Verwaltung & Automatiken
Mandanten
Alles in der Suite gehört genau einem Mandanten – Stammdaten, Geschäftsjahre, Konten, Zähler. Wer angemeldet ist, legt einen an und wird sein Inhaber; einen Systemverwalter darüber gibt es nicht.
- Drei Rollen je Mandant: Inhaber, Mitarbeitend, Lesend
- Instanzart Test oder Produktiv – wer ganz neu ist, startet mit 30 Tagen Test
- Trennung per Row-Level-Security auf jeder Tabelle
- Entfernt wird nur ohne Spur – 15 von 49 Tabellen halten einen Mandanten fest
| Name | Art | Zustand | |
|---|---|---|---|
| Beispiel GmbH | Prod | — | Wechseln |
| Musterbetrieb GmbH | Prod | Aktiv | |
| Musterbetrieb Test | Test | — | WechselnEntfernen |
Kopiert Stammdaten, Jahre, Konten und Zähler des aktiven Mandanten — nie Urkunden, nie das Journal. Ritual: Vorschau lesen, Wortlaut abtippen, Tat.
01Was es tut
Wer in welchem Mandanten was darf — an einer Stelle.
Zwei Dinge teilen sich die Seite: die Liste aller eigenen Mandanten – angelegt im Dialog mit Name, Kürzel und Art, gewechselt, bearbeitet und entfernt direkt in der Zeile – und der Testabzug, den nur der Inhaber sieht. Fehlt dem Inhaber «Entfernen» in einer Zeile, steht daneben, warum. Die Mitglieder führt der Raum Team daneben.
- NameKlartext, beim Anlegen gesetzt
- Kürzel2–10 Zeichen, Grossbuchstabe voran – über alle Mandanten nur einmal vergeben; zusammen mit dem Namen jederzeit änderbar
- InstanzartTest oder Produktiv – umstellbar: von Test auf Produktiv immer, zurück nur, solange der Mandant keine Spur trägt
- Angelegt amSteht in der Liste – der zweite ehrliche Sortierschlüssel neben dem Namen
- ZustandZeigt, welcher Mandant gerade geöffnet ist; jeder andere trägt den Knopf «Wechseln»
- MitgliederIm Raum Team: E-Mail, Rolle, Zustand (eingeladen, angenommen, stillgelegt), Annahmedatum
- Rolle je MitgliedInhaber, Mitarbeitend, Lesend
- AbonnementPlan, Frist und Benutzergrenze – jeder Mandant trägt sein eigenes
Die ersten drei Zeichen des Kürzels bilden das Kästchen links oben neben der Navigation — sichtbar in jedem Bildschirm.
02Datenweg
Die Person kommt von aussen, der Bestand bleibt drinnen.
Eine Einladung bringt jemanden in den Mandanten; erst die Annahme macht die Mitgliedschaft. Alles, was danach entsteht, trägt dessen Kennung — am Ende der Kette stehen die freigegebenen Belege im Archiv.
03Zusammenhang
Woher ein Mandant seine Angaben nimmt und was an ihm hängt.
Kommt von
- Benutzer & RollenEingeladen wird über die E-Mail eines bereits registrierten Kontos – der Kern legt keine Konten an. Erst die Annahme macht die Mitgliedschaft.
- EinstellungenFirmenangaben, Vorgaben, Nummernkreise und Team gehören je einem Mandanten — ein neuer startet mit leeren Reihen. Kontenplan und Geschäftsjahre wohnen in der Buchhaltung.
- ArchivDie freigegebenen Belege eines Mandanten liegen als Urkunden im Archiv, zehn Jahre (OR 958f). Liegt dort eine einzige Urkunde, entfernt der Löschweg diesen Mandanten nicht.
- AbonnementWer ganz neu ist, bekommt 30 Tage Test; wer schon einen laufenden Mandanten führt, legt weitere ohne neue Frist an. Die Testlänge steht in der Datenbank, nicht im Aufruf.
Geht nach
- Benutzer & RollenEine Rolle gilt je Mandant — dieselbe Person kann hier Inhaber und dort lesend sein.
- EinstellungenAlle sieben Räume gelten je Mandant — ein Wechsel wechselt Firma, Vorgaben und Zähler mit. Nur die Kurstafel im Systemstatus nicht: ein amtlicher Monatsmittelkurs ist für jeden Mandanten derselbe.
- Hauptbuch & BuchungenJede Buchung und jeder Beleg trägt die Mandantenkennung. Eine Referenz über die Mandantengrenze hinweg wird beim Schreiben abgewiesen.
- ÜbersichtVerfügbar, offene Posten, Bank und MWST geschuldet zeigen den aktiven Mandanten — ein Wechsel wechselt alle Zahlen.
Greift automatisch
- Row-Level-Security auf jeder TabelleDie Trennung liegt in der Datenbank, nicht in der Oberfläche. Ohne aktive Mitgliedschaft erscheint keine Zeile — auch nicht über einen direkten Aufruf der Datenschnittstelle.
- Mandantengrenze bei jeder ReferenzJeder Fremdschlüssel führt die Mandantenkennung mit: Eine Rechnung an einen Kunden aus einem anderen Mandanten scheitert am Schlüsselpaar — schon beim Schreiben.
- Inhaber mit der GründungWer einen Mandanten anlegt, wird im selben Zug sein Inhaber eingetragen. Ein Mandant ohne Inhaber entsteht nie.
- Der letzte Inhaber bleibtDer letzte aktive Inhaber lässt sich nicht stilllegen — ein Mandant ohne Inhaber wäre unführbar. Zuerst einen zweiten Inhaber zuteilen.
04So ist es gebaut
Vier Regeln zwischen Knopf und Wirkung.
Hier entstehen ganze Datenbestände — und hier verschwindet nur, was nie etwas nach aussen gegeben hat. Was endgültig wirkt, verlangt einen abgetippten Wortlaut; was gefährlich wäre, gibt es gar nicht erst.
Gegründet wird selbst, nicht beantragt
Wer angemeldet ist, legt einen Mandanten an — Name und Kürzel genügen — und wird im selben Zug sein Inhaber. Einen Systemverwalter, der anlegt, umstellt oder löscht, gibt es nicht.
Der erste Mandant eines neuen Kontos startet als Test mit 30 Tagen; wer schon einen laufenden führt, legt weitere ohne neue Frist an.
Entfernt wird nur, was nichts hinterlassen hat
49 Tabellen hängen am Mandanten. 15 davon halten ihn fest, sobald eine einzige Zeile darin steht: Journal und Buchungszeilen, Zahlungen ein und aus, freigegebene Belege, Einkaufsrechnungen, Mahnungen, eingereichte MWST-Abrechnungen, abgeschlossene Geschäftsjahre. Dazu jede Urkunde im Archiv und jede Datei in der Ablage.
Buchführung wird nicht gelöscht (OR 958f, GeBüV). Was geht, ist ein Mandant, der nie etwas nach aussen gegeben hat. Sechs Riegel stehen davor, der letzte ist der abgetippte Wortlaut.
Geübt wird am Abzug
Der Testabzug kopiert Stammdaten, Geschäftsjahre, Konten und Zähler des aktiven Mandanten in einen neuen — nie Urkunden, nie das Journal. Ritual: Vorschau lesen, Wortlaut abtippen, Tat.
Der Wortlaut steht am Ende der Vorschau und trägt die Zeilenzahlen — wer ihn abtippt, hat gelesen, was entsteht.
Mitgliedschaften werden stillgelegt, nicht gelöscht
Wer den Betrieb verlässt, wird stillgelegt; der Eintrag bleibt mit Rolle und Datum stehen. Der letzte aktive Inhaber lässt sich nicht stilllegen.
Eine gelöschte Mitgliedschaft nähme jeder Freigabe ihren Urheber. Wer etwas gebucht hat, bleibt nachvollziehbar.
05Fragen
Was zuerst gefragt wird.
Können wir neben dem echten Betrieb einen Test-Mandanten führen?
Ja. Der Testabzug legt jederzeit eine Kopie des echten Mandanten an — mit Stammdaten, Geschäftsjahren, Konten und Zählern, ohne Urkunden und ohne Journal. Was dort passiert, berührt den Bestand nicht: Die Row-Level-Security trennt beide vollständig. Verwechseln lassen sie sich auch nicht: ein Test-Mandant trägt in der Kopfzeile auf jeder Breite das Abzeichen «Test», und der Mandantenwähler nennt sein volles Kürzel mit «Test-Mandant».
Sieht jemand aus einem Mandanten die Zahlen eines anderen?
Nein. Jede Tabelle ist per Row-Level-Security auf den Mandanten eingegrenzt, zu dem eine aktive Mitgliedschaft besteht. Und jede Referenz führt die Mandantenkennung im Fremdschlüssel mit — es entsteht kein Beleg, der zwei Mandanten berührt.
Können wir einen Mandanten später umbenennen?
Ja, Name und Kürzel, jederzeit durch den Inhaber. Rückwirkend ist das gefahrlos, weil das Kürzel nirgends festgeschrieben ist: Es steckt in keiner vergebenen Belegnummer — die kommt aus dem Nummernkreis der Belegart —, in keinem Ablagepfad — der beginnt mit der Mandantenkennung — und in keiner Archivurkunde, die Firmenname und Adresse aus den Firmenangaben trägt. Es zeigt nur an. Eine Nebenwirkung gibt es: Wer zwischen «Vorschau lesen» und «Wortlaut abtippen» umbenennt, dessen abgetippter Satz passt nicht mehr — und genau dafür ist er da.
Wie werden wir einen Mandanten wieder los?
Nur solange er keine Spur trägt. Der Inhaber öffnet die Vorschau; sie zählt je Tabelle die Zeilen und nennt jede Sperre mit Zahl und Grund — ein freigegebener Beleg, eine Buchung, eine Zahlung, eine Mahnung, ein abgeschlossenes Geschäftsjahr, eine Urkunde im Archiv. Steht dort etwas, entfernt dieser Weg nichts: Buchführung wird nicht gelöscht (OR 958f, GeBüV). Ist die Liste leer, erscheint der Wortlaut mit Name, Kürzel und Zeilenzahl, und der wird abgetippt. Der aktive Mandant geht nie — erst wechseln —, und der letzte, den Sie haben, auch nicht. Wer nicht mehr mitarbeitet, wird als Mitglied stillgelegt; was dort verschwindet, ist der Zugriff, nie der Bestand.
06Weiter