Verwaltung & Automatiken
Einmal einrichten – danach arbeitet die Suite im Hintergrund weiter.
Firma, Vorgaben, Nummernkreise und Team stehen an einem Ort. Was daraus folgt, macht die Suite selbst: Sie geben eine Rechnung frei – die Nummer entsteht, der Buchungssatz entsteht, die Fälligkeit entsteht.
- Drei Module in der Suite – Benutzer & Rollen steht noch im Altsystem
- Über 1'700 automatische Prüfungen im Bestand
- Sammellauf alle vier Stunden, Tagesmail ab 06:00 Uhr
- Testabzug statt Reset – eine Kopie ohne Urkunden und Journal
| Plan | Inhaber |
| Status | aktiv |
| Benutzer | 3 von 5 |
| Schreibfähig | ja |
| Freigegebene Belege | 41 |
| Mit Buchung | 41 |
| Ohne Buchung | keiner |
| Konto | Saldo |
|---|---|
| 1020 | CHF 48'302.15 |
| 1100 | CHF 9'614.90 |
| 2140 | CHF −164.30 |
| 3400 | CHF −61'480.00 |
Die Produktbilder auf dieser Seite sind stilisierte Nachbildungen der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten (Musterbetrieb GmbH).
01Module
Drei Module in der Suite – und danach fassen Sie sie selten wieder an.
Die Verwaltung ist der Ort, an dem Sie den Rahmen setzen: Firma, Vorgaben, Nummernkreise, Team. Kontenplan und Geschäftsjahre wohnen in der Buchhaltung, dort, wo ihre Wirkung sichtbar ist.
-
Sieben Räume an einem Ort – Firma, Vorgaben, Belege & Nummern, Team, Mandanten, Abonnement und der Systemstatus (bis zum 28.09.2026 «Prüfstand»). Jeder Raum gilt je Mandant, nur die Kurstafel für alle.
Sieben Räume
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Was die Datenbank über sich selbst sagt: Befunde an der Mandantengrenze, Antwortzeit, Soll gleich Haben, Belegkette, Bestand und Geschäftsjahre – gemessen beim Öffnen. «Nichts gefunden» und «nicht gemessen» sind zwei verschiedene Anzeigen, nie dieselbe Null.
Gemessen beim Öffnen
-
Mandanten anlegen, wechseln, umbenennen – und entfernen, solange keine Spur bleiben muss. Dazu die Instanzart, Test oder Produktiv. Hier steht auch der Testabzug: eine Kopie mit Stammdaten, Jahren, Konten und Zählern, nie mit Urkunden und nie mit dem Journal. Die Mitglieder führt der Raum Team daneben.
Trennung per RLS
-
Eine Person kann in mehreren Mandanten stehen – je Mandant mit eigener Rolle: Inhaber, Mitarbeitend oder Lesend. Diese Übersicht über alle Mandanten hinweg steht heute im Altsystem; in der Suite führt der Raum Team die Mitglieder je Mandant.
Rolle je Mandant
Diese Module sind im Preis enthalten wie die übrigen 44. Keine Modulpreise, keine Erweiterungspakete.
Zum Preis02Automatiken
Was greift, während Sie arbeiten.
Zwölf Regeln und Läufe. Die einen stecken im Datenweg der Suite und greifen bei jedem Klick; die anderen laufen im Betrieb, dort, wo das Altsystem noch arbeitet, aus dem die Suite herauswächst. Jeder registrierte Lauf ist messbar – und jeder Befund trägt den Zeitpunkt seiner Messung.
- Belegnummer bei FreigabeEin Entwurf hat keine Nummer. Sie entsteht im selben Vorgang wie die Freigabe – scheitert er, nimmt die Transaktion den Zählerstand mit zurück. Keine Lücke.Nummernkreise
- Buchung aus der FreigabeRechnung und Gutschrift erzeugen ihren Buchungssatz in derselben Transaktion – gerundet auf den Rappen, an einer einzigen Stelle.Soll = Haben
- PeriodensperreEine Freigabe in ein abgeschlossenes Geschäftsjahr wird abgewiesen; fehlt das Jahr ganz, sagt die Meldung, welches zu eröffnen ist.Geschäftsjahre
- Abrechnungslauf der VerträgeDer Lauf erzeugt aus fälligen Verträgen Rechnungs-Entwürfe – gestartet mit einem Klick, denn die Freigabe bleibt ein bewusster Schritt.Verträge
- Mahnstufen und ÜberfälligkeitDie Mahnansicht listet jede überfällige Rechnung. Gemahnt wird von Hand; Stufe, Abstand und Mahnstopp prüft die Datenbank.Europe/Zurich
- Wächter-Cron mit TagesübersichtÜberwacht alle registrierten Läufe. Die Tagesübersicht mit Wiedervorlagen, Terminen und Lieferterminen geht ab 06:00 Uhr einmal täglich hinaus; überlappende Läufe senden nie doppelt.ab 06:00
- Nachweis statt NachlaufIn der Suite nennt das Archiv jede freigegebene Rechnung ohne Urkunde beim Namen; nachgezogen wird am Beleg. Den täglichen Nacharchivierungs-Lauf führt der Betrieb des Altsystems.GeBüV · OR 958f
- Lead-Eingang von der WebsiteLeads kommen über einen Webhook; dieselbe Anfrage zweimal erzeugt keinen zweiten Lead. Läuft im Betrieb des Altsystems.Dublettenschutz
- Plattform-VerkäufeVerkäufe der angebundenen Plattform landen als Bestellung und werden mit der Buchhaltung abgeglichen – ein Modul des Altsystems, noch nicht in der Suite.Polar
- Outlook-SyncTermine wandern in einer Richtung in den Kalender – ohne Beträge. Läuft im Betrieb des Altsystems.one-way
- Empfänger am KundenDer Versand einer Rechnung schlägt den Hauptkontakt des Kunden vor; eine von Hand gesetzte Adresse gewinnt immer. Das Routing nach Kontaktrollen führt das Altsystem.Hauptkontakt
- Zugänge sind fail-closedIst das zentrale Hook-Geheimnis nicht lesbar, wird der Aufruf abgewiesen. Einen Rückfall auf einen öffentlichen Schlüssel gibt es nicht.Hook-Geheimnis
Über 1'700 automatische Prüfungen laufen im Bestand mit – Wächter, Beweise und Trigger-Deckung. Der Sammellauf nimmt sie alle vier Stunden durch. In der Suite misst «Systemstatus» beim Öffnen selbst nach: Befunde an der Mandantengrenze, Soll gegen Haben, Belegkette – jede Zahl mit dem Zeitpunkt ihrer Messung.
03Einblick
Nummern entstehen mit der Freigabe – nicht beim Erfassen.
Deshalb steht der Nummernkreis je Belegart und Jahr in den Einstellungen, und die Nummer selbst zieht die Freigabe – unter Sperre, in derselben Transaktion. Bricht sie ab, bleibt der Zählerstand, wo er war.
- Nummernkreise
- Je Belegart und Jahr ein Kreis – Präfix R-, A-, AB-, G- und vier Stellen sind fest, gewählt wird nur das Jahr; die Nummer entsteht erst mit der Freigabe.
- Vorgaben
- Zahlungsfrist, Stundensatz, MWST-Satz, Skonto, Mahnabstand und Mahngebühren – sie füllen vor, was neu entsteht.
- Team
- Einladen über die E-Mail eines registrierten Kontos; Rollen Inhaber, Mitarbeitend, Lesend; stillgelegt wird, nie gelöscht.
- Belegkonfigurator
- Belegausgabe je Belegart: Felder, Blockreihenfolge, Kopf-, Fuss- und Zahlungstext. Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG sind gesperrt, der QR-Zahlteil ist nicht konfigurierbar.
- Tastatur
- Ctrl K (Cmd K) öffnet die Suche über den Bestand – jede Seite der Navigation, auch über Wörter wie «camt» oder «Abos», dazu Kunden, Belege, Fälle, Projekte, Aufgaben, Leads, Verträge, Leistungen und Produkte –, «n» legt an, wo die Seite etwas anzulegen hat, «g» und eine Taste springt – g h Übersicht, g k Kunden, g b Belege, g r Buchhaltung, g s Einstellungen. «?» zeigt alle vierzehn Kürzel aus demselben Register, aus dem sie wirken. Die Buchstabenkürzel schweigen, solange der Fokus in einem Feld steht – dort sind Buchstaben Text. Ctrl K gilt auch dort, weil derselbe Griff die Suche wieder schliesst.
Je Belegart und Jahr ein Kreis (R- / A- / AB- / G-, vier Stellen, lückenlos). Der Stand wird nie zurückgesetzt.
Kunden, Lieferanten und Produkte bekommen ihre Nummer beim Anlegen vorgeschlagen — überschreibbar, denn wer aus einem Altsystem übernimmt, hat gewachsene Nummern. Der Zähler geht nie zurück, auch nicht beim Ändern von Präfix oder Stellen; eine von Hand gesetzte Nummer hebt ihn an, statt ihn durcheinanderzubringen.
04So ist es gebaut
Vier Regeln, die sich nicht abschalten lassen.
Sie stecken im Datenweg, nicht in einer Checkliste. Auch der Inhaber kann sie nicht umgehen.
Nummer erst bei Freigabe
Ein Entwurf hat keine Belegnummer. Sie entsteht im Moment der Freigabe – unter Sperre gezogen, damit zwei gleichzeitige Freigaben nie dieselbe Nummer bekommen.
So bleibt die Reihe geschlossen, auch wenn Sie einen Entwurf verwerfen. Und scheitert die Freigabe nach dem Ziehen, nimmt die Transaktion den Zählerstand mit zurück: die Nummer verbrennt nicht.
«Nichts gefunden» ist nicht «nicht gemessen»
Jede Prüfung kennt drei Zustände: erfüllt, Befund, nicht gemessen – der dritte nennt immer seinen Grund. Gemessen wird beim Öffnen der Seite, nicht aus einem Zwischenspeicher.
Eine Null ohne Messung würde als Entwarnung gelesen. Scheitert eine Messung, steht ein Gedankenstrich und der Grund – nie eine alte Zahl über eine Verbindung, die gerade nicht antwortet.
Geübt wird an der Kopie, nicht am Bestand
Statt eines Resets gibt es den Testabzug: Er kopiert Stammdaten, Geschäftsjahre, Konten und Zähler des aktiven Mandanten in einen neuen – nie Urkunden, nie das Journal. Das Ritual ist fest: Vorschau lesen, Wortlaut abtippen, Tat.
Echte Belege sind unantastbar, weil sie gar nicht erst mitkommen. Die beiden Mandanten trennt danach dieselbe Zeilensicherheit wie zwei fremde Firmen.
Eine Person, mehrere Mandanten, je eine Rolle
Rollen gelten je Mandant, und es gibt genau drei: Inhaber führt den Rahmen, Mitarbeitend schreibt im Tagesgeschäft, Lesend liest. Dieselbe Person kann hier Inhaber sein und dort nur lesend.
Die Trennung liegt auf der Datenbank (Row-Level-Security), nicht in der Oberfläche. Eine Mitgliedschaft wird stillgelegt, nicht gelöscht – und der letzte Inhaber kann sich weder selbst stilllegen noch selbst herabstufen.
05Fragen
Was Betreiber zuerst wissen wollen.
Fünf Antworten zum Üben mit echten Daten, zu Ausfällen, Rollen, doppelten Läufen und zum Preis.
Können wir üben, ohne die echten Zahlen zu gefährden?
Ja. Der Testabzug legt jederzeit eine Kopie des aktiven Mandanten an – mit Stammdaten, Geschäftsjahren, Konten und Zählern, ohne Urkunden und ohne Journal. Vor der Tat lesen Sie die Vorschau und tippen den Wortlaut ab. Was in der Kopie geschieht, berührt den Bestand nicht: Die Zeilensicherheit trennt beide vollständig. Jeder Mandant trägt zudem seine Instanzart, Test oder Produktiv.
Was passiert, wenn ein Hintergrundlauf ausfällt?
Der Wächter-Cron überwacht alle registrierten Jobs und versendet ab 06:00 Uhr (Europe/Zurich) eine Tagesübersicht; überlappende Läufe senden nie doppelt. In der Suite selbst misst «Systemstatus» beim Öffnen nach – Befunde an der Mandantengrenze, Antwortzeit, Soll gegen Haben und die Belegkette. Scheitert eine Messung, steht dort ein Gedankenstrich mit Grund, nie eine beruhigende Null.
Wer darf welche Einstellungen ändern?
Firma, Vorgaben, Belegausgabe, Nummernkreise und Team führt der Inhaber – geprüft in der Datenbank, nicht nur in der Maske. Wer nicht Inhaber ist, sieht «Dem Inhaber vorbehalten» statt einer Maske, die so tut, als dürfte sie. Mitarbeitende schreiben im Tagesgeschäft, Lesende lesen. Eine Person kann in mehreren Mandanten stehen, mit je eigener Rolle.
Was geschieht, wenn ein Lauf zweimal startet?
Nichts Doppeltes. Ein zweimal eingelesener Bankauszug ändert den Bestand nicht: Bankzeilen sind je Mandant und Bankreferenz eindeutig. Eine Mahnung gibt es je Beleg und Stufe genau einmal. Und ein Vorgängerbeleg wird genau einmal überführt – der zweite Versuch wird abgewiesen, sonst wäre es Doppelverrechnung.
Sind Verwaltung, Systemstatus und der Treuhänder-Export im Preis enthalten?
Ja. CHF 29.95 pro Monat für 1 bis 5 Benutzer, alle Module inbegriffen – Verwaltung, Systemstatus und der Treuhänder-Export ebenso wie Verkauf, Buchhaltung und Jahresabschluss. Mehr Benutzer auf Anfrage.
06Weiter