Einkauf & Spesen
Jede Ausgabe mit Beleg, Konto und Vorsteuer.
Kreditoren führen Ihre Lieferanten, Einkaufsrechnungen den Weg von der Erfassung über die Prüfung bis zur Zahlung, Spesen die Auslagen mit Kategorie und Beleg. Das Aufwandskonto ergibt sich aus Regeln, der Buchungssatz mit Vorsteuer entsteht automatisch.
- Beleg direkt im Formular – Datei oder Handy-Foto
- SHA-256 je Belegversion, append-only abgelegt
- Vier Stufen bis zum Aufwandskonto
- Vorsteuer erst mit der Freigabe
Entwurf — zählt noch nicht. Kein Vorsteuerabzug, nicht in den offenen Kreditoren, keine Zahlung möglich. Mit «Freigeben» wird die Rechnung wirksam; danach ist sie nur noch über Storno rückgängig zu machen.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 6570 Informatik | 1'250.00 | — |
| 1170 Vorsteuer | 101.25 | — |
| Kreditoren | — | 1'351.25 |
| Summe CHF | 1'351.25 | 1'351.25 |
Beide Produktbilder dieser Seite sind stilisierte Nachbildungen der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten der Muster AG – keine Bildschirmfotos.
01Module
Drei Module, ein Weg: erfassen, prüfen, zahlen.
Der Kreditor bringt UID und Zahlungsangaben mit. Die Einkaufsrechnung entsteht als Entwurf und zählt erst mit der Freigabe. Die Spese trägt ihre Kategorie – und damit ihr Aufwandskonto.
-
Lieferanten mit UID, Zahlungsangaben und offenen Verpflichtungen. Die Liste weist je Lieferant Rechnungen, Bezahlt und Offen aus; ein neuer Lieferant lässt sich direkt aus dem Rechnungsformular anlegen.
UID · IBAN
-
Von der Erfassung über die Prüfung bis zur Zahlung: Beleg anhängen, freigeben, verbuchen, zahlen. Kategorie und MWST-Code bestimmen Aufwandskonto und Vorsteuer.
Entwurf → Freigabe
-
Spesenbelege mit Kategorie, Beleg-Datei und Verbuchungsstand. Die Zuordnung zu einer Person ist wählbar; die Kategorie folgt dem KMU-Kontenrahmen und ist von der Einkaufs-Kontierung getrennt.
Kontenplan KMU
02Einblick
Auslagen sind erst erledigt, wenn sie verbucht sind.
Darum trägt die Spesenliste den Verbuchungsstand als eigene Spalte – neben Kategorie, Beleg und den Kennzahlen über die gefilterte Menge.
| Lieferant | Beleg | Mitarbeiter | Kategorie | Verbuchung | Brutto |
|---|---|---|---|---|---|
| Seetal Reisen AGBahnfahrt Zürich–Bern, Kundentermin | 2 | R. Frei | Reisespesen (6640) | Verbucht | 201.50 |
| Etzel Büro AGDruckerpatronen und Ordner | 1 | R. Frei | Büromaterial (6500) | Verbucht | 268.10 |
| Alpin Cloud AGSoftware-Abo Projektzeit, August | 1 | M. Keller | Informatik (6570) | Verbucht | 454.00 |
| Gasthof SonnenbergMittagessen mit Beispiel GmbH | 1 | M. Keller | Verpflegung (6641) | Verbucht | 104.00 |
| Telcom Linth AGMobilabo Geschäft, August | 1 | Kein Mitarbeiter | Telefon / Internet (6510) | Entwurf | 96.20 |
| Summe | 1'123.80 |
Was aus einer Spese wird
Kategorie wählen, Beleg anhängen, verbuchen: Danach steht die Auslage im Hauptbuch, ihre MWST in der Vorsteuer und ihre Datei mit Prüfsumme im Archiv. Nichts davon müssen Sie zweimal erfassen.
- Kategorie
- trägt ihr Aufwandskonto: Reisespesen 6640, Verpflegung 6641, Repräsentation 6642, Fahrzeug 6200, Büromaterial 6500, Telefon/Internet 6510, Weiterbildung 5820, Informatik 6570, Raum 6000.
- Vorsteuer
- nur mit Nachweis (Art. 26 MWSTG): Auslagen ohne Belegdatei und ohne Ersatznachweis sind nicht im Abzug, sondern separat ausgewiesen. Eine stornierte Spesenbuchung zieht keine Vorsteuer mehr.
- Liquidität
- offene Verpflichtungen aus dem Einkauf erscheinen als erwartete Abflüsse.
- MWST-Abrechnung
- Vorsteuer je Periode, mit Umsatz- und Abstimmzahlen – nur für abgeschlossene Perioden.
- Archiv
- jede Belegversion mit SHA-256-Prüfsumme; die Belege sind Teil des Treuhänder-Exports.
03So ist es gebaut
Vier Regeln, die im Einkauf stecken – nicht in einer Weisung.
Sie stecken im Belegfluss und in der Datenbank, nicht in der Maske. Die Oberfläche zeigt den Zustand nur an.
Der Entwurf zählt nicht
Eine Einkaufsrechnung entsteht als Entwurf: keine Vorsteuer, nicht in der Kreditorenliste, keine Zahlung, keine Verbuchung. Erst die Freigabe macht sie zur Verbindlichkeit – geprüft werden dabei Lieferant, Datum und Betrag.
Eine halb erfasste Zeile ist keine Verbindlichkeit. Und ein Rückweg zum Entwurf liesse geltend gemachte Vorsteuer rückwirkend verschwinden; darum gibt es ihn nicht. Löschen ist nur im Entwurf möglich, danach gilt Storno und Neuerfassung.
Der Beleg wird registriert, nicht bloss abgelegt
Datei oder Handy-Foto hängen Sie direkt im Erfassungsformular an. Die Datei liegt in einem privaten Bereich; der Eintrag entsteht ausschliesslich über den geprüften Weg mit SHA-256-Prüfsumme und ist append-only – keine Änderung, keine Löschung. Der Abruf läuft über einen zeitlich begrenzten Link.
Vor dem ersten Speichern ist der Bereich erklärend deaktiviert, weil die Ablage den Beleg eindeutig zuordnen muss. In beiden Listen zeigt eine Büroklammer mit Anzahl, wie viele Dateien am Beleg hängen.
Das Aufwandskonto folgt einer Reihenfolge
Die Auflösung geht über vier Stufen: Lieferant, dann Spesenkategorie, dann MWST-Code, zuletzt der Standard-Aufwand als Rückfall ohne Schlüssel. Die erste Stufe, die greift, bestimmt das Konto.
So bleibt die Kontierung nachvollziehbar statt Gewohnheitssache – und dieselbe Auflösung, die die Maske anzeigt, trifft im Journal dieselben Konten.
Zahlung erst nach dem Verbuchen
Zum Verbuchen braucht es mindestens einen Datei-Anhang – ein Link auf den Beleg genügt nicht. Erst die verbuchte Rechnung bietet den Knopf für die Zahlung an. Der Buchungssatz entsteht dabei automatisch: Aufwand auf das aufgelöste Konto, Vorsteuer auf 1170, Soll = Haben, Rappenrundung 0.05 über das Rundungskonto 3809.
Ohne diese Reihenfolge entstünde eine Zahlung gegen die Kreditoren, ohne dass die Verbindlichkeit je gebucht wurde. Buchungen in gesperrte Geschäftsjahre weist die Periodensperre ab.
04Fragen
Was im Einkauf zuerst gefragt wird.
Was, wenn die Lieferantenrechnung nicht alle Pflichtangaben enthält?
Der Vorsteuerabzug wird nicht gesperrt. Auf der Kreditorenseite gilt Beweismittelfreiheit (Art. 81 Abs. 3 MWSTG): Eine unvollständige Lieferantenrechnung verlangt bloss einen Ersatznachweis. Der Beleg erhält deshalb den Prüfstatus «Vorsteuerabzug belegbedürftig» mit einem Feld für den Ersatznachweis. Aufwände ohne Belegdatei und ohne Ersatznachweis sind nicht im Abzug, sondern separat ausgewiesen. Hart alarmiert wird einzig der Fall aus Art. 27 Abs. 1 MWSTG: ausgewiesene Steuer ohne registrierten Lieferanten.
Kann ich eine freigegebene Einkaufsrechnung wieder zum Entwurf machen?
Nein. Wer einen freigegebenen Beleg zurücksetzen kann, lässt eine bereits geltend gemachte Vorsteuer rückwirkend verschwinden. Die Korrektur läuft über Storno und Neuerfassung – dieselbe Linie wie auf der Verkaufsseite. Ein Storno bucht in ein offenes Geschäftsjahr, gelöscht wird nichts (OR 958f).
Wer erfasst Spesen – und braucht das Personaldaten?
Mitarbeitende für die Spesenzuordnung werden unter Einstellungen → Benutzer gepflegt, mit Name und Aktiv-Kennzeichen. Keine Lohn- und keine HR-Daten. Gibt es genau einen aktiven Mitarbeiter, ist er im Spesenformular vorbelegt. Eine Lohnbuchhaltung enthält Veoom nicht.
Wohin laufen Einkauf und Spesen weiter?
In das Hauptbuch – der Buchungssatz entsteht automatisch und behält den Belegbezug. In die Liquidität, wo offene Verpflichtungen als erwartete Abflüsse stehen. In die MWST-Abrechnung, die die Vorsteuer je abgeschlossene Periode ausweist. Und in das Archiv, wo jede Belegversion mit ihrer SHA-256-Prüfsumme liegt und Teil des Treuhänder-Exports ist.
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