Veoom
Anmelden Zugang anfragen

Verwaltung & Automatiken

Einmal einrichten – danach arbeitet die Suite im Hintergrund weiter.

Firma, Nummernkreise, Kontenplan und Geschäftsjahre stehen an einem Ort. Was daraus folgt, macht die Suite selbst: Sie geben eine Rechnung frei – die Nummer entsteht, der Buchungssatz entsteht, die Archivversion entsteht.

  • Vier Module in der Menügruppe Verwaltung
  • Über 1'700 automatische Prüfungen im Bestand
  • Tagesmail ab 06:00 vom Wächter-Cron
  • Testdaten markiert – der Reset löscht nur diese
Tafel XISystemstatus & Jobs. Jeder Hintergrundlauf mit Status, letztem Lauf und Dauer – und jeder Wächterbefund mit dem Zeitpunkt seiner Messung.

Die Produktbilder auf dieser Seite sind stilisierte Nachbildungen der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten (Muster AG).

01Module

Vier Module – und danach fassen Sie sie selten wieder an.

Die Verwaltung ist der Ort, an dem Sie Regeln setzen: Nummernkreise, Kontenplan, Geschäftsjahre, Rollen. Alles Weitere entsteht daraus, ohne dass jemand einen Lauf startet.

  • Einstellungen

    Zwölf Bereiche an einem Ort – von Firma und Nummernkreisen über Kontenplan und Geschäftsjahre bis zu Benachrichtigungen, Integrationen und Export.

    Zwölf Bereiche

  • Systemstatus & Jobs

    Alle Hintergrundläufe mit Status, letztem Lauf, Dauer und Verarbeitungsmenge; Wächterbefunde mit dem Zeitpunkt ihrer Messung. «Nichts gefunden» und «nicht gemessen» sind zwei verschiedene Anzeigen, nie dieselbe Null.

    Tagesmail ab 06:00

  • Mandanten

    Mandanten mit ihren Mitgliedern und Rollen. Hier steht auch die Instanzart – Test- oder Produktivbetrieb – und damit, ob die Datensätze eines Mandanten als Testdaten gekennzeichnet werden.

    Trennung per RLS

  • Benutzer & Rollen

    Eine Person kann in mehreren Mandanten stehen – je Mandant mit eigener Rolle. Der Eigentümer hat vollen Zugriff; der Treuhänder liest nur und hat keinen Zugriff auf die Claude-AI-Seiten.

    Rolle je Mandant

Diese vier Module sind im Preis enthalten wie die übrigen 44. Keine Modulpreise, keine Erweiterungspakete.

Zum Preis

02Automatiken

Was im Hintergrund läuft, während Sie arbeiten.

Zwölf Läufe und Regeln, die niemand von Hand startet. Jeder Lauf ist registriert, jeder Lauf ist messbar – und jeder Befund trägt den Zeitpunkt seiner Messung.

  • Belegnummer bei FreigabeEin Entwurf hat keine Nummer. Sie entsteht mit der Freigabe, lückenlos; jede Vergabe wird protokolliert.Nummernkreise
  • Verbuchungs-TriggerRechnung, Gutschrift, Einkaufsrechnung, Spese und Zahlung erzeugen ihren Buchungssatz selbst – mit Rappenrundung 0.05.Soll = Haben
  • PeriodensperreBuchungen in abgeschlossenen Geschäftsjahren werden abgewiesen; jeder Statuswechsel eines Jahres steht im Prüfprotokoll.Geschäftsjahre
  • Wiederkehrende FakturierungVerträge erzeugen ihre Rechnungen nach Zyklus; die Verknüpfung Vertrag zur Rechnung steht am Beleg.Verträge
  • Mahnlauf und ÜberfälligkeitMahnungen entstehen nach Fristen, überfällige Rechnungen werden markiert.Europe/Zurich
  • Wächter-Cron mit TagesmailÜberwacht alle registrierten Läufe und meldet einmal täglich ab 06:00 Uhr; überlappende Läufe senden nie doppelt.ab 06:00
  • NacharchivierungEin täglicher Lauf sucht freigegebene Belege ohne Archivversion und holt sie nach. «Fehlerfrei gelaufen» und «Ergebnis sauber» sind zwei getrennte Aussagen.GeBüV · OR 958f
  • Lead-Eingang von der WebsiteLeads kommen über einen signierten Webhook; dieselbe Anfrage zweimal erzeugt keinen zweiten Lead.Dublettenschutz
  • Plattform-VerkäufeVerkäufe der angebundenen Plattform landen als Bestellung und werden mit der Buchhaltung abgeglichen.Polar
  • Outlook-SyncTermine wandern in einer Richtung aus der Suite in den Kalender – ohne Beträge.one-way
  • Rollen-Routing im MailversandRechnung und Mahnung gehen an den Buchhaltungskontakt, Offerte und Auftrag an die Projektleitung; eine von Hand gesetzte Adresse gewinnt immer.Kontaktrollen
  • Zugänge sind fail-closedIst das zentrale Hook-Geheimnis nicht lesbar, wird der Aufruf abgewiesen. Einen Rückfall auf einen öffentlichen Schlüssel gibt es nicht.Hook-Geheimnis

Über 1'700 automatische Prüfungen laufen im Bestand mit – Wächter, Beweise und Trigger-Deckung. Der Sammellauf nimmt sie alle vier Stunden durch; die Befunde erscheinen mit Zeitpunkt unter «Systemstatus & Jobs» und in der Tagesmail des Wächters.

Schweiz & Sicherheit im Detail

03Einblick

Nummern entstehen mit der Freigabe – nicht beim Erfassen.

Deshalb steht neben jedem Nummernkreis die letzte und die nächste Nummer, und daneben das Protokoll jeder Vergabe. Wer eine Lücke sucht, findet dort ihre Begründung.

Nummernkreise
Format je Belegart, lückenlos vergeben; jede Vergabe steht append-only im Protokoll.
Kontenplan
KMU-Kontenrahmen mit Salden, Gliederung und Zuordnung zur Bilanz.
Geschäftsjahre
Öffnen und Schliessen mit Periodensperre; ein Storno bucht in ein offenes Jahr.
Belegkonfigurator
Layout je Belegart mit Live-Vorschau. Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG sind gesperrt, der QR-Zahlteil ist nicht konfigurierbar.
Schnellaktionen
Befehlsleiste per Tastenkürzel für die häufigsten Handgriffe.
Tafel XIIEinstellungen. Nummernkreise je Belegart, das Protokoll jeder Vergabe und die Geschäftsjahre mit ihrem Sperrzustand.

04So ist es gebaut

Vier Regeln, die sich nicht abschalten lassen.

Sie stecken im Datenweg, nicht in einer Checkliste. Auch der Eigentümer kann sie nicht umgehen.

Nummer erst bei Freigabe

Ein Entwurf hat keine Belegnummer. Sie entsteht im Moment der Freigabe – lückenlos, und jede Vergabe steht append-only im Protokoll.

So bleibt die Reihe geschlossen, auch wenn Sie einen Entwurf verwerfen. Eine Lücke müsste im Protokoll begründet sein.

«Nichts gefunden» ist nicht «nicht gemessen»

Jede Prüfung kennt drei Zustände: erfüllt, Befund, nicht gemessen – der dritte nennt immer seinen Grund. Am Ergebnis steht der Zeitpunkt der Messung.

Eine Null ohne Messung würde als Entwarnung gelesen. Störung und offener Befund sind zwei getrennte Zahlen – ein Befund ist sichtbar, aber kein Störfall.

Der Reset löscht nur Markiertes

Datensätze eines Test-Mandanten tragen dauerhaft die Kennzeichnung «Test». Der Reset entfernt ausschliesslich gekennzeichnete Datensätze und protokolliert den Lauf.

Echte Belege sind unantastbar. Nummernkreise werden nur dort zurückgesetzt, wo keine echten Belege mehr existieren.

Eine Person, mehrere Mandanten, je eine Rolle

Rollen gelten je Mandant. Der Eigentümer hat vollen Zugriff; der Treuhänder liest nur und kommt nicht an die Claude-AI-Seiten.

Die Trennung liegt auf der Datenbank (Row-Level-Security), nicht in der Oberfläche. Eine Mitgliedschaft wird stillgelegt, nicht gelöscht.

05Fragen

Was Betreiber zuerst wissen wollen.

Fünf Antworten zu Testbetrieb, Ausfällen, Rollen, doppelten Läufen und zum Preis.

Können wir mit Testdaten arbeiten, ohne die echten Zahlen zu gefährden?

Ja. Ein Mandant läuft entweder im Test- oder im Produktivbetrieb; Datensätze eines Test-Mandanten tragen dauerhaft die Kennzeichnung «Test». Der Reset löscht ausschliesslich gekennzeichnete Datensätze und schreibt ein Protokoll des Laufs. Echte Belege sind davon nie betroffen.

Was passiert, wenn ein Hintergrundlauf ausfällt?

Der Wächter-Cron überwacht alle registrierten Jobs und versendet ab 06:00 Uhr (Europe/Zurich) eine Tagesmail; überlappende Läufe senden nie doppelt. Unter «Systemstatus & Jobs» sehen Sie je Job den letzten Lauf, die Dauer, die Verarbeitungsmenge und den Zustand – und je Prüfung, ob sie erfüllt ist, einen Befund hat oder nicht gemessen wurde.

Wer darf welche Einstellungen ändern?

Der Eigentümer hat vollen Zugriff auf alle Bereiche. Der Treuhänder liest nur: Er kann nichts ändern und hat keinen Zugriff auf die Claude-AI-Seiten und deren Daten. Eine Person kann in mehreren Mandanten stehen, mit je eigener Rolle.

Was geschieht, wenn ein Lauf zweimal startet?

Nichts Doppeltes. Ein zweimal eingelesener Bankauszug und ein doppelt gestarteter Mahnlauf ändern den Bestand nicht: Zahlungen sind je Eigentümer und Referenz eindeutig, Mahnungen je Beleg und Stufe. Auch eine Konvertierung gibt es pro Quellbeleg und Zieltyp nur einmal.

Sind Verwaltung, Systemstatus und die Treuhänder-Rolle im Preis enthalten?

Ja. CHF 29.95 pro Monat für 1 bis 5 Benutzer, alle Module inbegriffen – Verwaltung, Systemstatus und die Treuhänder-Rolle ebenso wie Verkauf, Buchhaltung und Jahresabschluss. Mehr Benutzer auf Anfrage.

06Weiter

Wo die Automatiken hinbuchen.

Wir richten Ihren Mandanten ein, setzen Nummernkreise und Kontenplan – und führen Sie durch die Suite.

Zugang anfragen Anmelden