Ablage & Archiv
Freigegeben heisst unveränderlich – am Beleg wie im Archiv.
Eine Ablage, in der jede Datei ihre Prüfsumme und ihren Geschäftsfall kennt. Und ein Archiv, aus dem sich von der Suite aus nichts löschen und nichts ersetzen lässt.
- 2 Module – «Dokumente» unter Organisation, «Archiv» unter Buchhaltung
- Eine Urkunde je Beleg – GeBüV, OR 958f
- SHA-256 je Urkunde – der Dateiname ist die Prüfsumme
- Nachrechnen auf Knopfdruck – aus den abgelegten Bytes
| Beleg | Prüfstand |
|---|---|
| G-2026-0002Gutschrift | stimmt |
| R-2026-0016Rechnung | stimmt |
| R-2026-0012Rechnung | stimmt |
| R-2026-0009Rechnung | stimmt |
| R-2026-0007Rechnung | stimmt |
Die Liste ist leer — jede freigegebene Rechnung und Gutschrift hat ihre Urkunde. Stünde hier eine Zeile, wäre sie ein Befund, kein Schönheitsfehler.
Die Frage, die niemand von Hand stellt, bis ein Prüfer sie stellt.
Die Urkunde entsteht nach der Freigabe und wird nie ersetzt; ein Nachlauf zeichnet alle fünfzehn Minuten nach, was ein geschlossenes Fenster liegen liess. Korrigiert wird über die Gutschrift — der Korrekturbeleg bekommt seine eigene Urkunde, die alte bleibt byteidentisch liegen.
Eine Urkunde, die sich ändert, ändert ihren Namen — unter dem alten kann sie nicht mehr liegen.
Alle Tafeln auf dieser Seite sind stilisierte Nachbildungen der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten.
01Module
Zwei Module, eine Beweiskette.
Die Ablage hält die Datei mit ihrer Prüfsumme. Das Archiv hält die Belegfassung, die beim Kunden liegt – mit Prüfsumme, Grösse und Zeitpunkt. Jeder Modulname führt auf seine eigene Seite.
-
Dokumentenablage mit Prüfsumme und Bezug zum Geschäftsfall. Jede Datei hängt an Beleg, Spese, Kunde, Projekt, Aufgabe oder Lieferant – oder bewusst an nichts. Belege werden mit SHA-256 abgelegt und festgeschrieben: danach ohne Änderung, ohne Löschung, auch für den Inhaber.
Prüfsumme · festgeschrieben
-
Revisionssicheres Archiv nach GeBüV mit Prüfsumme je Urkunde. Das Verzeichnis zeigt, was liegt, die Lückenliste, was fehlt – und «Prüfsummen nachrechnen» bildet den SHA-256 aus den abgelegten Bytes neu.
GeBüV · OR 958f
02Einblick
Die Datei behält ihren Bezug – und ihre Prüfsumme.
Ein Ausschnitt aus dem Alltag: die Ablage, in der die Dateien mit ihrem Bezug liegen.
| Datei | Schutz |
|---|---|
| Quittung SBB 17.08.pdfSHA-256 4b9e21d0… | festgeschrieben |
| Lieferantenrechnung Brack.pdfSHA-256 a30c77f2… | festgeschrieben |
| Vertrag Wartung 2026.pdfSHA-256 7c15de88… | änderbar |
| Sitzungsprotokoll Kickoff.pdfSHA-256 e91b04a6… | änderbar |
| Mietvertrag Büro.pdfSHA-256 55fa3c19… | änderbar |
Was am Beleg oder an der Spese angehängt wird, erscheint auch hier — eine Ablage, ein Verzeichnis. Die Spese ohne Belegdatei lässt sich gar nicht erst verbuchen.
Die Prüfsumme entsteht im Browser, bevor die Datei den Rechner verlässt.
Dokumentenablage
Eine Datei, ein Ort, eine Prüfsumme.
Es ist eine einzige Ablage, nicht zwei nebeneinander. Das Verzeichnis zeigt jede Datei mit Prüfsumme, Grösse und ihren Verweisen; eine Datei darf an mehreren Gegenständen hängen – der Vertrag am Kunden und am Projekt. Und eine, die an nichts hängt, ist auch ein Fall: der Mietvertrag der Firma.
Belege, die eine Buchung begründen – die Einkaufsrechnung, die Spese mit Handy-Foto – werden festgeschrieben. Danach ändert sich an ihnen nichts mehr, nicht einmal die Notiz, und gelöscht werden sie nie: eine Urkunde mit nachträglich geänderter Beschriftung ist eine andere Urkunde.
- Bezug
- Kunde, Projekt, Beleg, Spese, Aufgabe oder Lieferant – mehrere je Datei möglich
- Festgeschrieben
- eine Einbahn: gesetzt werden kann das Merkmal, gelöst nie – auch nicht vom Inhaber
- Herkunft
- selbst hochgeladen oder aus Einkaufsrechnung und Spese übernommen
- Abgrenzung
- die Ablage führt Arbeitsdateien; die Belegfassung liegt im Archiv
03So ist es gebaut
Was einmal abgelegt ist, bleibt – Byte für Byte.
Die Regeln liegen im Belegfluss, nicht in einer Checkliste. Sie sind so gebaut, dass der schwerere Schaden nicht entstehen kann – auch wenn dafür ein Vorgang abbricht.
Geprüft, bevor sie entsteht
Das Archiv ist unveränderlich – eine falsche Urkunde wäre eine permanente. Darum weist der Weg ab, statt zu raten: fehlende IBAN oder Absenderadresse auf einer Rechnung, fehlende UID bei ausgewiesener Steuer, ein QR-IBAN-Feld ohne QR-IBAN.
Auch die Grundlage muss vollständig lesbar sein. Lassen sich Positionen, Kunde oder Firmendaten nicht laden, entsteht keine Urkunde. Ein PDF ohne Positionen wäre eine Rechnung, die niemand mehr ändern kann.
Fremde Währung ist kein Abweisungsgrund: Die Urkunde lautet auf die Belegwährung, darunter steht der Frankenbetrag mit Kurs und Monatsmittelkurs. Nur der QR-Zahlteil bleibt dem Franken vorbehalten.
Die Nummer verbrennt nicht
Die Belegnummer wird in derselben Transaktion gezogen wie die Freigabe – und unter Sperre, damit zwei gleichzeitige Freigaben nie dieselbe bekommen. Scheitert der Vorgang danach, nimmt die Transaktion den Zählerstand mit zurück.
Der Nummernkreis bleibt lückenlos – auch dort, wo eine Freigabe nicht zu Ende ging. Ein freigegebener Beleg ist ab da unveränderlich; die Datenbank weist jede Änderung an ihm und an seinen Positionen ab.
Eine Urkunde je Beleg
Die Ablage ist inhaltsadressiert: Der Dateiname ist die Prüfsumme über die Bytes des PDF. Liegt schon eine Urkunde, wird sie zurückgegeben, statt neu zu rendern – so kommen auch Lesende an das, was sie lesen dürfen.
Es gibt darum keine zweite Fassung und keinen Vermerk, warum archiviert wurde. Einen Versionsverlauf mit Auslöser, wie ihn das bisherige System führte, gibt es hier bewusst nicht.
Drei Fragen, die ein Prüfer stellt
Was liegt: das Verzeichnis mit Beleg, Datum, Grösse und Prüfstand. Was fehlt: jede freigegebene Rechnung und Gutschrift ohne Urkunde. Was nicht mehr stimmt: «Prüfsummen nachrechnen» lädt die abgelegten Bytes und bildet den SHA-256 neu.
Der zweite Befund ist der schwerste – er bedeutet einen freigegebenen Beleg ohne revisionssichere Ablage nach OR 958f. Auch eine Urkunde ohne zugehörigen Beleg wird benannt statt weggelassen.
Ungeprüft ist nicht in Ordnung
Eine Urkunde gilt erst als nachgewiesen, wenn ihre Summe neu gerechnet wurde. Bis dahin steht «ungeprüft» da – ein eigener Zustand, nie ein grünes Häkchen. Lässt sich eine Datei nicht laden, bleibt sie ungeprüft und wird als solche benannt.
Und ein Fehlschlag beim Lesen des Archivs zeigt nie ein leeres Verzeichnis: «nichts archiviert» wäre hier die schlimmste falsche Auskunft. Stattdessen steht der Grund da.
Festgeschrieben ist eine Einbahn
In der Ablage trägt das Merkmal «festgeschrieben» die GeBüV-Härte je Zeile. Setzen lässt es sich, lösen nie – und an einer festgeschriebenen Datei ändert sich danach gar nichts mehr, auch die Notiz nicht.
Die Datenbank setzt das durch, nicht die Maske. Gelöscht wird eine festgeschriebene Datei auch vom Inhaber nicht.
04Fragen dazu
Was Treuhand und Revision zuerst fragen.
Können wir eine falsche Rechnung löschen?
Nein. Eine freigegebene Rechnung bleibt bestehen; korrigiert wird über einen Korrekturbeleg, der sie ersetzt, oder eine Gutschrift, bei Uneinbringlichkeit über die Abschreibung. Einen Status «storniert» gibt es bewusst nicht, und der Storno bucht in ein offenes Geschäftsjahr.
Was passiert, wenn ein freigegebener Beleg nachträglich geändert wird?
Er wird nicht geändert. Ein freigegebener Beleg ist unveränderlich – die Datenbank weist jede Änderung an ihm und an seinen Positionen ab, mit dem Hinweis, dass korrigiert wird und nicht überschrieben. Die Korrektur ist ein neuer Beleg, der den alten nennt; sie wird selbst freigegeben und bekommt ihre eigene Urkunde.
Wie weit geht die Revisionssicherheit?
Der Beleg wird als PDF eingefroren und über seine SHA-256-Prüfsumme inhaltsadressiert abgelegt – der Dateiname ist die Prüfsumme. Aus der Suite heraus lässt sich eine Urkunde weder löschen noch ersetzen, und «Prüfsummen nachrechnen» bildet die Summe aus den abgelegten Bytes neu.
Vier Punkte bleiben offen, und wir benennen sie: Prüfsumme und Urkunde liegen in derselben Ablage, und einen qualifizierten Zeitstempel eines Dritten setzt Veoom nicht – Art. 9 Abs. 1 GeBüV verlangt beides getrennt. Abgelegt wird als PDF, nicht als PDF/A. Und das Verzeichnis liest die Ablage direkt: Über einer Grenze zeigt es die ersten Urkunden und sagt es auch – ein vollständiges Register in der Datenbank fehlt noch.
Wer darf Ablage und Archiv sehen?
Jedes Mitglied des Mandanten – Rollen gibt es drei: Inhaber und Mitarbeitende legen ab und schreiben fest, Lesende lesen. Eine bereits abgelegte Urkunde öffnen auch Lesende. Die Daten sind je Mandant auf Datenbankebene getrennt (Row-Level-Security). Für die Prüfung liefert der Treuhänder-Export Journal, Saldenliste, Kontenplan und Abschluss in einem Zug.
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