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Verkauf & Faktura

Belegkonfigurator

Erscheinungsbild je Belegart einstellen: welche optionalen Felder erscheinen, in welcher Reihenfolge die Textblöcke unter der Totalzeile stehen, welche Texte gedruckt werden. Die Pflichtangaben stehen dabei nicht zur Wahl.

  • Vier Belegarten – Rechnung, Angebot, Auftrag, Gutschrift – je eigenständig eingestellt
  • Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG nicht abwählbar, auch nicht über den Datenweg
  • QR-Zahlteil nach SIX nicht konfigurierbar
  • Wirkung nur vorwärts – archivierte Versionen bleiben unverändert
Tafel VK-3Belege & Nummern. Nummernkreise je Belegart und Jahr, dazu die Belegausgabe der Belegart «Rechnung»: optionale Felder, die Reihenfolge der Textblöcke und die Texte — Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG und der QR-Zahlteil sind fest und stehen nicht zur Wahl.

01Was es tut

Ein Ort für das Aussehen aller Belege.

Er liegt in den Einstellungen unter «Belege & Nummern» und wirkt auf die PDF-Ausgabe: Belegart wählen, die optionalen Felder schalten, die vier Textblöcke ordnen, die drei Texte schreiben.

  • LogoBild, Position und Akzentfarbe aus «Firma»
  • Ansprechperson im EmpfängerblockZusätzliche Zeile in der Adresse
  • KontaktzeileTelefon und Website unter dem Absender
  • «Gültig bis»Nur auf Offerten und Aufträgen
  • FälligkeitsdatumNur auf Rechnungen und Gutschriften
  • Laufende Positionsnummer1., 2., 3. vor der Bezeichnung
  • Zusatztexte der PositionenBeschreibung unterhalb des Titels
  • KopftextÜber der Positionstabelle
  • BemerkungFreitext des Belegs
  • Standardtext der BelegartOfferten-, Auftrags- und Zahlungstext aus «Firma»
  • ZahlungsbedingungenEigener Text je Belegart
  • FusszeileEigener Fusstext je Belegart
  • Zahlverbindung im KlartextIBAN und Bank als Text – auf jedem Beleg ohne QR-Zahlteil: Angebot, Auftrag, Gutschrift, Fremdwährungsrechnung

Unter der Totalzeile stehen vier Blöcke – Aufteilung nach Steuersatz, Bemerkung, Standardtext, Zahlungsbedingungen –, deren Reihenfolge Sie mit den Pfeilen bestimmen. Kopftext, Zahlungsbedingungen und Fusszeile nehmen Zeilenumbrüche an und drucken sie mit; eine Zeilenzahl schreibt keines der drei Felder vor – sie sind nur auf das übliche Mass eingerichtet, zwei Zeilen für Kopftext und Zahlungsbedingungen, drei für die Fusszeile. Unter den Einstellungen steht ein Musterblatt: Kunde und Positionen sind erfunden, die Firmendaten sind Ihre echten. Es folgt dem, was Sie gerade eingestellt haben – auch ungespeichert – und wird auf demselben Weg gezeichnet wie eine Urkunde, nur wird nichts davon abgelegt: kein Beleg, keine Nummer, keine Datei. Fehlt Ihrem Mandanten etwas, ohne das kein Beleg-PDF entsteht, steht es über dem Blatt – bevor der erste Kunde es merkt. «Auf Standard zurücksetzen» verwirft die eigene Vorlage; dann gilt wieder der Standard der Belegart. Bleibt der Fusstext leer, gilt die allgemeine Fusszeile.

02Datenweg

Eingestellt einmal, wirksam bei jeder Ausgabe.

Der Konfigurator steht vor dem Beleg, nicht darin: nichts über Betrag oder Status, alles über das gedruckte Blatt.

  1. Einstellungen
  2. Belegkonfigurator
  3. Offerten
  4. Rechnungen
  5. Archiv

03Zusammenhang

Woher das Layout kommt und wohin es wirkt.

Kommt von

  • EinstellungenDer Raum «Firma» liefert Logo, Akzentfarbe und Logoposition sowie die vier Standardtexte – Offerten-, Auftrags-, Zahlungstext und Fusszeile.
  • KundenEmpfängerblock: Name, Zusatz und Adresse aus dem Kundenstamm; hier steht nur, welche optionalen Zeilen gedruckt werden.
  • ProdukteTitel, Zusatztext, Einheit und Steuersatz der Positionen; ob der Zusatztext erscheint, steht hier.
  • Benutzer & RollenDie Seite ist dem Inhaber vorbehalten – jede andere Rolle sieht statt der Maske den Hinweis «Dem Inhaber vorbehalten».

Geht nach

  • Offerten«Gültig bis», Kopftext und Blockreihenfolge der Offerte – eigenständig von der Rechnung.
  • AufträgeDerselbe Feldsatz wie die Offerte: mit «Gültig bis», ohne Fälligkeitsdatum, ohne QR-Zahlteil.
  • RechnungenFälligkeitsdatum, Positionsnummern und Zahlungsbedingungen auf dem Beleg; der QR-Zahlteil bleibt unberührt.
  • GutschriftenDer Korrekturbeleg trägt sein eigenes Layout, nicht das der Ursprungsrechnung.
  • ArchivNicht nur die Freigabe – jede Ausgabe legt ihren Stand als PDF mit SHA-256-Prüfsumme ab, auch Download und Wiederversand.

Greift automatisch

  • Sperre im DatenwegDas Abwählen einer Pflichtangabe weist die Datenbank ab – auch wenn es nicht über die Maske kommt.
  • Normalisierung beim LadenPflichtangaben werden auf sichtbar gesetzt, unbekannte Blöcke entfernt, fehlende hinten angehängt.
  • Byte-gleiche AusgabeGleicher Inhalt ergibt denselben SHA-256 und keine neue Archivversion; geändertes Layout ergibt eine.
  • Vorschau ohne ArchivversionDie Vorschau an der Belegmaske zeichnet mit demselben Renderer aus derselben Quelle wie die Urkunde und schreibt dabei nichts – keine Archivzeile, keine Prüfsumme, keine Datei. Fehlende Angaben nennt sie als Liste über dem Blatt, statt gar nichts zu zeigen.
  • Skonto als ZahlungsbedingungIst auf der Rechnung kein eigener Zahlungstext hinterlegt und Skonto eingestellt, druckt die Ausgabe den Skonto-Satz aus den Vorgaben.
  • Standard ohne VorlageOhne gespeicherte Vorlage gilt der Standard der Belegart – die Maske sagt es mit «Es gilt der Standard.» dazu.

04So ist es gebaut

Gestaltung ist wählbar – Pflichtangaben nie.

Die Grenze liegt nicht in einer Empfehlung, sondern zweifach im Bau: in der Maske und in der Datenbank.

Zwölf Angaben sind gesperrt

Auf der Rechnung tragen zwölf Angaben das Kennzeichen «Pflicht»: Name und Adresse beider Parteien, MWST-Nummer, Ausstell- und Leistungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag, Total, Aufteilung nach Steuersatz und QR-Zahlteil. Die Maske führt sie gar nicht erst auf – wählbar sind nur die optionalen Felder –, und die Datenbank weist ihr Abwählen ab.

Eine Sperre nur in der Oberfläche schützt nicht vor dem direkten Datenweg – und ein Beleg ohne Pflichtangabe ist zum Vorsteuerabzug untauglich (Art. 26 MWSTG).

Der QR-Zahlteil bleibt fest

Zahlteil und Empfangsschein folgen den SIX Implementation Guidelines. Im Konfigurator taucht der QR-Zahlteil gar nicht erst auf – einstellbar ist nichts daran. Gedruckt wird er auf jeder Rechnung in Franken, für die eine IBAN hinterlegt ist. Eine Rechnung in fremder Währung trägt keinen: die QR-Rechnung ist ein Schweizer Frankenverfahren. Dort greift stattdessen die Zahlverbindung im Klartext.

Er wird von Maschinen gelesen. Ein abweichender Aufbau macht die Rechnung für die Bank unlesbar.

Änderungen wirken nur vorwärts

Archivierte Versionen bleiben unverändert. Die nächste Ausgabe eines freigegebenen Belegs legt eine zusätzliche Version mit eigener Prüfsumme neben der alten ab.

Der ausgegebene Stand muss rekonstruierbar bleiben – verlangt von OR 958f und der GeBüV.

Die vier Blöcke bleiben vollzählig

Verschieben ja, entfernen nein: Fehlt ein Block in der gespeicherten Reihenfolge, hängt die Suite ihn wieder an. Bemerkung, Standardtext und Zahlungsbedingungen blenden Sie über ihr Feld aus – die Aufteilung nach Steuersatz nicht.

Bei mehreren Steuersätzen auf einem Beleg verlangt das Mehrwertsteuerrecht die Aufteilung.

05Fragen

Was zuerst gefragt wird.

Können wir je Kunde ein eigenes Layout hinterlegen?

Nein. Die Konfiguration gilt je Belegart für den Mandanten – eine für alle Offerten, eine für alle Rechnungen. Kundenspezifisch sind die Inhalte: Adresse und Zahlungsfrist stehen im Kundenstamm, der Text der Zahlungsbedingungen hier.

Sehen wir vorher, was der Kunde bekommt?

Ja – an der Belegmaske, nicht hier. Rechts neben dem Beleg steht die Vorschau: dasselbe Blatt, gezeichnet mit demselben Renderer aus derselben Quelle wie die Urkunde, aber ohne zu archivieren. Sie lässt sich aus- und wieder einblenden und in der Breite verstellen. Ein Entwurf trägt dabei ein diagonales «ENTWURF» über jeder Seite – auch über dem Zahlteil, denn das ist der Teil, der bezahlt würde.

Was passiert mit bereits versendeten Rechnungen?

Nichts. Ihre Archivversionen bleiben unverändert – sie sind der Stand, der das Haus verlassen hat. Eine erneute Ausgabe erzeugt eine weitere Version mit eigener Prüfsumme; die alte bleibt daneben lesbar.

Kann die Treuhand das Layout ändern?

Nein. Die Seite «Belege & Nummern» ist dem Inhaber vorbehalten – jede andere Rolle sieht statt der Maske den Hinweis «Dem Inhaber vorbehalten». Geschrieben wird ohnehin nur auf den eigenen Mandanten.

06Weiter

Woran das Layout hängt.

Ihr Belegbild richten wir in der persönlichen Einführung mit Ihnen ein – danach stimmt jede Ausgabe.

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