Service, Ablage & Archiv
Dokumentenablage
Jede Datei weiss, zu welchem Kunden, welchem Projekt und welchem Fall sie gehört. Und eine neue Fassung ersetzt die alte nicht – sie stellt sich davor.
- Drei Bezüge – Kunde, Projekt, Service-Fall
- v1, v2, v3 … jede Fassung bleibt abrufbar
- 300 Sekunden gilt ein Abruf-Link
- Zwei Ablagen – Arbeitsdatei hier, Beleg daneben
| Datei | Kunde |
|---|---|
| Vertrag Wartung 2026.pdf v3212 KBVertragunterschrieben | Beispiel GmbH |
| Mahnlauf 16.08.2026.pdf v2248 KBMahnung | Beispiel GmbH |
| Zahlungsbeleg Beispiel GmbH.pdf v134 KBZahlung | Beispiel GmbH |
| Protokoll Workshop 12.08.2026.docx v184 KBProtokoll | Beispiel GmbH |
| Schulungsunterlagen Buchhaltung.pdf v23.2 MBSchulung | Beispiel GmbH |
Stilisierte Nachbildung der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten der Muster AG – kein Bildschirmfoto.
01Was es tut
Eine Datei, drei Bezüge – und ein Verlauf, der nichts überschreibt.
Verträge, Protokolle, Unterlagen, Auswertungen – jede an ihrem Geschäftsfall.
Hochgeladen wird über «Hochladen», auch mehrere Dateien in einem Zug. Sie liegen in einem privaten Behälter mit einem Ordner je Konto; angezeigt bleibt der Originalname.
Die Liste zeigt Name, Version, Grösse, Tags und die Bezüge. Gesucht wird über Name, Tag, Kunde und Projekt, gefiltert nach Kunde, Projekt und Ticket – die Leiste nennt dabei Treffer und Grundmenge. Je Zeile vier Handgriffe: herunterladen, verknüpfen, Versionen, löschen.
Die Maske «Dokument bearbeiten» ändert Name, Kunde, Projekt, Ticket und Tags – die Datei bleibt unverändert. Der Versionsverlauf zeigt jede Fassung mit Datum und Grösse, «Neue Version hochladen» hängt die nächste an.
Belegdateien aus Einkaufsrechnungen und Spesen liegen nicht hier, sondern in einer eigenen, revisionssicheren Ablage: eigener Behälter, eigenes Register, Prüfsumme je Datei – erreichbar am Beleg. Warum getrennt, steht weiter unten.
Was die Ablage je Datei führt
- NameAnzeigename bis 500 Zeichen
- Versionv1 beim ersten Upload, danach je Fassung eins höher
- Vorgängerdie Fassung davor; daraus entsteht der Verlauf
- Kundeaus dem Kundenstamm, mit eigenem Filter
- Projektaus Projekte & Schulungen
- TicketFallnummer und Titel, wie T-2026-0042
- Tagskommagetrennt, je Tag bis 50 Zeichen
- Grösse und TypB, KB oder MB, dazu der Dateityp
- Speicherpfadprivater Behälter, Ordner je Konto
02Datenweg
Zwei Ablagen, eine klare Grenze.
Die Arbeitsdatei kommt hierher. Der Beleg hinter einer Buchung geht den strengeren Weg.
Der Weg der Arbeitsdatei
- Kunden
- Projekte & Schulungen
- Service-Fälle
- Dokumentenablage
Kunde, Projekt und Fall sind erfasst, bevor die Datei kommt; sie hängt sich an einen, zwei oder alle drei – oder an keinen.
Der Weg der Belegdatei – daneben
- Spesen
- Belegablage
- Hauptbuch & Buchungen
- Systemstatus & Jobs
Ohne registrierte Belegdatei weist die Datenbank das Verbuchen einer Spese oder Einkaufsrechnung ab; erst danach entsteht der Buchungssatz. Im Systemstatus stehen Dateien und Registereinträge einander gegenüber – in beide Richtungen.
03Zusammenhang
Kommt von
- KundenDer Kunde je Datei; Suche und Filter «Alle Kunden» greifen darauf.
- Projekte & SchulungenDas Projekt je Datei, mit eigenem Filter über die Ablage.
- Service-FälleDer Fall; die Filterliste nennt Nummer und Titel.
Geht nach
- EinkaufsrechnungenWohin der Lieferantenbeleg stattdessen geht: an die Rechnung, mit Prüfsumme.
- SpesenDerselbe Weg – und dort Pflicht: ohne Belegdatei bleibt die Auslage Entwurf.
- ArchivDie Abgrenzung: hier die Arbeitsdatei, dort die unveränderliche Belegfassung nach GeBüV.
- Systemstatus & JobsZwei Prüfungen lesen die Speicherorte mit und melden Dateien ohne zugehörigen Eintrag.
Greift automatisch
- Fassung statt ErsatzDie neue Datei wird zur nächsten Version und übernimmt Bezüge und Tags des Vorgängers.
- Kein fremder StrangEine Fassung an fremder Datei wird abgewiesen – der Vorgänger muss zum eigenen Konto gehören.
- Abruf mit AblaufBeide Behälter sind privat; der Link wird auf 300 Sekunden signiert.
- Anhang folgt dem BelegWird ein Entwurf gelöscht, nimmt ein Trigger seine Belegzeilen mit – keine Waise bleibt zurück.
04So ist es gebaut
Vier Regeln, die in der Ablage stecken – nicht in einer Weisung.
Die Oberfläche sagt sie an, durchsetzen tut sie die Datenbank.
Eine Fassung ersetzt nichts
Die neue Datei hängt sich als v2, v3, v4 an ihren Vorgänger und erbt dessen Bezüge und Tags. Jede frühere Fassung bleibt einzeln abrufbar.
Wer die alte Fassung überschreibt, verliert den Stand, auf den sich ein Vertrag oder eine Rechnung berief.
Der Beleg hinter einer Buchung ist unantastbar
Belegdateien entstehen nur über den geprüften Schreibweg – mit SHA-256, ohne Änderung, ohne Löschung. Dieselbe Datei zweimal erzeugt keine zweite Zeile. Und ohne Beleg wird nicht verbucht.
Ein Link kann ins Leere zeigen. Für die GeBüV zählt die abgelegte Datei mit Prüfsumme, nicht der Verweis darauf.
Kein Pfad ohne Ablauf
Beide Behälter sind privat, es gibt keine offene Adresse. Der Abruf läuft über einen Link, der nach 300 Sekunden verfällt.
Ein weitergeleiteter Link soll keinen Dauerzugang schaffen, auch nicht Monate später.
Eine leere Liste ist eine Messung
Scheitert der Abruf, sagt die Ablage das an, statt null Zeilen zu zeigen. Treffer und Grundmenge stehen getrennt.
Eine stille Null wird als Entwarnung gelesen – sonst sieht ein Ausfall aus wie Ordnung.
05Fragen
Was bei der Ablage zuerst gefragt wird.
Können wir eine Datei wieder loswerden?
Ja. Löschen entfernt die Datei aus dem Speicher und setzt am Eintrag einen Löschzeitpunkt – die Zeile bleibt, aus der Liste verschwindet sie. Für Belegdateien hinter einer Buchung gilt das nicht: dort weist die Datenbank Änderung und Löschung ab.
Wie kommt ein Kunde an ein Dokument?
Nicht über die Ablage – sie ist kein Freigabeportal. Der Abruf läuft über die angemeldete Suite; der Link verfällt nach 300 Sekunden. Der Zugriff ist auf Datenbankebene gebunden, die Treuhänder-Rolle liest nur.
Weiterlesen