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Einkauf & Spesen

Einkaufsrechnungen

Eingangsrechnungen von der Erfassung über die Prüfung bis zur Zahlung. Die Kategorie führt zum Aufwandskonto, der Buchungssatz entsteht beim Verbuchen von selbst – und ein Entwurf wirkt nirgends, bis Sie ihn freigeben.

  • Fünf Zustände – Entwurf, offen, teilbezahlt, bezahlt, storniert
  • Vier Stufen bis zum Aufwandskonto
  • SHA-256 je Belegdatei, weder änderbar noch löschbar
  • Kein Rückweg vom freigegebenen Beleg zum Entwurf
Tafel CEinkaufsrechnungen. Verbuchungsstand und Zahlungsstand als zwei getrennte Spalten mit je eigener Filterreihe, Kategorie mit ihrem Aufwandskonto, Teilzahlungen mit Storno-Weg und die Zuordnung zur Weiterverrechnung an den Kunden.

Das Produktbild ist eine stilisierte Nachbildung der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten der Muster AG – kein Bildschirmfoto.

01Was es tut

Vier Schritte, und jeder zählt anders.

Die Liste filtert Verbuchung und Zahlung getrennt; die Büroklammer zeigt, wie viele Dateien am Beleg hängen.

  • Erfassen

    Kreditor aus dem Register wählen oder als Freitext erfassen und per Klick als Kreditor speichern. Dazu Datum, Fälligkeit, Kategorie, MWST-Satz und Netto – Brutto ist ebenso eingebbar, das Netto wird zurückgerechnet.

    Entwurf

  • Freigeben

    Erst mit der Freigabe zählt die Rechnung: in den offenen Kreditoren, in der Liquidität, in der Vorsteuer.

    offen

  • Verbuchen

    Verlangt mindestens einen Datei-Anhang; eine Beleg-URL genügt nicht. Der Buchungssatz entsteht selbst: Aufwand auf das aufgelöste Konto, Vorsteuer 1170, Kreditoren 2000.

    verbucht

  • Zahlen

    Datum, Methode, Betrag – auch mehrere Zahlungen auf denselben Beleg. Eine Teilzahlung führt auf «teilbezahlt», mehr als der Bruttobetrag wird abgewiesen.

    teilbezahlt

  • Fälligkeitbestimmt das Zeitfenster, in dem die Liquidität den Abfluss zeigt
  • KategorieInformatik 6570, Werbung 6600, Raumaufwand 6000, sechs weitere
  • Projekt (optional)mit Vorschlag aus dem Kunden, sichtbar und änderbar
  • BelegDatei oder Handy-Foto, je Datei mit SHA-256-Prüfsumme
  • VerrechnungKunde, Auftrag, «An Kunden weiterverrechnen», Aufschlag in Prozent

02Datenweg

Vom Lieferanten bis in den Treuhänder-Export.

Hier wird aus einem Lieferantendokument eine Buchung. Alles danach liest denselben Beleg.

  1. Kreditoren
  2. Einkaufsrechnungen
  3. Hauptbuch & Buchungen
  4. MWST-Abrechnung
  5. Treuhänder-Export

03Zusammenhang

Woher es kommt, was daraus wird, was dabei greift.

Jede Verbindung steht im Belegfluss oder in einer Regel der Datenbank.

Kommt von

  • KreditorenLieferant mit UID und Zahlungsangaben; neue entstehen direkt aus dem Rechnungsformular.
  • Projekte & SchulungenDas Feld «Projekt» ordnet die Rechnung zu; aus dem Kunden kommt ein änderbarer Vorschlag.
  • KundenWer die Auslage tragen soll – Kunde und optional Auftrag.
  • EinstellungenKontierungsregeln, Konto je Kategorie, Geschäftsjahre.

Geht nach

  • Hauptbuch & BuchungenDer Buchungssatz beim Verbuchen, mit Belegbezug.
  • LiquiditätOffene und teilbezahlte Rechnungen stehen als erwartete Abflüsse. Entwürfe nicht.
  • MWST-AbrechnungDie Vorsteuer je Periode – ab der Freigabe, nicht erst ab dem Verbuchen.
  • RechnungenAls verrechenbar gekennzeichnet, wandert die Auslage mit ihrem Aufschlag in die Rechnung aus dem Auftrag.
  • Treuhänder-ExportDie Buchung steht als Journalzeile im CSV, mit SHA-256-Prüfsumme je Ausgabe.

Greift automatisch

  • Verbuchungs-TriggerEinkauf und Zahlung buchen selbst: Soll = Haben, Rappenrundung 0.05 über Konto 3809.
  • Kontenauflösung in vier StufenRegel auf den Lieferanten, dann auf die Kategorie, dann das Konto der Kategorie aus den Einstellungen, zuletzt 6500. Die erste Stufe, die greift, gewinnt.
  • BelegregistrierungJede Datei mit Prüfsumme registriert; Ändern und Löschen weist die Ablage ab, der Abruflink verfällt nach fünf Minuten.
  • ZahlungswächterOhne gültige Buchung keine Zahlung – und keine über den Bruttobetrag hinaus.
  • Kreditoren gegen HauptbuchEin Wächter hält die offenen verbuchten Beträge gegen den Saldo des Kontos 2000; jede Abweichung über 0.05 wird gemeldet.

04So ist es gebaut

Was die Suite hier verhindert – und welchen Weg sie vorsieht.

Die Regeln liegen in der Datenbank. Die Maske zeigt den Zustand nur an.

Zwei Merkmale, zwei Spalten

Verbuchungsstand und Zahlungsstand stehen unter zwei Spaltenköpfen und haben zwei Filterreihen. Eine verbuchte, unbezahlte Rechnung ist «Verbucht» und «offen».

Ein Feld mit zwei Merkmalen wird falsch gelesen: «offen» hiesse einmal unbezahlt, einmal ungebucht.

Verbucht heisst gesperrt

Betrag, Datum und Kategorie sind eingefroren; Zahlungen und Zuordnungen bleiben möglich. Einen Rückweg zum Entwurf gibt es nicht, gelöscht wird nur ein Entwurf.

Wer einen freigegebenen Beleg zurücksetzen könnte, liesse geltend gemachte Vorsteuer rückwirkend verschwinden. Der Weg ist Storno und Neuerfassung, immer in ein offenes Geschäftsjahr – in ein abgeschlossenes weist die Periodensperre jede Buchung ab.

Zahlungen werden storniert, nicht gelöscht

Eine erfasste Zahlung hat keinen Löschweg. Der Storno verlangt eine Begründung, bucht gegen und lässt den offenen Betrag wieder steigen.

Die stornierte Zahlung bleibt mit ihrer Begründung sichtbar, wirkt aber nicht mehr – statt einer Lücke in der Reihe.

Der Entwurf zählt nirgends mit

Ein Entwurf steht nicht in den offenen Kreditoren, nicht in der Liquidität, nicht in der Vorsteuer – und lässt keine Zahlung zu.

Eine halb erfasste Zeile ist keine Verbindlichkeit. Umgekehrt ist «Offene Kreditoren» ein Pflichtpunkt der Abschluss-Prüfliste: Solange dort etwas offen ist, läuft der Abschluss nur mit schriftlicher Begründung, die im Protokoll bleibt.

05Fragen

Drei Fragen, die vor der Einrichtung kommen.

Wie kommt eine Lieferantenrechnung zu ihrem Aufwandskonto?

Über die Kategorie: Raumaufwand 6000, Verwaltung 6500, Informatik 6570, Werbung 6600, Lohn 5000, Sozialversicherung 5700, Drittleistung 4400, Finanz 6900, Standard / Sonstiges 6500 – eine eigene Auswahl, getrennt von der Spesen-Kontierung. Ohne eigene Kontierungsregel bucht das Journal auf genau dieses Konto.

Kann ich eine Lieferantenrechnung an den Kunden weiterverrechnen?

Ja. Am Beleg lassen sich Kunde und optional Auftrag zuordnen, das Kennzeichen «An Kunden weiterverrechnen» setzen und ein Aufschlag hinterlegen. Wird aus dem Auftrag die Rechnung erzeugt, steht die Auslage dort zur Übernahme bereit; danach gilt sie als verrechnet und ein Verweis führt zum Debitorenbeleg.

Warum nennt die Kennzahl «Entwürfe» einen Nenner?

Weil zwei von 24 etwas anderes heisst als zwei von 200. Die Kachel führt den Nenner deshalb mit.

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Wir richten Ihre Kontierungsregeln ein – Sie hängen den Beleg an, das Konto steht schon da.

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