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Buchhaltung & Abschluss

Konten & Kontierung

Der Kontenplan als Arbeitsfläche: Konten anlegen, umbenennen und stilllegen, gruppiert nach Aktiven, Passiven, Ertrag und Aufwand. Darunter die Kontierung – vierzehn Zwecke, die festlegen, welches Konto jede automatische Buchung trifft: Freigabe, Zahlung, MWST-Lauf, Spese, Rundung.

  • Die Nummer ist die Identität – umbenennen ja, die Nummer nie
  • Vierzehn Kontierungszwecke von Bank bis Debitorenverluste – setzen kann sie nur der Inhaber
  • Stillgelegt statt gelöscht – und erst, wenn kein Zweck mehr auf das Konto zeigt
Tafel BU-11Konten & Kontierung. Der Kontenplan des Mandanten in vier Gruppen — umbenennen ja, die Nummer nie — und die Kontierung, die jeder automatischen Buchung ihr Konto zuweist. Ändern kann sie nur der Inhaber, und zur Wahl steht je Zweck nur ein Konto der passenden Art; künftige Buchungen folgen nach einer Rückfrage, gebuchte bleiben.

01Was es tut

Zwei Tabellen: der Plan und seine Zwecke.

Oben jedes Konto des Mandanten in der Ordnung seiner Nummer, unten je Zweck das Konto, auf das er zeigt. Die Kopfzeile zählt mit: «22 Konten im Plan · 14 von 14 Zwecken belegt».

Die eine Hauptaktion heisst «Neues Konto» und öffnet einen Dialog mit Nummer, Art und Bezeichnung. Umbenennen geschieht direkt in der Zeile, mit Speichern und Abbrechen beim Feld; Stilllegen und Reaktivieren stehen daneben. Der Saldo je Konto kommt aus dem Geschäftsjahr, das in der Kopfzeile der Buchhaltung gewählt ist – aus derselben Datenbankrechnung wie Bilanz & Erfolgsrechnung.

  • GruppenAktiven, Passiven, Ertrag, Aufwand · die Kontoart als Gruppenkopf, die Nummer als Ordnung
  • SpaltenKonto (Nummer und Bezeichnung in einer Spalte, der Name bricht um), Saldo · kein Saldo im gewählten Jahr heisst «—», nicht 0.00
  • Zeilenaktionen«Kontoblatt» in jeder Zeile, auch ohne Schreibrecht · Umbenennen direkt in der Zeile · Stilllegen und Reaktivieren als leise Aktionen daneben; zeigt ein Zweck auf das Konto, steht statt «Stilllegen» «trägt Zweck», und ein Satz unter der Tabelle sagt, wie viele Konten gebunden sind und dass der Zweck unten in der Kontierung neben dem Konto steht · auf Telefon und Tablet ist «Kontoblatt» ein Zeichen, Umbenennen und Stilllegen liegen im «…»
  • Neues KontoDialog mit Nummer, Art und Bezeichnung · eine doppelte Nummer weist die Datenbank ab
  • KontierungVierzehn Zwecke – Bank, Debitoren, Ertrag Standard, geschuldete MWST, Vorsteuer, MWST-Zahllast, Kreditoren, erhaltene Anzahlungen, Kontokorrent Mitarbeitende, aktive und passive Abgrenzung, Eigenkapital, Rundungsdifferenzen, Debitorenverluste. Je Zweck stehen nur Konten der passenden Art zur Wahl – Bank, Debitoren, Vorsteuer und aktive Abgrenzung Aktiven; MWST, Zahllast, Kreditoren, Anzahlungen, passive Abgrenzung und Eigenkapital Passiven; das Kontokorrent Aktiven oder Passiven; Ertrag Ertrag; Debitorenverluste und Rundung Ertrag oder Aufwand –, geändert wird erst nach einer Rückfrage. Anderes weist die Datenbank ab und nennt den Zweck: «der Zweck «Bank» nimmt aber nur Aktivkonten an»
  • Auswahl je ZweckBietet nur aktive Konten an – plus das aktuell gesetzte, damit nichts still verschwindet

Eine Summenzeile trägt der Kontenplan bewusst nicht: Aktiven, Passiven, Ertrag und Aufwand zusammengezählt ergeben keine Zahl mit Aussage – die Summen stehen dort, wo sie etwas heissen, in Bilanz & Erfolgsrechnung. Stillgelegte Konten bleiben in voller Deckung lesbar und tragen das Abzeichen «stillgelegt».

02Datenweg

Hier steht, wohin jede Automatik bucht.

Die Kontenplan-Vorgabe legt 18 Konten nach Schweizer KMU-Kontenrahmen an und belegt alle vierzehn Zwecke – danach treffen Freigabe, Zahlung, Spese und MWST-Lauf das richtige Konto von selbst.

03Zusammenhang

Woher der Plan kommt, wer nach seinen Zwecken bucht.

Kein Saldo entsteht auf dieser Seite. Was hier entsteht, ist die Adresse jeder automatischen Buchung.

Kommt von

  • Hauptbuch & BuchungenDer Saldo je Konto ist die Summe seiner Buchungszeilen im gewählten Geschäftsjahr – dieselbe Datenbankrechnung, aus der auch Bilanz & Erfolgsrechnung liest.
  • GeschäftsjahrBeim Eröffnen des ersten Geschäftsjahres legt der Inhaber die Kontenplan-Vorgabe gleich mit an – 18 Konten nach Schweizer KMU-Kontenrahmen, samt vorbelegter Kontierung für alle vierzehn Zwecke; die Vorgabe schreibt nur in einen leeren Plan.

Geht nach

  • RechnungenDie Freigabe bucht Debitoren an Ertrag und MWST – auf die Konten der Zwecke Debitoren, Ertrag Standard und geschuldete MWST.
  • EinkaufsrechnungenKreditoren und Vorsteuer kommen aus der Kontierung; das Aufwandkonto nennt jede Rechnungszeile selbst.
  • Bank / CAMTZugeordnete Zahlungen bewegen das Konto des Zwecks Bank gegen Debitoren oder Kreditoren.
  • SpesenEine privat ausgelegte Spese bucht gegen das Konto des Zwecks «Kontokorrent Mitarbeitende» – die Vorgabe setzt dafür 2140. Fehlt der Zweck, wird die Spese nicht verbucht, und die Meldung schickt auf diese Seite.
  • AbgrenzungenStellung und Auflösung buchen auf die Konten der Zwecke aktive und passive Abgrenzung – beide im selben Zug.
  • Kontoblatt«Kontoblatt» steht in jeder Kontozeile und führt direkt auf dieses Konto – dorthin, wo der Saldo in seine Buchungen zerfällt. Die Aktion ist auch ohne Schreibrecht da: lesen darf, wer die Seite sieht.
  • Bilanz & ErfolgsrechnungDieselben Salden je Geschäftsjahr, mit Summen und Bilanzprobe.
  • Treuhänder-ExportDer Kontenplan ist eine der vier Dateien – neben Journal, Saldenliste und Abschluss.

Greift automatisch

  • Ein Konto je ZweckErneutes Setzen ersetzt die Zuordnung, statt sie zu doppeln – es gibt nie zwei Konten, die um denselben Zweck streiten.
  • Künftige Buchungen folgen sofortEine umgehängte Kontierung wirkt ab der nächsten Buchung; gebuchte Zeilen bleiben, wo sie sind.
  • Stilllegen mit RiegelEin Konto, auf das ein Zweck zeigt, weist die Datenbank ab – erst umhängen, dann stilllegen. Und ein stillgelegtes Konto nimmt keinen Zweck an.
  • Doppelte Nummern abgewiesenJe Mandant gibt es jede Kontonummer genau einmal; der Versuch endet mit einer klaren Meldung, nicht mit einem zweiten Konto.
  • Auf die Steuerkonten bucht keine HandDie Konten der Zwecke «geschuldete MWST» und «Vorsteuer» – in der Vorgabe 2200 und 1170 – nimmt die Handbuchung nicht an, und die Bankzeile auch nicht. Diese beiden werden nicht geführt, sie werden gerechnet: aus den Belegen, nicht aus ihrem Saldo. Die Sperre hängt am Zweck, nicht an der Nummer; das Konto der MWST-Zahllast bleibt offen.
  • Vorgabe nur in einen leeren PlanDie Kontenplan-Vorgabe legt nichts dazu, wenn schon Konten bestehen – ein gewachsener Plan wird nie ungefragt ergänzt.

04So ist es gebaut

Vier Regeln, die diese Seite durchsetzt.

Der Kontenplan ist die Adressliste der Buchhaltung – darum sind die Grenzen eng gezogen.

Die Nummer ist die Identität

Umbenennen ändert nur die Bezeichnung. Für die Nummer gibt es kein Änderungsfeld und keinen Umweg – die Fachfunktion nimmt sie gar nicht entgegen. Falsch angelegt heisst: neues Konto anlegen, das alte stilllegen.

Eine Kontonummer, die wandert, machte jede alte Auswertung zum Rätsel.

Stillgelegt statt gelöscht

Löschen gibt es nicht. Stillgelegte Konten bleiben in der Tabelle, verschwinden aus den Auswahlfeldern und lassen sich jederzeit reaktivieren – die Aktion steht direkt daneben.

Ein Konto mit Buchungen zu löschen hiesse, das Journal zu belügen.

Die Kontierung setzt der Inhaber

Sie entscheidet, wohin jede automatische Buchung fällt – darum ist sie Inhabersache. Mitarbeitende und Lesende sehen die gesetzten Kontonummern; anlegen, umbenennen und stilllegen dürfen Inhaber und Mitarbeitende.

Wer die Adressen der Automatik verstellt, verstellt jede künftige Buchung.

Kein Saldo heisst «—», nicht null

Ein Konto ohne Buchung im gewählten Jahr zeigt «—» statt 0.00 – unbekannt ist keine Null. Und eine Gesamtsumme über vier Kontoarten trägt die Tabelle nicht.

Die Summen stehen dort, wo sie etwas heissen: in Bilanz & Erfolgsrechnung.

05Fragen

Was bei Konten & Kontierung zuerst gefragt wird.

Warum lässt sich die Kontonummer nicht ändern?

Weil sie die Identität des Kontos ist – der Anlegedialog sagt es beim Erfassen: später ändert sie sich nicht mehr. Wer sich vertippt hat, legt ein neues Konto an und legt das alte still.

Warum lässt sich ein Konto nicht stilllegen?

Weil ein Kontierungszweck darauf zeigt. Die Meldung nennt den Weg: erst den Zweck auf ein anderes Konto umhängen, dann stilllegen – sonst liefe die nächste automatische Buchung ins Leere.

Warum kann ich nicht von Hand auf das MWST-Konto buchen?

Weil dieses Konto der MWST-Abrechnung gehört – ebenso das Vorsteuerkonto. Beide werden nicht geführt, sondern gerechnet: aus den Belegen, nicht aus ihrem Saldo. Belegfreigabe und Einkaufsrechnung füllen sie, der Quartalslauf bucht um, was abgerechnet ist – nach vereinbartem Entgelt alles, nach vereinnahmtem den bezahlten Teil; die Steuer offener Posten bleibt stehen, und die Abstimmung auf der MWST-Seite weist sie aus. Ein Betrag von Hand stünde in keiner Abrechnung und keinem offenen Posten, würde von keiner Umbuchung mitgenommen und bliebe nach dem Quartalsende für immer stehen – das Quartal ist ab dann gesperrt. Die Meldung nennt die richtige Stelle: den Beleg oder den Quartalslauf. Die Sperre hängt am Kontierungszweck, nicht an der Nummer; das Konto der MWST-Zahllast bleibt offen, denn die Zahlung an die ESTV ist eine Handbuchung – oder eine Bankzeile, direkt auf dieses Konto gebucht.

Woher kommt der Saldo neben jedem Konto?

Aus dem Geschäftsjahr, das in der Kopfzeile der Buchhaltung gewählt ist – mit derselben Datenbankrechnung wie Bilanz & Erfolgsrechnung. Ein Konto ohne Buchung in diesem Jahr zeigt «—».

Womit startet ein neuer Mandant?

Mit der Kontenplan-Vorgabe: 18 Konten nach Schweizer KMU-Kontenrahmen, samt vorbelegter Kontierung für alle vierzehn Zwecke – angelegt vom Inhaber, beim ersten Geschäftsjahr gleich mit. Sie schreibt nur in einen leeren Plan; danach wächst der Plan hier, Konto für Konto.

06Weiter

Woran Konten & Kontierung hängt.

Kontenplan und Kontierung richten wir in der persönlichen Einführung ein – danach trifft jede automatische Buchung das richtige Konto.

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