dem Produktkatalog oder von Hand – die Positionsnummer vergibt der Server unter der Belegsperre, damit zwei gleichzeitige Klicks sich nicht überschreiben.

Neben dem Belegstatus läuft der Offerten-Entscheid: akzeptiert, abgelehnt mit Grund, oder offen. Die Freigabe zieht die Belegnummer; die PDF-Urkunde entsteht beim ersten Öffnen oder Versand. Zwei Wege führen weiter – «Zum Auftrag überführen» oder direkt zur Rechnung.

Was der Kunde bekommt, steht schon beim Schreiben rechts neben der Maske: die Belegvorschau zeichnet dasselbe Blatt wie die Urkunde, ohne es zu archivieren. Am Entwurf liegt ein diagonales «ENTWURF» über jeder Seite – ein versehentlich verschicktes Vorschaublatt soll nie als Urkunde durchgehen.

  • KundePflicht-Auswahl aus den aktiven Kunden
  • Betreff · Belegdatum · Notizdie Kopfdaten – die Notiz bleibt intern
  • Gültig biseine eigene Frist am Beleg – beim Anlegen aus den Vorgaben vorbelegt, danach von Hand änderbar
  • PositionenBezeichnung, mehrzeilige Beschreibung, Menge, Einheit, Preis, MWST-Satz, Rabatt, Leistungsdatum
  • Währungaus dem Kundenstamm – lautet der Beleg nicht auf Franken, heisst die Preisspalte «Preis (EUR)»
  • Entscheidakzeptiert · abgelehnt mit Grund · offen – nur an der freigegebenen Offerte
  • Keine Fälligkeitbeim Anlegen wie beim Ändern abgewiesen – eine Offerte ist keine Forderung

02Datenweg

Wo die Offerte in der Kette steht.

Der Regelweg führt über den Auftrag – Pflicht ist er nicht: Aus der Offerte wird auch direkt eine Rechnung.

  1. Kunden
  2. Offerten
  3. Aufträge
  4. Rechnungen
  5. Bank / CAMT

Der Entscheid läuft daneben als eigenes Merkmal: Wer die Offerte überführt, setzt «akzeptiert» damit von selbst. Eine Ablehnung verlangt einen Grund – und lässt sich «wieder offen stellen», ohne dass ein neuer Beleg entsteht.

03Zusammenhang

Was hereinkommt, was entsteht, was von selbst greift.

Kommt von

  • KundenJeder Beleg braucht einen aktiven Kunden – die Auswahl ist Pflicht. Die Zahlungsfrist des Kunden übernimmt die Offerte nicht: gerechnet wird sie erst an der Rechnung. Die Währung dagegen übernimmt sie sofort – sie steht am Kunden und bestimmt, worauf das Angebot lautet.
  • ProdukteBezeichnung, Beschreibung, Einheit, Preis und MWST-Satz füllen die Position und bleiben im Entwurf änderbar. Ein stillgelegtes Produkt kommt auf keinen neuen Beleg.
  • BelegkonfiguratorSichtbare Blöcke und ihre Reihenfolge je Belegart – bestimmt, was die PDF-Urkunde der Offerte zeigt.

Geht nach

  • Aufträge«Zum Auftrag überführen»: Der Auftrag entsteht als Entwurf mit den Positionen 1:1 – samt Rabatten und Leistungsdaten –, Währung, Belegrabatt und Notiz wandern mit, das Belegdatum wird neu gesetzt und die Gültigkeit daraus neu vorbelegt. Freigegeben wird er eigens.
  • Rechnungen«Direkt zur Rechnung» geht auch. Sie bleibt Entwurf bis zur Freigabe; erst die rechnet die Fälligkeit – am Beleg gesetzt oder aus der Frist des Kunden, Vorgabe 30 Tage.
  • ArchivDie Urkunde entsteht beim ersten Öffnen oder Versand: ein PDF je Beleg, inhaltsadressiert mit SHA-256-Prüfsumme – und geprüft, bevor es entsteht.

Greift automatisch

  • Belegnummer in der FreigabeA-2026-0001 entsteht im selben Zug wie der Statuswechsel – lückenlos, ohne Verfall: scheitert die Transaktion, rollt der Zähler zurück.
  • Fälligkeits-VerbotEine Offerte mit Fälligkeit weist die Datenbank ab – «ein Versprechen ist keine Forderung».
  • «Gültig bis» wird festgehalten, nicht gerechnetBeim Anlegen füllt die Vorgabe aus den Einstellungen die Frist – Belegdatum plus 30 Tage, wenn nichts anderes eingestellt ist. Danach steht sie am Beleg. Wer die Vorgabe später auf 14 Tage senkt, verkürzt damit keine Offerte, die schon geschrieben ist: eine Gültigkeit ist eine Zusage an den Kunden, keine Ableitung aus einer Einstellung. Gefüllt wird sie auf jedem Weg, auch beim Überführen – nicht nur beim Anlegen von Hand.
  • Belegart aus dem Reiter«Neuer Beleg» unter dem Reiter «Offerten» schlägt die Offerte vor, nicht die Rechnung. Fehlt Kunde oder Betreff, sagt der gesperrte Knopf, was fehlt.
  • Entscheid beim ÜberführenWer überführt, setzt «akzeptiert» automatisch – der Kunde hat angenommen, das Angebot trägt den Entscheid.
  • Versand vorbelegtDer E-Mail-Dialog setzt den Hauptkontakt des Kunden ein, sonst die erste aktive Mailadresse – Empfänger, Betreff und Text bleiben änderbar.

04So ist es gebaut

Vier Regeln, die hier gelten.

Wer etwas anderes versucht, bekommt eine Meldung mit dem vorgesehenen Weg – nicht nur in der Maske, sondern in der Datenbank.

Eine Offerte trägt keine Fälligkeit

Rechnung und Gutschrift werden fällig, eine Offerte nicht. Der Versuch, ihr eine Fälligkeit zu geben, wird beim Anlegen wie beim Ändern abgewiesen – von der Datenbank, nicht von der Maske.

Sonst entstehen Mahnbilder und Liquiditätszahlen aus Belegen, die nie zahlbar sind.

Die Nummer entsteht in der Freigabe – lückenlos, ohne Verfall

Der Zähler steht in einer Tabellenzeile statt in einer Sequenz: Scheitert die Freigabe, rollt er mit der Transaktion zurück, und keine Nummer verfällt. Der Preis, offen benannt: Zwei gleichzeitige Freigaben derselben Belegart warten aufeinander.

Eine Lücke im Nummernkreis ist bei OR 958f ein Erklärungsbedarf gegenüber der Revision – hier entsteht sie gar nicht erst.

Genau ein Folgebeleg

Pro Offerte entsteht ein Nachfolger – Auftrag oder Rechnung, nicht beides. Ein zweiter Versuch wird abgewiesen und nennt den vorhandenen Beleg; die Belegsperre serialisiert auch zwei gleichzeitige Überführungen.

Alles andere wäre der kürzeste Weg zur Doppelverrechnung.

Freigegeben heisst eingefroren

Geändert wird nur der Entwurf. Überführt wird nur, was freigegeben ist – was dem Kunden nie vorlag, kann er nicht angenommen haben. Eine abgelehnte Offerte wird «wieder offen» gestellt: gleiche Nummer, der Entscheid wird geleert.

So bleibt jede Urkunde das, was der Kunde bekommen hat.

05Fragen

Was hier zuerst gefragt wird.

Können wir eine bereits freigegebene Offerte noch überarbeiten?

Nein – freigegeben heisst eingefroren: Die Urkunde bleibt, wie der Kunde sie bekommen hat. Für eine neue Fassung legen Sie eine neue Offerte an; die alte bleibt mit ihrer Nummer nachvollziehbar. Eine abgelehnte Offerte lässt sich dagegen ohne neuen Beleg «wieder offen stellen».

Verschwindet eine angenommene Offerte aus der Liste?

Nein. Sie bleibt in der Belegliste, trägt neben «freigegeben» das Abzeichen «akzeptiert» und verlinkt ihren Nachfolger – «überführt in», mit dessen Nummer. So bleibt sichtbar, was aus dem Angebot geworden ist.

Wie lange gilt eine Offerte?

So lange, wie es am Beleg steht. «Gültig bis» ist ein eigenes Feld: beim Anlegen aus den Vorgaben des Mandanten vorbelegt – Belegdatum plus 30 Tage, wenn nichts anderes eingestellt ist – und danach von Hand änderbar. Es wird nicht bei jedem Blick neu gerechnet. Sonst verkürzte eine spätere Änderung der Vorgabe rückwirkend jede Offerte, die je geschrieben wurde, und die archivierte Urkunde trüge eine andere Zahl als die Maske. Ob «Gültig bis» auf dem Blatt erscheint, stellt der Belegkonfigurator je Belegart ein – es gibt das Feld nur auf Offerten und Aufträgen.

Erzeugt eine Offerte einen Buchungssatz?

Nein. Der Buchungssatz entsteht bei der Freigabe von Rechnung und Gutschrift. Die Offerte ist ein Angebot und berührt weder Hauptbuch noch MWST-Abrechnung – auch ihre Freigabe zieht nur die Nummer.

06Weiter

Woran die Offerte hängt.

Nummernkreise, Katalog und Belegausgabe richten wir in der persönlichen Einführung ein – Sie offerieren.

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