Einkauf & Spesen
Spesen
Spesenbelege mit Kategorie, Beleg-Datei und Verbuchungsstand. Die Kategorie trägt ihr Aufwandskonto, der Beleg seine Prüfsumme – und wer will, verrechnet die Auslage mit Aufschlag an den Kunden weiter.
- Zehn Kategorien nach KMU-Kontenrahmen
- Beleg ist Pflicht – Datei oder Handy-Foto
- Buchungssatz entsteht beim Verbuchen
- Weiterverrechnung mit Aufschlag in Prozent
Entwurf. Diese Spese ist noch nicht verbucht und frei bearbeitbar. Zum Verbuchen ist mindestens ein Datei-Anhang nötig.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 6640 · Reisespesen | 168.00 | — |
| 1170 · Vorsteuer | 6.38 | — |
| 1020 · Bank | — | 174.38 |
| Total · Soll = Haben | 174.38 | 174.38 |
Stilisierte Nachbildung der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten der Muster AG – kein Bildschirmfoto.
01Was es tut
Eine Auslage, drei Fragen: welches Konto, welcher Beleg, wer zahlt sie.
Spesen erfassen die Auslagen, die keine Lieferantenrechnung durchlaufen – Bahnfahrt, Hotel, Büromaterial, Abos.
Eine neue Spese entsteht als Entwurf: frei bearbeitbar, ohne Buchung. Erst «Verbuchen» macht sie zum Aufwand – und dafür braucht es mindestens einen Datei-Anhang.
Anzahl, Netto, Vorsteuer und Brutto rechnen über die gefilterte Menge; gefiltert wird nach Verbuchungsstand, Jahr und Kategorie. Die Spalte «Verrechnung» zeigt verrechnet, verrechenbar mit Aufschlag oder einem Kunden zugeordnet – sonst einen Strich.
Was eine Spese erfasst
- Datummit dem heutigen Tag vorbelegt
- Kategoriezehn Spesenarten nach KMU-Kontenrahmen, von Reisespesen 6640 bis Übrige Spesen 6500
- LieferantPflichtfeld
- Mitarbeiterwählbar, neuer Name direkt anlegbar
- Projektoptional, mit Vorschlag aus dem Kunden
- BeschreibungFreitext
- MwSt %, Netto, Brutto8.1 % vorbelegt, Netto und Brutto rechnen sich gegenseitig um
- BelegPDF oder Bild, auch Handy-Foto
- VerrechnungKunde, Auftrag, Weiterverrechnung, Aufschlag in Prozent
02Datenweg
Eine Spese läuft in zwei Richtungen weiter.
In die Buchhaltung immer – zum Kunden nur, wenn Sie sie als verrechenbar markieren.
Der Buchungsweg
Das Verbuchen schreibt den Buchungssatz selbst, im Journal EK: Aufwandkonto der Kategorie im Soll mit dem Netto, Vorsteuer im Soll, Bank im Haben mit dem Brutto. Von dort steht die Auslage in der Erfolgsrechnung, ihre MWST in der Periodenabrechnung.
Der Verrechnungsweg
- Spesen
- Kunden
- Aufträge
- Rechnungen
Kunde zuordnen, optional einen Auftrag wählen, «An Kunden weiterverrechnen» ankreuzen, Aufschlag setzen. Bei der Rechnung aus dem Auftrag erscheint die Auslage als eigene Position und gilt danach als verrechnet.
03Zusammenhang
Kommt von
- Projekte & SchulungenSolange keines gewählt ist, schlägt die Maske das zuletzt bebuchte offene Projekt des Kunden vor – übernommen erst auf Klick.
- KundenDer Kunde im Block «Verrechnung» kommt aus dem Kundenstamm.
- AufträgeErst mit gewähltem Kunden stehen dessen Aufträge zur Auswahl.
- EinstellungenDie Namensliste «Mitarbeiter für Spesen» sowie Kontenzuordnung und Kontierungsregeln für das Aufwandkonto.
Geht nach
- Hauptbuch & BuchungenDer Buchungssatz mit Belegbezug: Aufwand und Vorsteuer im Soll, Bank im Haben.
- MWST-AbrechnungDie Vorsteuer der Belege, je abgeschlossene Periode.
- ErfolgsrechnungDer Aufwand auf seinem Konto, nach OR 959b mit Vorjahresvergleich.
- RechnungenVerrechenbare Spesen werden beim Erstellen der Rechnung aus dem Auftrag zu einer eigenen Position: Netto plus Aufschlag.
- Treuhänder-ExportDer Buchungssatz im CSV-Journal; jede Änderung im Audit-Log, dort nach «Spesen» filterbar.
Greift automatisch
- Verbuchungs-TriggerRechnung, Gutschrift, Einkauf, Spese und Zahlung erzeugen den Buchungssatz selbst; ist er nicht ausgeglichen, entsteht er gar nicht.
- AnhangprüfungOhne Datei-Anhang weist die Datenbank das Verbuchen ab – nicht nur die Maske.
- KontierungsregelnDas Aufwandkonto folgt der Kategorie; eine Regel auf den Lieferanten schlägt sie, sonst greift der Standardaufwand.
- Doppelverrechnungs-SperreEine verrechnete Auslage wandert nicht auf eine zweite Rechnung. Das Loslösen bleibt erlaubt.
- PeriodensperreBuchungen in ein abgeschlossenes Geschäftsjahr werden abgewiesen.
04So ist es gebaut
Drei Regeln, die in der Spese stecken – nicht in einer Weisung.
Die Oberfläche sagt sie an; durchsetzen tut sie die Datenbank.
Ohne Beleg keine Verbuchung
Für jede Spese ist ein Belegbild oder PDF Pflicht (GeBüV). Das erste Speichern erzeugt darum bewusst nur den Entwurf und lässt die Maske offen – Beleg anhängen, dann verbuchen.
Eine Vorsteuer ohne Nachweis wäre eine Zahl ohne Grundlage. Und ein Link auf den Beleg genügt nicht: gezählt wird die registrierte Datei.
Verbucht heisst eingefroren
Betrag, Datum und Kategorie einer verbuchten Spese sind gesperrt. Löschen weist der Wächter ab, solange die zugehörige Buchung nicht storniert ist. Der Weg ist Storno und Neuerfassung.
Sonst liesse sich eine geltend gemachte Vorsteuer rückwirkend verändern. Schlägt die Buchungsprüfung fehl, bleibt der Beleg vorsorglich gesperrt statt versehentlich offen.
Der Ausgangssatz folgt der eigenen Leistung
Eine Hotelübernachtung kommt mit 3.8 % Beherbergung herein. Weiterverrechnet wird, was Sie leisten – zum Normalsatz von 8.1 %, bei steuerbefreiter Leistung zu 0 %. Der Positionstext hält die Abweichung fest: [Eingang 3.8 % → Ausgang 8.1 %].
Der Eingangssatz gehört zum Vorsteuerabzug des Eingangsbelegs. Mit ihm im Ausgang fehlten pro Position 4.3 Prozentpunkte Umsatzsteuer.
05Fragen
Was bei Spesen zuerst gefragt wird.
Kann ich eine Spese mit dem Handy-Foto erfassen?
Ja. «Foto aufnehmen» öffnet die Kamera direkt aus dem Formular; ebenso lässt sich eine PDF- oder Bilddatei wählen. Die Datei liegt in einem privaten Bereich, ihr Registereintrag trägt eine SHA-256-Prüfsumme und ist weder änderbar noch löschbar; der Abruf-Link verfällt nach fünf Minuten. Eine eigene App gibt es nicht – die Suite läuft im Browser.
Wie wird eine Spese bezahlt?
Nicht im Spesenmodul. Eine Spese ist der Aufwandsbeleg, nicht die Verbindlichkeit: sie wird direkt aus der Bank beglichen – so bucht sie die Suite auch – oder sie läuft als Einkaufsrechnung, die den Zahlungsweg samt Fälligkeit mitbringt. Ein zweiter Zahlungsweg würde denselben Sachverhalt doppelt führen; deshalb gibt es ihn bewusst nicht.
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