Ablage & Archiv
Dokumentenablage
Jede Datei kennt ihre Prüfsumme und ihre Gegenstände – Beleg, Spese, Kunde, Projekt, Aufgabe oder Lieferant. Und festgeschrieben heisst unveränderlich: danach lässt die Datenbank weder Ändern noch Löschen zu, auch nicht vom Inhaber.
- Eine Ablage – die Härte trägt die Zeile, nicht der Ort
- SHA-256 je Datei, gebildet vor dem Hochladen
- 120 Sekunden gilt ein Abruf-Link
- Festgeschrieben – die Einbahn für Belege nach GeBüV
| Datei | Schutz |
|---|---|
| Quittung SBB 17.08.pdfSHA-256 4b9e21d0… | festgeschrieben |
| Lieferantenrechnung Brack.pdfSHA-256 a30c77f2… | festgeschrieben |
| Vertrag Wartung 2026.pdfSHA-256 7c15de88… | änderbar |
| Sitzungsprotokoll Kickoff.pdfSHA-256 e91b04a6… | änderbar |
| Mietvertrag Büro.pdfSHA-256 55fa3c19… | änderbar |
Was am Beleg oder an der Spese angehängt wird, erscheint auch hier — eine Ablage, ein Verzeichnis. Die Spese ohne Belegdatei lässt sich gar nicht erst verbuchen.
Die Prüfsumme entsteht im Browser, bevor die Datei den Rechner verlässt.
Stilisierte Nachbildung der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten der Musterbetrieb GmbH – kein Bildschirmfoto.
01Was es tut
Eine Ablage für alles – und ein Merkmal, das einfriert.
Verträge, Protokolle, Unterlagen, Auswertungen – jede an ihrem Geschäftsfall.
Hochgeladen wird über «Hochladen», auch mehrere Dateien in einem Zug – hier ohne Gegenstand, oder direkt an der Akte: der Beleg und die Spese haben denselben Anhänge-Baustein, und was dort angehängt wird, erscheint auch hier. Die Dateien liegen in einem privaten Behälter mit einem Ordner je Mandant; angezeigt bleibt der Originalname.
Die Liste zeigt Name, Grösse, Ablagedatum, Schutzzustand und die Verweise – jeder Verweis ist ein echter Link zur Kundenakte, zur Projektakte oder zum Beleg. Je Zeile zwei Handgriffe: festschreiben und entfernen, beide mit Zweitklick.
Eine Datei ohne Gegenstand ist erlaubt und wird gezählt, nicht angemahnt – der Mietvertrag der Firma hängt an nichts und gehört trotzdem in die Ablage.
Belegdateien liegen in derselben Tabelle: die GeBüV-Härte trägt das Merkmal «festgeschrieben» je Zeile, nicht ein zweiter Speicherort. Eine zweite Ablage daneben wäre der Anfang zweier Bestände, die auseinanderlaufen.
Was die Ablage je Datei führt
- Nameder Originalname, über eine Erlaubnisliste bereinigt
- SHA-256im Browser gebildet, bevor die Datei den Rechner verlässt
- Grösse und TypB, KB oder MB, dazu der Dateityp
- VerweiseBeleg, Spese, Kunde, Projekt, Aufgabe oder Lieferant – auch mehrere
- Festgeschriebendie Einbahn: setzen darf nur der Inhaber, zurück geht es nie
- Abgelegt ammit dem Konto, das hochgeladen hat
02Datenweg
Eine Ablage, zwei Härtegrade.
Die Arbeitsdatei bleibt änderbar. Der Beleg hinter einer Buchung wird festgeschrieben – dieselbe Tabelle, ein anderes Merkmal.
Der Weg der Arbeitsdatei
Kunde und Projekt sind erfasst, bevor die Datei kommt; sie hängt sich an einen, an beide – oder an keinen.
Der Weg der Belegdatei – dieselbe Tabelle, festgeschrieben
- Spesen
- Belegablage
- Hauptbuch & Buchungen
- Systemstatus
Ohne angehängte Belegdatei weist die Datenbank das Verbuchen einer Spese ab; erst danach entsteht der Buchungssatz. Die GeBüV nimmt keine Behauptungen – und ein Beleg, den es nicht gibt, ist eine.
03Zusammenhang
Kommt von
Geht nach
- EinkaufsrechnungenWohin der Lieferantenbeleg stattdessen geht: an die Rechnung, mit Prüfsumme.
- SpesenDerselbe Weg – und dort Pflicht: ohne Belegdatei bleibt die Auslage Entwurf.
- ArchivDie Abgrenzung: hier die Arbeitsdatei, dort die unveränderliche Belegfassung nach GeBüV.
- SystemstatusZwei Prüfungen lesen die Speicherorte mit und melden Dateien ohne zugehörigen Eintrag.
Greift automatisch
- Prüfsumme vor dem HochladenDer SHA-256 entsteht im Browser, bevor die Datei den Rechner verlässt – die Ablage registriert, was wirklich ankam.
- Nichts überschreibtDer Speicher nimmt keinen zweiten Inhalt unter demselben Pfad an; der Dateiname wird über eine Erlaubnisliste bereinigt, ohne Bindestriche und Umlaute zu opfern.
- Abruf mit AblaufDer Behälter ist privat; der Link wird auf 120 Sekunden signiert.
- Genau ein Gegenstand je VerweisJeder Verweis zeigt auf genau einen Beleg, eine Spese, einen Kunden, ein Projekt, eine Aufgabe oder einen Lieferanten – mit echten Fremdschlüsseln, nicht mit einem freien Kennungsfeld. Die Datenbank zählt beim Schreiben nach: genau ein Ziel, nie zwei.
- Die Datei überlebt ihren GegenstandWird ein Projekt gelöscht, verschwinden seine Verweise – die Datei selbst bleibt im Verzeichnis, auch eine festgeschriebene. Die Ablage liest die Dateien, nicht die Verweise.
04So ist es gebaut
Vier Regeln, die in der Ablage stecken – nicht in einer Weisung.
Die Oberfläche sagt sie an, durchsetzen tut sie die Datenbank.
Festgeschrieben ist eine Einbahn
Setzen darf es nur der Inhaber, zurückdrehen niemand, löschen niemand – durchgesetzt vom Auslöser in der Datenbank, nicht von der Maske.
Der Beweislauf misst alle drei Angriffswege: die Fachfunktion, das direkte Ändern, das direkte Löschen. Alle drei scheitern.
Ohne Beleg wird nicht verbucht
Eine Spese ohne angehängte Belegdatei bleibt Entwurf – die Datenbank weist das Verbuchen ab, mit einer Meldung, die den Grund nennt.
Ein Link kann ins Leere zeigen. Für die GeBüV zählt die abgelegte Datei mit Prüfsumme, nicht der Verweis darauf.
Kein Pfad ohne Ablauf
Der Behälter ist privat, es gibt keine offene Adresse. Der Abruf läuft über einen Link, der nach 120 Sekunden verfällt.
Ein weitergeleiteter Link soll keinen Dauerzugang schaffen, auch nicht Monate später.
Eine leere Liste ist eine Messung
Scheitert der Abruf, sagt die Ablage das an, statt null Zeilen zu zeigen. Treffer und Grundmenge stehen getrennt.
Eine stille Null wird als Entwarnung gelesen – sonst sieht ein Ausfall aus wie Ordnung.
05Fragen
Was bei der Ablage zuerst gefragt wird.
Können wir eine Datei wieder loswerden?
Solange sie nicht festgeschrieben ist: ja, mit Zweitklick – die Zeile behält einen Löschzeitpunkt, aus der Liste verschwindet sie. Eine festgeschriebene Datei lässt sich nicht entfernen, von niemandem.
Wie kommt ein Kunde an ein Dokument?
Nicht über die Ablage – sie ist kein Freigabeportal. Der Abruf läuft über die angemeldete Suite; der Link verfällt nach 120 Sekunden. Der Zugriff ist auf Datenbankebene an den Mandanten gebunden.
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