Verkauf & Faktura
Belegkonfigurator
Erscheinungsbild je Belegart einstellen: welche optionalen Felder erscheinen, in welcher Reihenfolge die Textblöcke unter der Totalzeile stehen, welche Texte gedruckt werden. Die Pflichtangaben bleiben dabei gesperrt.
- Vier Belegarten – Offerte, Auftrag, Rechnung, Gutschrift – je eigenständig eingestellt
- Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG nicht abwählbar, auch nicht über den Datenweg
- QR-Zahlteil nach SIX nicht konfigurierbar
- Wirkung nur vorwärts – archivierte Versionen bleiben unverändert
Kopftext
Zahlungsbedingungen
Fusstext
01Was es tut
Ein Ort für das Aussehen aller Belege.
Er liegt in den Einstellungen und wirkt auf die PDF-Ausgabe: Belegart wählen, die zwölf optionalen Felder schalten, die Textblöcke ordnen, die drei Texte schreiben.
- LogoPosition und Akzentfarbe aus «Firma & Branding»
- Ansprechperson im EmpfängerblockZusätzliche Zeile in der Adresse
- KontaktzeileTelefon und Website unter dem Absender
- «Gültig bis»Nur auf Offerten und Aufträgen
- FälligkeitsdatumNur auf Rechnungen und Gutschriften
- Laufende Positionsnummer1., 2., 3. vor der Bezeichnung
- Zusatztexte der PositionenBeschreibung unterhalb des Titels
- KopftextÜber der Positionstabelle
- BemerkungFreitext des Belegs
- Standardtext der BelegartAus «Dokumente & Nummern»
- ZahlungsbedingungenEigener Text je Belegart
- FusszeileEigener Fusstext je Belegart
Unter der Totalzeile stehen vier Blöcke – Aufteilung nach Steuersatz, Bemerkung, Standardtext, Zahlungsbedingungen –, deren Reihenfolge Sie mit den Pfeilen bestimmen. Die Vorschau daneben ist schematisch: Zeile für Zeile, was auf dem Blatt stehen wird, nicht das gerenderte PDF. Bleibt der Fusstext leer, gilt die allgemeine Fusszeile aus «Dokumente & Nummern».
02Datenweg
Eingestellt einmal, wirksam bei jeder Ausgabe.
Der Konfigurator steht vor dem Beleg, nicht darin: nichts über Betrag oder Status, alles über das gedruckte Blatt.
- Einstellungen
- Belegkonfigurator
- Offerten
- Rechnungen
- Archiv
03Zusammenhang
Woher das Layout kommt und wohin es wirkt.
Kommt von
- Einstellungen«Firma & Branding» liefert Logo und Akzentfarbe, «Dokumente & Nummern» die allgemeinen Standardtexte.
- KundenEmpfängerblock und Ansprechperson; hier steht nur, ob die Ansprechperson gedruckt wird.
- Leistungen & ArtikelTitel, Zusatztext, Einheit und Steuercode der Positionen; ob der Zusatztext erscheint, steht hier.
- Benutzer & RollenGeschrieben wird nur auf den eigenen Mandanten; wer über eine Lesefreigabe mitsieht, bekommt die Maske gesperrt.
Geht nach
- Offerten«Gültig bis», Kopftext und Blockreihenfolge der Offerte – eigenständig von der Rechnung.
- AufträgeDerselbe Feldsatz wie die Offerte: mit «Gültig bis», ohne Fälligkeitsdatum, ohne QR-Zahlteil.
- RechnungenFälligkeitsdatum, Positionsnummern und Zahlungsbedingungen auf dem Beleg; der QR-Zahlteil bleibt unberührt.
- GutschriftenDer Korrekturbeleg trägt sein eigenes Layout, nicht das der Ursprungsrechnung.
- ArchivNicht nur die Freigabe – jede Ausgabe legt ihren Stand als PDF mit SHA-256-Prüfsumme ab, auch Download und Wiederversand.
Greift automatisch
- Sperre im DatenwegDas Abwählen einer Pflichtangabe und das Entfernen des Pflichtblocks werden auch abgewiesen, wenn sie nicht über die Maske kommen.
- Normalisierung beim LadenPflichtangaben werden auf sichtbar gesetzt, unbekannte Blöcke entfernt, fehlende hinten angehängt.
- Byte-gleiche AusgabeGleicher Inhalt ergibt denselben SHA-256 und keine neue Archivversion; geändertes Layout ergibt eine.
- Merker für die NacharchivierungEine Layoutänderung setzt die freigegebenen Belege dieser Art auf «Archivierung ausstehend».
- Selbsttest mit MesswertenEin Prüflauf blendet ein optionales Feld aus, lässt Pflichtfeld und Pflichtblock abweisen und gibt beide Meldungen zurück.
04So ist es gebaut
Gestaltung ist wählbar – Pflichtangaben nie.
Die Grenze liegt nicht in einer Empfehlung, sondern zweifach im Bau: in der Maske und in der Datenbank.
Zwölf Angaben sind gesperrt
Auf der Rechnung tragen zwölf Angaben das Kennzeichen «Pflicht»: Name und Adresse beider Parteien, MWST-Nummer, Ausstell- und Leistungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag, Total, Aufteilung nach Steuersatz und QR-Zahlteil. Die Maske deaktiviert sie, die Datenbank weist ihr Abwählen ab.
Eine Sperre nur in der Oberfläche schützt nicht vor dem direkten Datenweg – und ein Beleg ohne Pflichtangabe ist zum Vorsteuerabzug untauglich (Art. 26 MWSTG).
Der QR-Zahlteil bleibt fest
Zahlteil und Empfangsschein folgen den SIX Implementation Guidelines. Im Konfigurator erscheint der QR-Zahlteil als gesperrte Zeile und als fester Platz am Fuss der Vorschau – einstellbar ist nichts daran.
Er wird von Maschinen gelesen. Ein abweichender Aufbau macht die Rechnung für die Bank unlesbar.
Änderungen wirken nur vorwärts
Archivierte Versionen bleiben unverändert. Freigegebene Belege dieser Art bekommen den Merker «Archivierung ausstehend»; die nächste Ausgabe legt eine zusätzliche Version neben der alten ab.
Der ausgegebene Stand muss rekonstruierbar bleiben – verlangt von OR 958f und der GeBüV.
Die vier Blöcke bleiben vollzählig
Verschieben ja, entfernen nein: Fehlt ein Block in der gespeicherten Reihenfolge, hängt die Suite ihn wieder an. Bemerkung, Standardtext und Zahlungsbedingungen blenden Sie über ihr Feld aus – die Aufteilung nach Steuersatz nicht.
Bei mehreren Steuersätzen auf einem Beleg verlangt das Mehrwertsteuerrecht die Aufteilung.
05Fragen
Was zuerst gefragt wird.
Können wir je Kunde ein eigenes Layout hinterlegen?
Nein. Die Konfiguration gilt je Belegart für den Mandanten – eine für alle Offerten, eine für alle Rechnungen. Kundenspezifisch sind die Inhalte: Ansprechperson und Zahlungsfrist stehen im Kundenstamm, der Text der Zahlungsbedingungen hier.
Was passiert mit bereits versendeten Rechnungen?
Nichts. Ihre Archivversionen bleiben unverändert – sie sind der Stand, der das Haus verlassen hat. Eine erneute Ausgabe erzeugt eine weitere Version mit eigener Prüfsumme; die alte bleibt daneben lesbar.
Kann die Treuhand das Layout ändern?
Nein. Über die Lesefreigabe sieht sie die Konfiguration; Auswahlfelder, Pfeile und Textfelder bleiben deaktiviert. Geschrieben wird nur auf den eigenen Mandanten.
06Weiter