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Einkauf & Spesen

Jede Ausgabe mit Konto, Buchung und Vorsteuer.

Kreditoren führen Ihre Lieferanten, Einkaufsrechnungen den Weg von der Erfassung bis zum Zahlungsausgang, Spesen die Auslagen mit Beleg. Jede Zeile nennt ihr Aufwandkonto; der Buchungssatz mit Vorsteuer entsteht mit der Erfassung.

  • Beleg zur Spese – ohne Datei keine Verbuchung
  • SHA-256 je Datei, im Browser vor dem Versand gerechnet
  • Konto je Zeile aus dem Kontenplan
  • Vorsteuer mit der Erfassung gebucht, abgerechnet nach der Art des Jahres
Tafel AEinkaufsrechnung erfassen. Links entsteht der Fremdbeleg – Zeile für Zeile mit eigenem Aufwandkonto, und «Erfassen und buchen» heisst, was es sagt: Aufwand im Soll, Vorsteuer im Soll, Kreditoren brutto im Haben. Rechts derselbe Beleg später: Zeilen, geleistete Zahlungen und das Feld für die nächste, in dem ein leerer Betrag den ganzen Rest bedeutet.

Beide Produktbilder dieser Seite sind stilisierte Nachbildungen der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten – keine Bildschirmfotos.

01Module

Drei Module, ein Weg: erfassen, buchen, zahlen.

Der Lieferant bringt Nummer, Adresse und seine offenen Verpflichtungen mit. Die Einkaufsrechnung bucht schon beim Erfassen. Die Spese trägt ihr Aufwandkonto aus dem Kontenplan – und wird nur mit Beleg verbucht.

  • Kreditoren

    Lieferanten mit Nummer, Adresse und offenen Verpflichtungen. Die Liste weist je Erfassung Datum, Belegnummer, Fälligkeit, Lieferant, Total und Offen aus; ein neuer Lieferant entsteht im Dialog «Lieferant anlegen» im Seitenkopf. Die Nummer kommt aus dem Nummernkreis der Lieferanten – Vorgabe «LF-» mit vier Stellen – und lässt sich später ändern.

    Nummer · Adresse

  • Einkaufsrechnungen

    Von der Erfassung bis zum Zahlungsausgang: Zeilen mit Konto und MWST-Satz erfassen – das bucht –, danach Zahlungen erfassen. Konto und Satz je Zeile bestimmen Aufwand und Vorsteuer.

    Erfassen → Zahlung

  • Spesen

    Spesenbelege mit Aufwandkonto, Beleg-Datei und Verbuchungsstand. Privat ausgelegt braucht eine Person und läuft gegen das Kontokorrent Mitarbeitende, Firmenkarte und Kasse gegen die Bank.

    Kontokorrent 2140

02Einblick

Auslagen sind erst erledigt, wenn sie verbucht sind.

Darum trägt die Spesenliste den Stand als eigene Spalte – neben Datum, Spese, wer ausgelegt hat und dem Bruttobetrag. Darüber drei Kennzahlen: nicht verbucht, verbucht, Mitarbeitende.

Tafel BSpesen. Drei Stände statt eines Entwurfs: erfasst, verbucht, storniert. Die Zahlenleiste nennt den Betrag gross und die Stückzahl klein – die Frage lautet, wie viel auf Beleg und Buchung wartet, nicht wie viele.

Was aus einer Spese wird

Konto wählen, Beleg anhängen, verbuchen: Danach steht die Auslage im Journal, ihre MWST auf der Vorsteuer und ihre Datei mit Prüfsumme in der Ablage. Nichts davon müssen Sie zweimal erfassen.

Aufwandkonto
wählen Sie je Spese aus dem Kontenplan des Mandanten. Das Gegenkonto ergibt sich aus dem Zahlweg: privat ausgelegt gegen 2140 «Kontokorrent Mitarbeitende», Firmenkarte und Kasse gegen die Bank.
Vorsteuer
nur mit Beleg: ohne angehängte Datei weist die Datenbank das Verbuchen ab (GeBüV). Was nicht verbucht ist, zieht keine Vorsteuer; ein Storno dreht die Buchung samt Vorsteuer zurück und verlangt einen Grund.
Liquidität
offene Kreditoren stehen unter «Budget & Liquidität» als eigene Kennzahl: Bank plus Debitoren minus Kreditoren minus geschuldete MWST minus weitere Verpflichtungen (offene Gutschriften, auszuzahlende Spesen, Kundenguthaben).
MWST-Abrechnung
Vorsteuer je Quartal neben der Umsatzsteuer; abschliessen lässt sich erst ein vergangenes Quartal, und der Lauf sperrt die Periode.
Ablage
jede Datei mit ihrer SHA-256-Prüfsumme; festgeschrieben ist sie eine Einbahn und lässt sich weder ändern noch löschen.

03So ist es gebaut

Vier Regeln, die im Einkauf stecken – nicht in einer Weisung.

Sie stecken im Belegfluss und in der Datenbank, nicht in der Maske. Die Oberfläche zeigt den Zustand nur an.

Die Erfassung bucht

Eine Einkaufsrechnung ist ein Fremdbeleg: die Urkunde liegt beim Lieferanten, bei Ihnen liegt die Erfassung. Sie kennt darum keinen Entwurf und keine Freigabe – wer «Erfassen und buchen» drückt, bucht: Aufwand je Zeile im Soll, Vorsteuer im Soll, Kreditoren brutto im Haben.

Eine Erfassung ohne Zeilen ist keine Rechnung und wird abgewiesen. Läuft die Buchhaltung, aber für das Belegdatum gibt es kein Geschäftsjahr, weist die Datenbank die Erfassung ebenfalls ab – ein abgeschlossenes Jahr nimmt gar nichts mehr an.

Der Beleg wird registriert, nicht bloss abgelegt

Die Quittung zur Spese hängen Sie im Dialog «Beleg & verbuchen» an. Die SHA-256-Prüfsumme rechnet der Browser, bevor ein Byte das Gerät verlässt; die Datei liegt in einem privaten Bereich, und der Abruf läuft über einen kurzlebigen signierten Link.

Entfernen lässt sich eine Datei nur, solange sie nicht festgeschrieben ist. Festschreiben ist eine Einbahn: danach lässt die Datenbank weder Ändern noch Löschen zu – auch dem Inhaber nicht.

Jede Zeile nennt ihr Konto

Es gibt keine Kontierungsautomatik, die aus Lieferant oder Kategorie ein Konto errät. Jede Zeile einer Einkaufsrechnung trägt Text, Aufwandkonto aus dem Kontenplan, Nettobetrag und MWST-Satz; jede Spese trägt ihr eigenes Aufwandkonto.

So steht die Kontierung dort, wo sie gilt, und nicht in einer Regel, die im Journal etwas anderes trifft als in der Maske. Die Vorsteuer rechnet die Datenbank je Satz gerundet – dieselbe Formel wie im Verkauf.

Die Zahlung bucht gegen die Kreditoren

Zur Zahlung führt der Dialog der Erfassung: Betrag – leer heisst Restbetrag – und Zahldatum. Gebucht wird Kreditoren im Soll, Bank im Haben, mit exakter Verknüpfung zur Buchung der Rechnung.

Ist die Rechnung gebucht, braucht auch ihre Zahlung ein Geschäftsjahr für das Zahldatum; sonst weist die Datenbank sie ab. Eine gesperrte Periode nimmt weder Zahlung noch Rücknahme an. Entfernen lässt sich eine Erfassung nur, solange keine Zahlung an ihr hängt – das Journal behält sein Storno.

04Fragen

Was im Einkauf zuerst gefragt wird.

Was, wenn die Lieferantenrechnung nicht alle Pflichtangaben enthält?

Die Suite erfasst den Fremdbeleg so, wie er ist: Lieferant, Belegnummer, Datum, Fälligkeit und Zeilen mit Konto, Nettobetrag und MWST-Satz. Einen eigenen Prüfstatus für unvollständige Lieferantenrechnungen führt sie heute nicht – die Beurteilung nach MWSTG bleibt bei Ihnen und Ihrer Treuhand. Hart geprüft wird anderes: keine Zeilen, keine Erfassung; kein Geschäftsjahr für das Belegdatum, keine Buchung.

Kann ich eine Einkaufsrechnung wieder loswerden?

Ja, solange keine Zahlung an ihr hängt: dann lässt sich die Erfassung entfernen. Gelöscht wird damit die Erfassung, nicht die Geschichte – das Journal behält sein Storno (OR 958f). Trägt die Rechnung Zahlungen, entfernen Sie zuerst die Zahlungen. Liegt das Belegdatum in einem abgeschlossenen Geschäftsjahr, ist die Erfassung eingefroren.

Wer erfasst Spesen – und braucht das Personaldaten?

Die Spesenseite führt eine eigene Liste Mitarbeitender je Mandant, mit Name und Aktiv-Kennzeichen; angelegt wird eine Person direkt im Formular über «Person fehlt in der Liste? Anlegen …». Sie ist an keinen Login gebunden. Stillgelegte Personen bleiben an alten Spesen lesbar. Wer privat auslegt, muss benannt sein; Firmenkarte und Kasse brauchen keine Person. Keine Lohn- und keine HR-Daten – eine Lohnbuchhaltung enthält Veoom nicht.

Wohin laufen Einkauf und Spesen weiter?

In das Journal – der Buchungssatz entsteht mit der Erfassung und behält den Belegbezug. In «Budget & Liquidität», wo die offenen Kreditoren von der verfügbaren Liquidität abgehen. In die MWST-Abrechnung, die die Vorsteuer je Quartal neben der Umsatzsteuer ausweist – nach vereinbartem Entgelt zum Datum der Einkaufsrechnung, nach vereinnahmtem mit der Zahlung an den Lieferanten; Spesen zum Datum der Auslage. Und in den Treuhänder-Export: vier Dateien – Journal, Saldenliste, Kontenplan, Abschluss.

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Wir richten Ihren Kontenplan und Ihre Lieferanten ein – Sie erfassen die Zeile, die Buchung steht schon da.

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