Verwaltung & Automatiken
Benutzer & Rollen
Personen über alle Mandanten hinweg zuteilen — je Mandant eine eigene Rolle. Wer geht, verliert den Zugang: die Zuteilung wird stillgelegt, nicht gelöscht. Der letzte Inhaber eines Mandanten bleibt Inhaber.
- Drei Rollen je Mandant — Inhaber, Mitarbeitend, Lesend
- Eine Person, mehrere Mandanten mit je eigener Rolle
- Treuhänder liest nur — ohne Zugriff auf die KI-Seiten
| Systemverwalter | |
|---|---|
| a.muster@muster-ag.ch | Admin |
| b.keller@muster-ag.ch | — |
| c.brunner@beispiel-gmbh.ch | — |
| treuhand@alpina-treuhand.ch | — |
| Mandant | Rolle |
|---|---|
| MAG — Muster AG | Inhaber |
| BSP — Beispiel GmbH | Mitarbeitend |
| RIGI — Rigi Consulting GmbH | Lesend |
| LAKE — Studio Lakesidestillgelegt | Mitarbeitend |
Dieselbe Person kann in jedem Mandanten eine andere Rolle haben. Der letzte aktive Inhaber eines Mandanten lässt sich weder stilllegen noch herabstufen — die Datenbank weist das mit MD006 ab.
| Status | |
|---|---|
| treuhand@alpina-treuhand.ch | Lesezugriff aktiv |
| pruefung@alpina-treuhand.ch | deaktiviert |
Schreiben, Ändern und Löschen bleibt gesperrt; die Claude-AI-Seiten sind für diesen Zugang nicht erreichbar.
Diese Namen stehen im Spesenformular zur Auswahl.
01Was es tut
Wer darf was — und in welcher Firma.
Zwei Orte, eine Frage: die übergeordnete Benutzerliste über alle Mandanten hinweg — und der Treuhänder-Zugang unter Einstellungen.
Die Benutzerliste steht über den Mandanten. Sie zeigt je Person die E-Mail, die Kürzel ihrer Mandanten und ob sie Systemverwalter ist. Ein Klick öffnet die Zuteilungen: je Mandant eine Zeile mit Rolle und Zustand, dazu «Mandant hinzufügen».
Einladen ist ein Schritt: E-Mail, Mandant, Rolle. Ist das Konto noch unbekannt, geht eine Einladung raus; ist es bekannt, bleibt es bei der Zuteilung — ohne zweite Mail.
Der Treuhänder-Zugang entsteht unter Einstellungen → Benutzer & Rollen: reiner Lesezugriff auf Buchhaltung, Belege und Auswertungen, jederzeit deaktivierbar. Auf derselben Seite steht die Namensliste «Mitarbeiter für Spesen» — Stammdaten für die Belegzuordnung, ohne Lohn- und HR-Logik.
- PersonE-Mail; das Benutzerkonto entsteht mit der Einladung
- MandantKürzel und Name, dazu die Instanzart Test oder Produktiv
- RolleInhaber, Mitarbeitend oder Lesend — gilt nur in diesem Mandanten
- Zustandaktiv oder stillgelegt; stillgelegte Zeilen ausgeblendet, mit Zähler und Schalter
- SystemverwalterKennzeichen der Person; nur damit ist die Liste sichtbar
- Treuhänder-ZugangE-Mail, «Lesezugriff aktiv» oder «deaktiviert», Datum der Erteilung
02Datenweg
Wo die Zuteilung steht.
Zuerst der Mandant, dann die Person, dann die Rolle. Der externe Lesezugang entsteht daneben in den Einstellungen — und endet beim Export für die Treuhand.
- Mandanten
- Benutzer & Rollen
- Einstellungen
- Treuhänder-Export
03Zusammenhang
Woher eine Zuteilung kommt, was sie öffnet, was dabei greift.
Kommt von
- MandantenName, Kürzel und Instanzart — Test oder Produktiv. Ohne Mandant keine Zuteilung: die Rolle hängt an der Mitgliedschaft, nicht an der Person.
- Mitglieder je MandantDer Inhaber pflegt die Mitglieder seines Mandanten; dieselbe Mitgliedschaft erscheint hier über alle Mandanten hinweg. Eine Zuordnung, keine zweite Liste daneben.
- EinstellungenUnter Einstellungen → Benutzer & Rollen entsteht die zweite Zugangsart: der Treuhänder-Zugang, erteilt, deaktiviert, wieder aktiviert.
Geht nach
- Treuhänder-ExportWofür der Lesezugriff gedacht ist: Journal, Konten und Belege prüffähig herausgeben, ohne Schreibrecht.
- Helpdesk-AssistentDie KI-Seiten bleiben dem Eigentümer vorbehalten. Der Treuhänder-Zugang erreicht sie nicht — weder die Antworten noch die Daten dahinter.
- DevelopÄnderungswünsche und ihre Freigabe liegen ebenfalls beim Eigentümer; ein Lesezugang gibt keinen Auftrag frei.
- SpesenDie Namensliste «Mitarbeiter für Spesen» von derselben Seite steht im Spesenformular zur Auswahl, damit jeder Beleg eine Person trägt.
Greift automatisch
- Systemverwalter-RiegelDie übergeordnete Liste sieht nur der Systemverwalter: der Menüpunkt ist ausgeblendet, und die Datenbank weist den Aufruf zusätzlich ab.
- Letzter Inhaber bleibtDer letzte aktive Inhaber eines Mandanten lässt sich weder stilllegen noch herabstufen; beide Versuche werden abgewiesen.
- Stilllegen statt löschenEine Mitgliedschaft wird nie gelöscht. Sie geht auf «stillgelegt» und bleibt als Nachweis stehen.
- Eine Zeile je Person und MandantEin eindeutiger Index über Mandant und E-Mail beziehungsweise Benutzerkonto verhindert die zweite Zuteilung im selben Mandanten.
- Trennung auf der DatenbankWas eine Rolle sehen darf, entscheidet Row-Level-Security je Mandant — nicht ein ausgeblendeter Knopf.
04So ist es gebaut
Vier Regeln, die für Zugänge gelten.
Jede davon liegt in der Datenbank. Sie greift auch dann, wenn jemand die Oberfläche umgeht.
Die Rolle gilt je Mandant
Dieselbe Person kann in einem Mandanten Inhaber sein, im nächsten Mitarbeitend, im dritten nur lesend. Eine Rolle über alle Firmen hinweg gibt es nicht.
Ein Wechsel in einer Firma ändert damit nichts an den anderen.
Der letzte Inhaber bleibt Inhaber
Ist nur noch ein aktiver Inhaber übrig, lässt er sich weder stilllegen noch herabstufen. Beide Wege werden abgewiesen.
Ein Mandant ohne Inhaber wäre einer, den niemand mehr pflegen kann. Setzen Sie zuerst den Nachfolger, dann den Vorgänger still.
Stillgelegt statt gelöscht
Eine Mitgliedschaft lässt sich nicht löschen. Sie geht auf «stillgelegt» und lässt sich wieder aktivieren.
Stillgelegte Zuteilungen sind Nachweis, kein Arbeitsvorrat: ausgeblendet, aber gezählt — mit Schalter, nicht als stille Auslassung.
Der Riegel liegt nicht im Menü
Ohne Systemverwalter-Rang ist die übergeordnete Benutzerliste nicht nur unsichtbar, sondern unerreichbar — die Datenbank weist die Abfrage selbst ab.
Auch der Einladungsweg prüft die Rolle, bevor er einen Verwaltungsschlüssel lädt.
05Fragen
Was hier zuerst gefragt wird.
Wir führen zwei Firmen. Braucht jede ein eigenes Konto?
Nein. Eine Person wird beiden Mandanten zugeteilt und meldet sich einmal an — mit je eigener Rolle.
Was sieht unsere Treuhand?
Buchhaltung, Belege und Auswertungen, ausschliesslich lesend. Sie kann nichts ändern und hat keinen Zugriff auf die Claude-AI-Seiten und deren Daten. Der Zugang lässt sich jederzeit deaktivieren.
Jemand verlässt die Firma. Wie entfernen wir den Zugang?
Sie legen die Zuteilung still. Der Zugang ist damit zu, die Zeile bleibt als Nachweis stehen und lässt sich später wieder aktivieren. Gelöscht wird eine Mitgliedschaft nie.
Wie viele Benutzer sind im Preis enthalten?
CHF 29.95 pro Monat gelten für 1 bis 5 Benutzer, alle Module inbegriffen. Mehr Benutzer auf Anfrage.
06Weiter