Einkauf & Spesen
Einkaufsrechnungen
Fremdbelege, ihre Zahlungen und was den Lieferanten noch offensteht. Die Erfassung bucht in einem Zug – Aufwand je Zeile, Vorsteuer, Kreditoren. Einen Entwurf gibt es hier bewusst nicht: die Urkunde liegt beim Lieferanten, bei uns liegt die Erfassung.
- Die Erfassung bucht – Aufwand, Vorsteuer 1170, Kreditoren 2000 in einem Zug
- Drei Zahlungsstände – offen, teilbezahlt, bezahlt, gerechnet statt gespeichert
- Konto je Zeile – jede Zeile nennt ihr Aufwandskonto selbst
- Entfernen mit Spur – das Journal behält sein Storno
| Belegnummer | Lieferant | Status | Offen | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| RE-4711 | Bergquell GmbH | Offen | 1'351.25 | |||||||||
| 2026-0812 | Studio Lakeside | Teilbezahlt | 1'202.50 | |||||||||
| MZ-2026-08 | Rigi Consulting GmbH | Bezahlt | — | |||||||||
| 2026-0455 | Alpina Treuhand AG | Offen | 5'188.80 | |||||||||
| 55107 | Beispiel GmbH | Bezahlt | — | |||||||||
| 2026-3310 | Bergquell GmbH | Bezahlt | — | |||||||||
| Summe über 6 Erfassungen | Summe über 6 Erfassungen | Summe über 6 Erfassungen | 7'742.55 | |||||||||
Das Produktbild ist eine stilisierte Nachbildung der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten der Musterbetrieb GmbH – kein Bildschirmfoto.
01Was es tut
Erfassen heisst buchen.
Eine Liste mit Fälligkeit, Zahlungsstand, Total und offenem Rest je Rechnung – darüber die Summe, was den Lieferanten noch offensteht, und was davon überfällig ist.
Erfassen und buchen
Lieferant aus der Auswahl, Belegnummer des Lieferanten, Datum und Fälligkeit. Jede Zeile nennt Text, Aufwandskonto und Netto mit MWST-Satz. Ein Klick erfasst und bucht: Aufwand je Zeile im Soll, Vorsteuer im Soll, Kreditoren im Haben – brutto.
gebucht
Zahlen
Betrag und Datum – leer heisst: der ganze Rest. Auch mehrere Zahlungen auf denselben Beleg; jede bucht Kreditoren an Bank. Eine Teilzahlung führt auf «teilbezahlt».
teilbezahlt
Entfernen
Eine Zahlung lässt sich entfernen – ihre Journalbuchung wird storniert, der offene Betrag steigt wieder. Nicht mehr, wenn ihr Quartal mit der MWST-Abrechnung festgeschrieben ist oder eine spätere Zahlung derselben Rechnung schon in einem festgeschriebenen Quartal steht. Die Erfassung selbst geht nur ohne Zahlungen weg: erst die Zahlungen, dann die Erfassung. Das Journal behält in beiden Fällen sein Storno.
Spur bleibt
Vorsteuer abrechnen
Die Vorsteuer-Abrechnung liest je Jahr oder Quartal nur gebuchte, nicht stornierte Erfassungen – nach vereinbartem Entgelt zum Datum der Rechnung, nach vereinnahmtem anteilig mit jeder Zahlung an den Lieferanten. Je Beleg je Satz gerundet und abgestimmt mit dem Konto 1170.
abgestimmt
- LieferantAuswahl aus den aktiven Lieferanten; neue entstehen im Dialog «Lieferant anlegen» mit Nummer, Name, PLZ und Ort – die Nummer steht als Vorschlag aus dem Nummernkreis schon im Feld
- Belegnummerdie Nummer des Lieferanten, z. B. RE-4711
- Datum / FälligFällig darf leer bleiben – ein Lieferant ohne hinterlegte Frist bekommt keine erfundene Vorgabe
- ZeileText, Aufwandskonto aus dem Kontenplan, Netto CHF, MWST-Satz (Vorgabe 8.1)
- ZahlungBetrag (leer = Rest) und «Bezahlt am» – sichtbar auf heute vorbelegt, denn das Datum entscheidet über die Periode
02Datenweg
Vom Lieferanten bis in den Treuhänder-Export.
Hier wird aus einem Lieferantendokument eine Buchung. Alles danach liest denselben Beleg.
- Kreditoren
- Einkaufsrechnungen
- Hauptbuch & Buchungen
- MWST-Abrechnung
- Treuhänder-Export
03Zusammenhang
Woher es kommt, was daraus wird, was dabei greift.
Jede Verbindung steht im Belegfluss oder in einer Regel der Datenbank.
Kommt von
- KreditorenDer Lieferantenstamm mit Nummer, Name und Adresse. Die Auswahl zeigt nur Aktive; wer fehlt, wird im Dialog im Seitenkopf angelegt – eine doppelte Nummer wird abgewiesen, und die Meldung nennt den Lieferanten, dem sie gehört.
- Konten & KontierungKontenplan mit den Kontierungszwecken Kreditoren (2000) und Vorsteuer (1170); auch die Geschäftsjahre werden in der Buchhaltung eröffnet. Fehlt eine Kontierung bei laufender Buchhaltung, wird die Erfassung laut abgewiesen statt still verbucht.
Geht nach
- Hauptbuch & BuchungenDer Buchungssatz entsteht bei der Erfassung – Aufwand je Zeile, Vorsteuer, Kreditoren. Jede Zahlung bucht Kreditoren an Bank.
- Budget & LiquiditätOffene und teilbezahlte Rechnungen stehen als «Kreditoren offen» in der Zahlenleiste.
- MWST-AbrechnungDie Vorsteuer je Periode – nach vereinbartem Entgelt ab der Erfassung, denn die Erfassung bucht; nach vereinnahmtem mit der Zahlung an den Lieferanten.
- Treuhänder-ExportDie Buchung steht als Journalzeile im CSV – samt ihrem Storno, falls entfernt wurde.
Greift automatisch
- Die Erfassung buchtKein zweiter Schritt, kein «Verbuchen»-Knopf: der Buchungssatz entsteht im selben Aufruf wie die Erfassung.
- Vorsteuer je Satz gerundetDieselbe Formel wie im Verkauf: je Beleg wird je MWST-Satz gerundet – die Abrechnung bleibt mit dem Konto abgestimmt.
- Die Jahr-NahtIst die Buchhaltung in Betrieb und für das Belegdatum fehlt das Geschäftsjahr, wird laut abgewiesen – Datum prüfen oder Jahr eröffnen. Gleiches gilt für die Zahlung einer gebuchten Rechnung.
- PeriodensperreIn ein abgeschlossenes Geschäftsjahr geht nichts: keine Erfassung, keine Zahlung, kein Entfernen – die Vorgänge sind eingefroren. Dasselbe gilt für ein Quartal, das die MWST-Abrechnung festgeschrieben hat.
04So ist es gebaut
Was die Suite hier verhindert – und welchen Weg sie vorsieht.
Die Regeln liegen in der Datenbank. Die Maske zeigt den Zustand nur an.
Kein Entwurf – die Erfassung bucht
Eine Einkaufsrechnung ist ein Fremdbeleg: die Urkunde liegt beim Lieferanten, bei uns liegt die Erfassung. Sie zählt vom ersten Moment an – in den Kreditoren und auf dem Vorsteuerkonto; in der MWST-Abrechnung nach vereinbartem Entgelt ebenso, nach vereinnahmtem erst mit der Zahlung.
Ein Entwurfszustand für ein fremdes Dokument wäre eine Behauptung ohne Gegenstand: das Dokument existiert bereits, entweder ist es erfasst oder nicht.
Drei Zahlungsstände, gerechnet statt gespeichert
Offen, teilbezahlt, bezahlt – gerechnet aus Total minus Zahlungen, in jeder Zeile neu. Es gibt kein Statusfeld.
Ein gespeicherter Status kann von den Zahlungen weglaufen. Eine gerechnete Zahl kann das nicht.
Entfernen hinterlässt eine Spur
Eine Zahlung entfernen storniert ihre Journalbuchung; die Erfassung entfernen geht nur, wenn keine Zahlung mehr daran hängt – sonst erst die Zahlungen, dann die Erfassung.
Die Zeile verschwindet aus der Liste, aber das Journal behält Original und Storno. Im abgeschlossenen Geschäftsjahr ist beides eingefroren.
Keine Frist ist keine Frist
Das Fälligkeitsfeld darf leer bleiben – dann steht «keine Frist» in der Liste. Überfällig ist nur, was offen ist und seine Frist überschritten hat.
Eine erfundene Vorgabe wäre eine Behauptung über die Rechnung des Lieferanten. Und eine bezahlte Rechnung von gestern ist nicht überfällig – sie ist bezahlt.
05Fragen
Drei Fragen, die vor der Einrichtung kommen.
Wie kommt eine Lieferantenrechnung zu ihrem Aufwandskonto?
Jede Zeile nennt es selbst: eine Auswahl aus den aktiven Aufwandskonten des Kontenplans, direkt an der Zeile. Keine Kategorien, keine Kontierungsregeln – das Konto steht am Beleg, nicht in einer Regel, die jemand pflegen müsste. Ohne Text, Konto und positiven Nettobetrag wird die Zeile abgewiesen.
Kann ich eine falsch erfasste Rechnung wieder loswerden?
Ja, solange keine Zahlung daran hängt: «Erfassung entfernen» storniert die Buchung und nimmt die Erfassung aus der Liste – das Journal behält Original und Gegenbuchung. Trägt die Rechnung Zahlungen, geht es der Reihe nach: erst jede Zahlung entfernen (mit eigener Gegenbuchung), dann die Erfassung. In einem abgeschlossenen Geschäftsjahr geht beides nicht mehr.
Ab wann zählt die Vorsteuer?
Das sagt die Abrechnungsart des Geschäftsjahres. Gebucht wird die Vorsteuer immer mit der Erfassung, je Satz gerundet auf das Konto 1170. Nach vereinbartem Entgelt zählt sie in der Abrechnung zum Datum der Rechnung; nach vereinnahmtem erst mit der Zahlung an den Lieferanten, anteilig je Zahlung (Art. 40 Abs. 2 MWSTG) – bis dahin bleibt sie auf 1170 stehen. Die Abrechnung liest nur gebuchte, nicht stornierte Erfassungen, mit derselben Rundungsformel, und die Abstimmung stellt den Kontosaldo gegen Abrechnungen und offene Einkaufsrechnungen – nicht ungefähr, sondern auf den Rappen.
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