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Einkauf & Spesen

Spesen

Auslagen und Quittungen, die keine Lieferantenrechnung durchlaufen. Sie wählen das Aufwandkonto und den Zahlweg, hängen den Beleg an – und erst dann entsteht die Buchung.

  • Beleg ist Pflicht – ohne Datei keine Verbuchung
  • Zwei Zahlwege – privat ausgelegt oder Firmenkarte
  • Eigene Personenliste – auch ohne Zugang zur Suite
  • Drei Stände – erfasst, verbucht, storniert
Tafel ASpesen. Erfassen, mit Beleg verbuchen, sonst gar nicht: die Liste führt jede Auslage von «erfasst» über «verbucht» bis höchstens «storniert», und der Belegdialog nennt beim Namen, wohin die Gegenbuchung geht — bei privat ausgelegtem Geld an das Kontokorrent der Person, bei der Firmenkarte an die Bank.

Stilisierte Nachbildung der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten der Musterbetrieb GmbH – kein Bildschirmfoto.

01Was es tut

Eine Auslage, drei Fragen: welches Konto, welcher Beleg, wer hat sie gezahlt.

Spesen erfassen die Auslagen, für die es keine Lieferantenrechnung gibt – Bahnfahrt, Parkgebühr, Kleinmaterial, Verpflegung.

Eine neue Spese ist erst einmal erfasst: sie steht in der Liste und lässt sich bearbeiten oder entfernen, gebucht ist noch nichts. «Bearbeiten …» – in der Zeile der Stift, unter 1024 px im «…» – öffnet den Erfassungsdialog vorbefüllt, der Betrag steht inkl. MWST. Erst «Beleg & verbuchen …» macht sie zum Aufwand – und dafür braucht es mindestens eine angehängte Datei: bis dahin ist «… verbuchen» im Dialog gesperrt, daneben steht «Es fehlt der Beleg».

Drei Kennzahlen stehen über der Liste: «Noch nicht verbucht» mit der Bruttosumme, die auf Beleg und Buchung wartet, «Verbucht» mit der Summe, die im Journal steht, und «Mitarbeitende» – die Zahl der Personen, denen sich «privat ausgelegt» zuordnen lässt. Die Liste selbst zeigt alle Spesen des Mandanten mit Datum, Spese, Ausgelegt von, Brutto und Stand; sie ist sortierbar, und ihre Summenzeile zählt das Brutto über alle Zeilen.

Wer privat ausgelegt hat, wird in einer eigenen Namensliste geführt – nicht in der Benutzerverwaltung. Aushilfen und Externe haben Spesen, aber keinen Zugang; eine fehlende Person legen Sie direkt in der Erfassungsmaske an.

Was eine Spese erfasst

  • Datummit dem heutigen Tag vorbelegt; ein Tag in der Zukunft wird nicht angenommen – die Maske sagt es am Feld, und die Buchhaltung weist ihn beim Erfassen wie beim Ändern selbst ab, mit dem Datum und dem heutigen Tag im Satz
  • Bezogen beiwo die Auslage angefallen ist, Pflichtfeld
  • BeschreibungFreitext, Pflichtfeld
  • Aufwandkontoaus dem eigenen Kontenplan; nur aktive Aufwandkonten stehen zur Wahl
  • Betrag ist«inkl. MWST» (Vorgabe, getippt wird der Betrag der Quittung) oder «ohne MWST»
  • Brutto CHFbzw. Netto CHF – muss grösser als null sein
  • MWST %8.1 vorbelegt; leer gelassen heisst 0 % – für Belege ohne ausgewiesene Steuer
  • Zahlweg«privat ausgelegt» oder «Firmenkarte / Kasse»
  • Ausgelegt vonerscheint nur bei «privat» und ist dort Pflicht
  • Projektoptional; die Auswahl erscheint nur, wenn der Mandant Projekte führt

02Datenweg

Ein Weg in die Buchhaltung – der Zahlweg entscheidet nur, wer das Geld vorgestreckt hat.

Aufwand und Vorsteuer stehen immer im Soll. Im Haben steht die Bank oder das Kontokorrent der Person.

Der Buchungsweg

  1. Spesen
  2. Hauptbuch & Buchungen
  3. MWST-Abrechnung
  4. Erfolgsrechnung
  5. Treuhänder-Export

Das Verbuchen schreibt den Buchungssatz selbst: das gewählte Aufwandkonto im Soll mit dem Netto, die Vorsteuer im Soll – aber nur, wenn ein Steuerbetrag anfällt –, das Gegenkonto im Haben mit dem Brutto. Der Buchungstext trägt «Spese», die Herkunft und die Beschreibung; bei privat ausgelegtem Geld auch den Namen der Person. Von dort steht die Auslage in der Erfolgsrechnung und ihre Vorsteuer in der Periodenabrechnung.

Der Weg des Geldes

  1. Spesen
  2. Konten & Kontierung
  3. Hauptbuch & Buchungen
  4. Bilanz

«Firmenkarte / Kasse» bucht ins Haben der Bank – das Geld ist weg, der Fall ist erledigt. «Privat ausgelegt» bucht ins Haben von 2140 Kontokorrent Mitarbeitende: die Schuld an die Person steht als Posten in der Bilanz, bis sie zurückgezahlt wird. Die Rückzahlung ist eine eigene Buchung – so sieht man jederzeit, wem man wie viel schuldet.

03Zusammenhang

Kommt von

  • Konten & KontierungDie Auswahl «Aufwandkonto» ist Ihr Kontenplan; die Gegenkonten Bank, Kontokorrent Mitarbeitende und Vorsteuer kommen aus der Kontierung.
  • DokumentenablageDer Beleg. Dieselbe Ablage wie überall: Prüfsumme, Festschreiben, Abruf über einen kurzlebigen Link.
  • ProjekteDie optionale Projektzuordnung. Führt der Mandant keine Projekte, erscheint das Feld gar nicht.
  • MandantenSpesen und Personenliste gehören je Mandant. Ohne gewählten Mandanten zeigt die Seite gar keine Liste.

Geht nach

  • Hauptbuch & BuchungenDer Buchungssatz mit der Buchungsart «spese»: Aufwand und Vorsteuer im Soll, Bank oder Kontokorrent im Haben.
  • MWST-AbrechnungDie Vorsteuer verbuchter Spesen zählt je Satz mit – neben der aus den Einkaufsrechnungen, gerundet je Spese wie in der Buchung.
  • ErfolgsrechnungDer Aufwand auf dem Konto, das Sie bei der Erfassung gewählt haben.
  • BilanzPrivat ausgelegte Beträge stehen als Kontokorrent-Schuld an die Person, bis sie zurückgezahlt sind.
  • Treuhänder-ExportDer Buchungssatz im CSV-Journal; stornierte Buchungen bleiben darin und sind gekennzeichnet.

Greift automatisch

  • BelegprüfungOhne angehängte Datei weist die Datenbank das Verbuchen ab – nicht nur die Maske.
  • KontoprüfungEine Spese geht nur auf ein Aufwandkonto. Ein Aktivkonto würde eine Anschaffung als Spese tarnen; dafür gibt es den Einkauf.
  • AusgleichsprüfungDer Buchungssatz entsteht nur, wenn Soll gleich Haben ist und nicht null – sonst entsteht er gar nicht.
  • Ändern, entfernen oder stornierenUnverbucht wird bearbeitet oder entfernt, verbucht wird storniert und neu erfasst. Die Datenbank lässt keinen dieser Wege am falschen Ort zu – eine verbuchte Spese nimmt keine Änderung an.
  • PeriodensperreBuchungen in ein abgeschlossenes Geschäftsjahr werden abgewiesen.
  • Jede Grenze steht in ihrer MeldungEin MWST-Satz ausserhalb von 0 bis 100, ein leeres «Bezogen bei», eine fehlende Beschreibung: Seit dem 01.09.2026 nennt jede dieser drei Abweisungen die Grenze und den nächsten Schritt, mit Beispiel – beim MWST-Satz zusätzlich den Wert, der ankam, und die vier Schweizer Sätze. Vorher stand dort der rohe Name der verletzten Datenbankbedingung – ein Satz für die Datenbank, keiner für einen Menschen.

04So ist es gebaut

Drei Regeln, die in der Spese stecken – nicht in einer Weisung.

Die Oberfläche sagt sie an; durchsetzen tut sie die Datenbank.

Ohne Beleg keine Verbuchung

Eine Spese ohne Beleg ist eine Behauptung, und die GeBüV nimmt keine Behauptungen. Darum trennt die Suite die beiden Schritte: erfassen geht sofort, verbuchen erst, wenn eine Datei am Beleg hängt. Der Knopf heisst deshalb «Beleg & verbuchen …» – er öffnet zuerst die Anhänge, und «… verbuchen» wird erst frei, wenn eine Datei angehängt ist.

Und ein Verweis genügt nicht: gezählt wird die registrierte, nicht gelöschte Datei. Fehlt sie, bricht das Verbuchen mit Klartext ab statt still zu buchen.

Verbucht heisst eingefroren

Ist die Buchung geschrieben, lässt sich die Spese weder ändern noch entfernen – der Weg heisst Storno, danach neu erfassen. Das Storno dreht die Buchung, die Zeile bleibt als Geschichte stehen und trägt den Grund. Zweimal verbuchen und zweimal stornieren weist die Datenbank ebenfalls ab.

Der Grund ist Pflicht: ein Storno ohne Grund ist ein Radiergummi. Sonst liesse sich eine geltend gemachte Vorsteuer rückwirkend verändern, ohne dass jemand es sähe.

Wer auslegt, ist jemand

Bei «privat ausgelegt» ist die Person Pflicht – ohne Namen gibt es kein Kontokorrent, dem die Schuld gehört. Die Auslage landet nicht im Haben der Bank, sondern auf 2140 Kontokorrent Mitarbeitende; die Rückzahlung ist eine eigene Buchung.

Die Namensliste hängt bewusst nicht an einem Login: Aushilfen und Externe haben Spesen, aber keinen Zugang. Stillgelegte Personen bleiben an ihren alten Spesen lesbar.

05Fragen

Was bei Spesen zuerst gefragt wird.

Wie kommt die Quittung an die Spese?

Über «Datei anhängen» im Belegdialog – die gewohnte Dateiauswahl des Geräts, mehrere Dateien auf einmal möglich; eine eigene Kamerataste baut die Suite nicht ein. Die SHA-256-Prüfsumme rechnet der Browser, bevor die Datei das Gerät verlässt; sie steht damit für die gewählten Bytes, nicht für die angekommenen. Die Ablage ist nicht öffentlich, der Abruf läuft über einen signierten Link, der nach 120 Sekunden verfällt. Unveränderlich und unlöschbar wird eine Datei mit «Festschreiben» – das ist eine Einbahn, darum fragt der Knopf nach. Eine eigene App gibt es nicht: die Suite läuft im Browser.

Wo sehe ich die Quittung einer verbuchten Spese?

Über «Beleg ansehen …» in der Zeile – für Inhaber und Mitarbeitende, bei verbuchten wie bei stornierten Spesen. Der Dialog nennt den Tag der Verbuchung und bei einem Storno auch dessen Tag («Verbucht am … über … CHF, storniert am …») und zeigt die festgeschriebene Datei nur zum Lesen: anhängen oder entfernen geht dort nicht mehr, angehängt wird vor dem Verbuchen im Dialog «Beleg & verbuchen …». Die lesende Rolle öffnet die Datei über «Dokumente». Ändern lässt sich eine Spese nur, solange sie nicht verbucht ist («Bearbeiten …»); danach stornieren und neu erfassen.

Wie wird eine Spese bezahlt?

Das entscheidet der Zahlweg schon bei der Erfassung. «Firmenkarte / Kasse» heisst: die Firma hat direkt gezahlt, gebucht wird gegen die Bank. «Privat ausgelegt» heisst: jemand hat vorgestreckt, gebucht wird gegen das Kontokorrent dieser Person – die Rückzahlung erfolgt später als eigene Buchung. Ein Zahlungsplan mit Fälligkeit gehört nicht hierher; wer den braucht, erfasst den Beleg als Einkaufsrechnung.

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Wir richten Ihren Kontenplan ein – Sie hängen den Beleg an, die Buchung schreibt sich selbst.

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