Verkauf & Faktura
Produkte
Katalog der Leistungen und Artikel mit Preis, Einheit und MWST-Satz. Jede Position, die Sie fakturieren, beginnt hier als Vorlage – der Beleg friert die Werte beim Einfügen ein.
- Menge und Einheit – Pflicht jeder Position, Art. 26 Abs. 2 Bst. d MWSTG
- MWST-Satz je Eintrag – Vorgabe aus den Einstellungen des Mandanten
- Ein Ertragskonto für den ganzen Erlös – das Kontenmapping entscheidet, Vorgabe 3400
- Eingefrorene Werte – eine Preispflege ändert keinen bestehenden Beleg
| Nummer | Bezeichnung | Preis CHF | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Schulung · 3 | |||||
| P-001 | Workshop Kommunikation · Zweitagesseminar inkl. Unterlagen | 2'400.00 | |||
| P-002 | Seminarunterlagen · gedruckt, je Teilnehmer | 45.00 | |||
| P-003 | Schulungstag vor Ort | 1'950.00 | |||
| Advisory · 4 | |||||
| P-004 | Beratungsstunde | 180.00 | |||
| P-005 | Projektleitung | 195.00 | |||
| P-006 | Analyse und Konzept · Aufnahme, Bericht, Empfehlung | 1'750.00 | |||
| P-007 | Beratung Ausland · Ort der Leistung im Ausland | 2'150.00 | |||
| Promptly · 3 | |||||
| P-008 | Promptly Lizenz · je Nutzer und Monat | 39.00 | |||
| P-009 | Einrichtung Promptly | 890.00 | |||
| P-010 | Promptly Support | 160.00 | |||
| Weitere · 2 | |||||
| P-011 | Kleinmaterial Inaktiv | 12.00 | |||
| P-012 | Anfahrtspauschale | 90.00 | |||
01Was es tut
Ein Eintrag, der eine ganze Belegposition kennt.
Der Katalog ist die Vorlagenebene des Verkaufs: Ein Eintrag ist eine Belegposition auf Vorrat – mit Preis, Einheit und MWST-Satz.
Ein Paket ist keine eigene Gattung, sondern ein Eintrag mit der Einheit «Pauschale» und Fixpreis; sein Inhalt steht in der Beschreibung. Der Menüpunkt heisst in der Suite «Produkte» – «Leistungen» sind dort die am Tag der Arbeit erfassten Leistungen, nicht der Katalog.
- Nummerfrei, je Mandant eindeutig – Vorschlag P-001
- Bezeichnungwird der Positionstitel
- BeschreibungZweitzeile der Liste, wandert auf die Position
- GruppeFreitext – schulung, advisory, …; neue entstehen beim Tippen
- EinheitFreitext, Vorgabe Stunde
- Einzelpreis (CHF)netto
- MWST %0 bis 100, Vorgabe aus den Einstellungen
- Sortierungbestimmt die Reihenfolge – die Suite vergibt in Zehnerschritten
- Statusaktiv oder stillgelegt
Die Tabelle führt den ganzen Katalog nach Gruppen gegliedert, jede Gruppenzeile trägt ihre Anzahl; der Seitenkopf zählt Produkte, Gruppen und Stillgelegte. Die Suche geht über Nummer, Bezeichnung und Beschreibung und lässt sich als Adresse weitergeben (/suite/produkte?q=…); auf Telefon und Tablet liegen die Handgriffe einer Zeile im «…».
02Zusammenhang
Woran der Katalog hängt.
Kein Modul im Verkauf steht so weit vorne – und keines wird von so vielen anderen gelesen.
DatenwegWo der Eintrag im Belegkreis steht.
- Produkte
- Offerten
- Aufträge
- Rechnungen
- Hauptbuch & Buchungen
VerknüpfungenWas hereinkommt, was hinausgeht, was von selbst greift.
Kommt von
- KontenübersichtDie Freigabe bucht den ganzen Nettoerlös auf das eine Ertragskonto des Kontenmappings – Vorgabe 3400. Ein Erlöskonto je Eintrag gibt es bewusst nicht.
- MandantenDer Katalog gehört einem Mandanten; die Zeilensicherheit trennt Lesen und Ändern. Wer «Lesend» ist – etwa die Treuhand –, sieht ihn und ändert ihn nicht.
Geht nach
- OffertenEine Position aus dem Katalog übernimmt Bezeichnung, Beschreibung, Einheit, Preis und Satz – die Menge nennen Sie.
- RechnungenDerselbe Positionsweg gilt für Offerte, Auftrag, Rechnung und Gutschrift – eine Funktion, vier Belegarten.
- LeistungenEine erfasste Leistung wählt einen Katalogeintrag – Preis und Einheit kommen mit; ohne Eintrag gilt der frei genannte Preis.
- VerträgeVertragspositionen entstehen aus Katalogeinträgen; die Werte werden am Vertrag eingefroren und je Periode in Rechnung gestellt.
Greift automatisch
- Der Beleg friert die Werte einBeim Einfügen werden Bezeichnung, Beschreibung, Einheit, Preis und Satz zu Werten der Position. Der Produktstamm kann sich ändern, der Beleg nicht.
- Der Satz wandert mitJeder Eintrag trägt seinen MWST-Satz; die MWST-Abrechnung weist je Satz aus, gerundet je Beleg, und zieht Gutschriften ab.
- Der Vorgabesatz kommt aus den EinstellungenDas Anlegeformular übernimmt den Standardsatz des Mandanten, bis Sie ihn anfassen – ein still angenommener Satz wird so nie zufällig.
- Nur aktive Einträge in der AuswahlStillgelegte bleiben lesbar und in alten Belegen sichtbar, kommen aber in keinen neuen Beleg – die Meldung nennt die Nummer.
03So ist es gebaut
Drei Regeln, die im Katalog stecken.
Wer etwas anderes versucht, bekommt den vorgesehenen Weg genannt – im Klartext.
Der Preis ist eine Vorlage, kein Zwang
Beim Einfügen wandern Bezeichnung, Beschreibung, Einheit, Preis und Satz als Momentaufnahme in die Position. Dort bleiben sie änderbar, bis der Beleg freigegeben ist – danach heisst der Weg Korrektur, nicht Nachbessern.
So ändert eine Preispflege nie einen Betrag auf einem bestehenden Beleg.
Gelöscht wird nicht – stillgelegt schon
Einen Katalogeintrag gibt es nur zum Stilllegen und Reaktivieren, nicht zum Löschen. Stillgelegt kommt er auf keinen neuen Beleg; die Meldung nennt seine Nummer.
Alte Positionen behalten ihre Werte ohnehin – sie sind Kopien, keine Verweise.
Keine Position ohne Menge und Einheit
Die Datenbank nimmt keine Position ohne Menge und Einheit an – und ein Beleg ganz ohne Positionen wird nicht freigegeben.
Art. 26 Abs. 2 Bst. d MWSTG verlangt Art und Umfang der Leistung – hier ist das keine Prüfliste, sondern eine Spaltenbedingung.
04Fragen
Was zuerst gefragt wird.
Was passiert mit bestehenden Belegen, wenn wir einen Preis erhöhen?
Nichts. Der neue Preis gilt für Positionen, die danach eingefügt werden. Bestehende Belege behalten Betrag, Bezeichnung und Einheit – auch wenn der Eintrag inzwischen stillgelegt ist.
Wie hinterlegen wir eine Leistung, die nicht steuerbar ist?
Über den Satz: 0 Prozent am Eintrag. Eine Auswahl von Steuercodes gibt es nicht – die MWST-Abrechnung weist je Satz aus, und eine 0-Prozent-Position erhöht die Steuer nicht.
Können wir etwas fakturieren, das nicht im Katalog steht?
Ja. Neben der Katalogauswahl gibt es die freie Position: Bezeichnung, Beschreibung, Menge, Einheit, Preis und Satz von Hand. Der Katalog beschleunigt den Regelfall, er sperrt den Sonderfall nicht.
05Weiter