Verwaltung & Automatiken
Einstellungen
Briefkopf und Zahlteil, Standardwerte und Mahnwesen, Belegausgabe und Nummernkreise, Team und Mandanten – sieben Räume an einem Ort. Was Sie hier setzen, entscheidet später über Belegnummer, Fälligkeit und die Gebühr, die auf dem Mahnbrief steht.
- Sieben Räume – von Firma bis Systemstatus; sie gelten je Mandant, nur die Kurstafel für alle
- Nur der Inhaber führt Firma, Vorgaben und Nummernkreise – geprüft in der Datenbank
- Zahlungsfrist 30 Tage als Vorgabe – am Kunden übersteuerbar, höchstens 365
Je Belegart und Jahr ein Kreis (R- / A- / AB- / G-, vier Stellen, lückenlos). Der Stand wird nie zurückgesetzt.
Kunden, Lieferanten und Produkte bekommen ihre Nummer beim Anlegen vorgeschlagen — überschreibbar, denn wer aus einem Altsystem übernimmt, hat gewachsene Nummern. Der Zähler geht nie zurück, auch nicht beim Ändern von Präfix oder Stellen; eine von Hand gesetzte Nummer hebt ihn an, statt ihn durcheinanderzubringen.
01Was es tut
Ein Ort für die Werte, die überall weiterwirken.
Keine Sammlung von Schaltern, sondern die Herkunft der Vorgaben: Jeder Wert hier hat weiter unten in der Kette eine sichtbare Folge.
- FirmaFirmenname, UID, Adresse, IBAN und QR-IBAN, Telefon, Website – die QR-IBAN wird geprüft (IID 30000–31999). Die Maske warnt, ohne zu sperren, wenn im IBAN-Feld eine QR-IBAN steht, wenn IBAN und QR-IBAN gleich sind und bei der Ziffernfolge 123456789. Dazu das Belegbild: Logo, Akzentfarbe, Logoposition, Bankname zur IBAN und vier Standardtexte. «Speichern» steht in der haftenden Leiste am Fuss, daneben «Ungespeicherte Änderungen: …»
- VorgabenZahlungsfrist, Stundensatz, MWST-Satz 8.1 %, Offertfrist, Positions-Standardtext, Skonto, Mahnabstand (1 bis 90 Tage) und drei Mahngebühren – sie stehen auf dem Mahnbrief und werden nicht gebucht; solange ein offenes Jahr nach vereinbartem Entgelt abrechnet und eine Stufe eine Gebühr über 0 trägt, warnt die Maske «Mahngebühr wird abgewiesen». Dazu die Kacheln der Übersicht – welche und in welcher Folge, darunter «MWST geschuldet»
- Belege & NummernBelegausgabe je Belegart – Felder, Blockreihenfolge, Kopf-, Fuss- und Zahlungstext –, die Nummernkreise je Belegart und Jahr und daneben die Stammdatennummern für Kunde, Lieferant und Produkt mit Präfix und Stellenzahl (2 bis 8) – unter jeder Feldreihe die Nummer, die daraus entstünde
- TeamEinladen über die E-Mail eines registrierten Kontos; Rollen Inhaber, Mitarbeitend, Lesend; stillgelegt wird, nie gelöscht
- MandantenAnlegen, wechseln, bearbeiten und entfernen – dazu der Testabzug, beide Male mit Vorschau und abgetipptem Wortlaut
- AbonnementPlan, Frist und Benutzergrenze des Mandanten
- SystemstatusDer siebte Raum, bis zum 28.09.2026 «Prüfstand» genannt: was die Datenbank über sich selbst sagt, gemessen beim Öffnen, und der Plan so benannt wie im Abonnement. Die alten Adressen /suite/einstellungen/pruefstand und /kern führen hierher
Die Nummer sieht man, bevor gespeichert ist. In «Belege & Nummern» steht unter jeder Feldreihe, was daraus entstünde – gerechnet mit derselben Formel wie in der Datenbank, live beim Tippen. Beim Belegkreis ist das eine Zeile «Nächste Nummern» für das eingetippte Jahr, je Kreis aus den Belegen seiner Art – noch ohne Beleg R-2026-0001 · A-2026-0001 · AB-2026-0001 · G-2026-0001, sonst mit «(Zähler bei N)»; «Kreise anlegen» legt nur an, was fehlt. Steht dort kein Jahr zwischen 2000 und 2999, nennt die Zeile den Grund, und der Knopf bleibt gesperrt. Bei den Stammdatennummern steht unter Kunden, Lieferanten und Produkten «Nächste Nummer: KD-0044 · Zähler bei 43» – mit dem Präfix und der Stellenzahl, die gerade im Feld stehen, und dem Zähler, wie ihn die Datenbank führt: das Grössere aus gespeichertem Stand und höchster passender Nummer im Bestand. Ein Präfix mit mehr als zehn Zeichen oder mit einem Leerzeichen mittendrin («KD -») bekommt an derselben Stelle seinen Fehlersatz statt einer Nummer; Leerraum am Rand wird beim Speichern abgeschnitten. Die Stellenzahl ist eine Auswahl von 2 bis 8. Und ein Kreis hat ein Ende: Steht der Zähler bei 999 999 999, hält der nächste Zug an und verlangt ein anderes Präfix – die Vorschau steigt nicht darüber hinaus. Was die Vorschau nicht zeigt, weil es das nicht gibt: ein Zurückdrehen. Präfix und Stellen ändern den Zähler nicht, und eine von Hand kleiner gesetzte Nummer senkt ihn nicht – aus LF-001 wird LF-0400, die Marke steht bei 400; auf LF-0003 zurückgesetzt, steht sie weiterhin bei 400, und der nächste Zug gibt LF-0401. Wechselt das Präfix, rechnet die Datenbank den Boden erst nach dem Speichern mit dem neuen Präfix neu – bis dahin zeigt die Vorschau den Zähler, wie er gerade gilt.
Die Kontenzuordnung wohnt bewusst nicht hier, sondern in der Buchhaltung unter Konten & Kontierung – dort, wo ihre Wirkung sichtbar ist. Geschäftsjahre eröffnet und schliesst der Inhaber im Hauptbuch.
Firma und Vorgaben speichern über «Speichern» in der haftenden Leiste am Fuss – daneben steht, was noch ungespeichert ist; «Belege & Nummern» speichert je Karte – Kreise anlegen, Stammdatennummern speichern, Belegausgabe speichern. Vorgaben ändern Bestehendes nicht rückwirkend – sie füllen vor, was neu entsteht.
02Datenweg
Am Anfang der Kette, nicht daneben.
Beleg, Buchung und Abrechnung holen ihre Werte dort, wo Sie sie gesetzt haben.
03Zusammenhang
Was hier steht, taucht dort wieder auf.
Jeder Eintrag ist eine gebaute Verbindung, keine Absicht.
Kommt von
- MandantenJeder Raum gilt je Mandant – ein neuer startet mit leeren Reihen, ein Wechsel wechselt alle Werte.
- Benutzer & RollenDie Rolle entscheidet: Der Inhaber führt die Räume, Mitarbeitende schreiben im Tagesgeschäft, Lesende lesen.
- KontenübersichtDie Kontenzuordnung liegt dort. Ein Konto, auf das ein Zweck zeigt, lässt sich nicht stilllegen – erst umhängen, dann stilllegen.
- KundenDie Zahlungsfrist des Kunden bestimmt die Fälligkeit; die Vorgabe von hier füllt neue Kunden vor.
Geht nach
- RechnungenPräfix und Zähler ergeben bei der Freigabe die Belegnummer, die Kundenfrist die Fälligkeit – beides im selben Vorgang.
- BelegkonfiguratorKopf-, Fuss- und Zahlungstext je Belegart stammen aus «Belege & Nummern»; Pflichtangaben lassen sich nicht abwählen.
- Hauptbuch & BuchungenFehlt eine Kontenzuordnung, weist die Freigabe laut ab und nennt den fehlenden Zweck – nie still halb gebucht.
- MWST-AbrechnungDer Standardsatz 8.1 % füllt neue Positionen vor. Die Abrechnungsart steht nicht hier, sondern am Geschäftsjahr – eingetragen in der MWST-Abrechnung, «vereinnahmt» nur mit Bewilligung der ESTV.
- MahnungenMahnabstand und die Gebühr je Stufe stammen aus den Vorgaben. Gemahnt wird von Hand je Beleg – jede Stufe nur einmal. Die Gebühr wird beim Erfassen an der Mahnung festgehalten und steht auf dem Mahnbrief; gebucht wird sie nicht, und die Forderung erhöht sie nicht. Eine Gebühr über 0 nimmt die Suite nur auf Franken-Rechnungen und in einem Jahr nach vereinnahmtem Entgelt an.
Greift automatisch
- Nummer erst bei FreigabeAus dem Kreis je Belegart und Jahr, in einer Transaktion: Fällt sie, fällt auch der Stand zurück – deshalb keine Lücke.
- Fälligkeit entsteht mit der NummerTrägt eine Rechnung bei der Freigabe keine Fälligkeit, wird sie aus Belegdatum plus Kundenfrist gesetzt – im selben Vorgang.
- PeriodensperreEin abgeschlossenes Geschäftsjahr nimmt keine Buchungen mehr an – weder eine Freigabe noch eine Zahlung mit Eingang darin.
- Pflichtangaben bleiben stehenWas Art. 26 MWSTG und der Zahlteil verlangen, lässt sich in der Belegausgabe nicht abwählen – geprüft in der Datenbank und im Renderer.
- Das Belegbild wirkt nur nach vornLogo, Akzentfarbe, Logoposition und die Standardtexte gelten für künftige Ausgaben. Archivierte Urkunden bleiben, wie sie sind – sonst änderte eine Farbwahl rückwirkend Belege, die längst beim Kunden liegen.
04So ist es gebaut
Vier Regeln, die dieses Modul durchsetzt.
Sie liegen im Datenweg, nicht in der Oberfläche. Auch wer alles darf, kommt nicht daran vorbei.
Nur der Inhaber führt den Rahmen
Firma, Vorgaben, Nummernkreise und Team prüfen die Rolle bei jedem Schreibzug in der Datenbank – nicht nur in der Oberfläche. Wer nicht Inhaber ist, sieht «Nur für den Inhaber» statt einer Maske, die so tut, als dürfte sie.
Eine Vorgabe, die jeder ändern kann, ist keine.
Zwei Arten Zähler – beide nur vorwärts
Ein Belegkreis gilt je Belegart und Kalenderjahr des Belegdatums – auch wenn das Geschäftsjahr anders läuft – und setzt das Jahr selbst ein: R-2026-0001. Er wird nur angelegt, ein Griff je Jahr, mit den festen Präfixen R-, A-, AB- und G- und vier Stellen – zu wählen gibt es dort nichts; im Dezember erinnert die Übersicht an die Kreise des Folgejahres. Ein Stammdatenkreis gilt je Art – Kunde, Lieferant, Produkt – und kennt kein Jahr: KD-0001. Er wird eingestellt: Präfix und Stellenzahl je Art. Zurückgesetzt wird der Stand bei keinem von beiden.
Lückenlos sein muss nur die Belegreihe, und das leistet die Transaktion beim Ziehen: Fällt sie, fällt der Stand mit zurück. Eine übersprungene Kundennummer erklärt dagegen niemand – dort hebt eine von Hand gesetzte KD-0009 einfach den Boden, und der nächste Zug ist KD-0010.
Ein Abschluss ist endgültig
Geschäftsjahre schliessen in Reihenfolge, und Wiedereröffnen gibt es bewusst nicht – das wäre ein Radiergummi mit anderem Namen.
Was korrigiert werden muss, wird im offenen Jahr korrigiert – sichtbar, nicht rückwirkend.
Geübt wird am Abzug, nicht am Bestand
Einen Testdaten-Reset gibt es nicht. Der Testabzug kopiert Stammdaten, Jahre, Konten und Zähler in einen neuen Mandanten – nie Urkunden, nie das Journal.
Ritual: Vorschau lesen, Wortlaut abtippen, Tat.
05Fragen
Was beim Einrichten zuerst gefragt wird.
Können wir mit dem Saldosteuersatz abrechnen?
Nein. Veoom rechnet effektiv und je Quartal – beides steht fest. Einstellbar ist nur die Abrechnungsart, und zwar am Geschäftsjahr, nicht hier: «vereinbart» ist die gesetzliche Regel, «vereinnahmt» trägt der Inhaber in der MWST-Abrechnung ein, wenn die ESTV es bewilligt hat. Gerechnet wird aus den gebuchten Belegen und Zahlungen, je Beleg gerundet, abgestimmt mit den Konten 2200 und 1170 und den offenen Posten.
Woher nimmt eine Rechnung ihre Fälligkeit?
Eine von Hand im Entwurf gesetzte Fälligkeit gewinnt. Sonst wird sie bei der Freigabe aus Belegdatum plus Zahlungsfrist des Kunden gerechnet – im selben Vorgang, in dem die Nummer entsteht. Die Vorgabe des Mandanten füllt neue Kunden vor; die Datenbank begrenzt jede Frist auf 0 bis 365 Tage.
Bekommen unsere Belege unser Logo und unsere Farbe?
Ja, im Raum Firma. Logo als PNG, JPEG oder WebP bis 2 MB, die Akzentfarbe als Hexwert – Farbwähler und Eingabefeld nebeneinander, weil eine Markenfarbe aus dem Gestaltungshandbuch kommt und nicht angeklickt wird –, die Logoposition links, mitte oder rechts. Dazu vier Standardtexte: je einer unter der Summe von Offerte, Auftrag und Rechnung, und die Fusszeile am Blattfuss aller Belege. Führt eine Belegart im Raum «Belege & Nummern» einen eigenen Text, gilt jener. Der Bankname steht daneben, weil Angebot, Auftrag und Gutschrift keinen QR-Zahlteil tragen – eine IBAN ohne Bank ist eine Zahl, mit Bank ist sie eine Adresse.
Was passiert, wenn wir ein zugeordnetes Konto deaktivieren?
Es geht nicht. Ein Konto, auf das ein Kontierungszweck zeigt, lässt sich nicht stilllegen – erst den Zweck umhängen, dann das Konto. Der Zustand «Zuordnung auf ein totes Konto» wird verhindert, nicht überwacht.
06Weiter