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Verkauf & Faktura

Offerten

Offerten erfassen, freigeben und in Aufträge überführen. Aus ihr entstehen Auftrag oder Rechnung, das Projekt und die Archivversion – jedes mit Bezug zurück auf sie.

  • Gültig bis statt Fälligkeit – eine Offerte ist nie zahlbar
  • Nummer erst bei der Freigabe, zusammen mit der Archivversion
  • Genau ein Zielbeleg je Typ – nie zwei Aufträge aus einer Offerte
Tafel IOfferten. Jede Zeile zeigt ihre Gültigkeit statt einer Fälligkeit; der Vorgang nennt seine Herkunft, und die Umwandlung listet auf, was in den Folgebeleg übergeht.

01Was es tut

Ein Angebot, das seinen Weg kennt.

Die Liste führt Nummer, Kunde, Datum, Gültigkeit, Verbuchungsstand, Status und Total. Gefiltert wird nach Verbuchung, Status, Projekt, Kunde und Zeitraum, gesucht über Nummer oder Kunde.

Eine Offerte beginnt als Entwurf: frei änderbar, ohne Nummer, löschbar. Positionen sind Karten – Titel, Beschreibung und Zusatztext über die volle Breite, darunter Leistungsdatum, Menge, Einheit, Preis und MWST-Satz in einer Zeile. Eine am Lead erzeugte Offerte bringt die gematchten Katalogleistungen gleich als Positionen mit.

Neben dem Belegstatus läuft ein eigener Vorgangsstatus: offen, gewonnen, verloren, verfallen. Mit der Freigabe entsteht die Belegnummer und mit ihr die Archivversion als PDF. Zwei Knöpfe führen weiter – «In Auftrag» oder direkt «In Rechnung».

  • Kundeaus dem Kundenstamm, mit Adresse und UID
  • Ausstelldatum · Gültig bisGültigkeit, keine Zahlungsfrist
  • PositionenTitel, Zusatztext, Leistungsdatum, Menge, Einheit, Preis, MWST
  • Offerten-Statusoffen · gewonnen · verloren · verfallen, die beiden letzten mit Grund
  • Projekt · LeistungslinieZuordnung für Auswertungen und Folgebelege

02Datenweg

Wo die Offerte in der Kette steht.

Der Regelweg führt über den Auftrag – Pflicht ist er nicht: Aus der Offerte wird auch direkt eine Rechnung.

  1. Leads
  2. Offerten
  3. Aufträge
  4. Rechnungen
  5. Bank / CAMT

Parallel läuft der zweite Strang: Wer die Offerte auf «akzeptiert» setzt, legt damit ihr Projekt an. In Projekte & Schulungen entstehen daraus Aufgaben und Stunden – und daraus die Rechnungsposition.

03Zusammenhang

Was hereinkommt, was entsteht, was von selbst greift.

Kommt von

  • Leads«Offerte erstellen» legt die gematchten Katalogleistungen als Positionen an: Titel, Nettopreis, MWST-Satz, Linie. Ohne Treffer bleibt die Offerte leer.
  • KundenAdresse, UID und Kontaktpersonen mit ihrer Rolle. Ein Zahlungsziel übernimmt die Offerte nicht – es wird erst am Folgebeleg gerechnet.
  • Leistungen & ArtikelTitel, Preis, Einheit und Zusatztext füllen die Position und bleiben überschreibbar; ein Steuercode der Leistung schlägt auf den Beleg durch.
  • BelegkonfiguratorSichtbare Blöcke, Kopftext und Fusstext der Belegart Offerte, mit Live-Vorschau.

Geht nach

  • Aufträge«In Auftrag»: Der Auftrag entsteht als Entwurf und wird im selben Zug über den Freigabeweg bestätigt. Positionen, Projekt, Linie, Steuercode, Währung und Gültigkeit wandern mit.
  • Rechnungen«In Rechnung» geht auch direkt. Sie bleibt Entwurf bis zum Versand; die Fälligkeit rechnet die Kette Kunde → Firmeneinstellung → 30 Tage.
  • Projekte & SchulungenEine akzeptierte Offerte erzeugt genau ein Projekt – hat der Lead schon eines angelegt, wird verknüpft statt verdoppelt.
  • ArchivJede Freigabe erzeugt eine PDF-Version mit SHA-256-Prüfsumme, jede spätere Änderung eine weitere.

Greift automatisch

  • Belegnummer bei der FreigabeOF-2026-### entsteht erst beim Freigeben, lückenlos, jede Vergabe protokolliert.
  • Status-Matrix je BelegartEntwurf führt auf versendet, akzeptiert oder abgelehnt – geprüft in der Oberfläche und im Datenbank-Auslöser.
  • Verbuchungsstand als eigenes MerkmalDie Liste liest ihn aus der Buchhaltung, nicht aus dem Belegstatus. Eine Offerte steht dort immer auf «Entwurf».
  • Rollen-Routing im MailversandOfferte und Auftrag gehen an die Kontaktperson «Projektleitung», sonst an die Standardadresse. Eine von Hand gesetzte Adresse gewinnt immer.

04So ist es gebaut

Vier Regeln, die hier gelten.

Wer etwas anderes versucht, bekommt eine Meldung mit dem vorgesehenen Weg – in der Maske und noch einmal in der Datenbank.

Gültigkeit ist nicht Fälligkeit

Offerte und Auftrag haben eine Gültigkeit, Rechnung und Gutschrift eine Fälligkeit. Das andere Datumsfeld wird beim Speichern geleert; die Datenbank weist denselben Fall zusätzlich ab.

Sonst entstehen Mahnbilder und Liquiditätszahlen aus Belegen, die nie zahlbar sind.

Nummer und Archivversion in einem Vorgang

Freigeben heisst: Nummer reservieren, PDF erzeugen, Version registrieren, Status wechseln. Scheitert ein Schritt, bleibt der Beleg Entwurf und die Nummer geht mit begründeter Lücke ins Protokoll zurück.

Eine freigegebene Offerte ohne Archivversion entsteht so nicht – verlangt von OR 958f und der GeBüV.

Genau ein Zielbeleg je Typ

Pro Offerte entsteht höchstens ein Auftrag und höchstens eine Rechnung. Ein zweiter Versuch wird abgewiesen und nennt die vorhandene Belegnummer.

Ein eindeutiger Index in der Datenbank ist die letzte Linie, nicht die Maske.

Aus «abgelehnt» geht es nur zurück in den Entwurf

Eine abgelehnte Offerte springt nicht direkt auf «akzeptiert». Sie kehrt zuerst in den Entwurf zurück und wird von dort neu freigegeben.

So läuft jeder Eintritt in einen freigegebenen Zustand über Nummernvergabe und Archivierung – ohne Ausnahme.

05Fragen

Was hier zuerst gefragt wird.

Können wir eine bereits versendete Offerte noch überarbeiten?

Ja. Freigegebene Offerten und Aufträge bleiben nachbearbeitbar – eine Offerte wird vor der Annahme legitim überarbeitet. Dafür erzeugt jede Änderung zwingend eine neue Archivversion.

Verschwindet eine angenommene Offerte aus der Liste?

Nein. Sie bleibt in der Arbeitsliste und steht auf «akzeptiert»; die Umwandlung legt nur eine weitere Archivversion an. Aus der Liste nimmt sie erst der Knopf «Archivieren» am Zeilenende – unter Archiv bleibt sie lesbar und wiederherstellbar.

Erzeugt eine Offerte einen Buchungssatz?

Nein. Verbucht werden Rechnung, Gutschrift, Einkaufsrechnung, Spese und Zahlung. Die Offerte ist ein Angebot und berührt weder Hauptbuch noch MWST-Abrechnung. Der Verbuchungsstand steht darum in einer eigenen Spalte – die Statusspalte sagt darüber nichts.

06Weiter

Woran die Offerte hängt.

Nummernkreise, Katalog und Belegvorlage richten wir in der persönlichen Einführung ein – Sie offerieren.

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