Service, Ablage & Archiv
Was freigegeben ist, liegt unveränderlich ab.
Service-Fälle mit Verlauf, Zuständigkeit und Frist. Eine Ablage, in der jede Datei ihre Version und ihren Geschäftsfall kennt. Und ein Archiv, das nicht nachträglich befüllt wird, sondern Teil der Freigabe ist.
- 3 Module in der Gruppe Service
- Archivierung ist Teil der Freigabe – GeBüV, OR 958f
- SHA-256 je Belegfassung, inhaltsadressiert
- Vier Richtungen der Archiv-Konsistenz
| Beleg | Version | Total |
|---|---|---|
| RE-2026-024Rechnung | v1 | CHF 12'900.40 |
| OF-2026-031Offerte | v2 | CHF 8'400.00 |
| OF-2026-031Offerte | v1 | CHF 8'400.00 |
| RE-2026-025Rechnung | v1 | CHF 3'240.00 |
| RE-2026-021Rechnung | v1 | CHF 5'940.00 |
| AU-2026-012Auftrag | v1 | CHF 5'940.00 |
- Auslöser
- Belegfreigabe · 05.08.2026, 16:20
- SHA-256
- 9f3c4b7e21d0a58c6413ef07b92d5a18c74f0be3d6812a95f4c07ab3e15d29bf
- Ablage
- beleg-archiv/a3f1…/8c20…/9f3c4b7e21d0a58c.pdf
- Register
- Datei und Prüfsumme geprüft stimmt
Alle Tafeln auf dieser Seite sind stilisierte Nachbildungen der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten (Muster AG).
01Module
Drei Module, eine Beweiskette.
Der Fall hält fest, was besprochen wurde. Die Ablage hält die Datei mit ihrer Version. Das Archiv hält die Belegfassung, die beim Kunden liegt – mit Prüfsumme, Zeitpunkt und Auslöser. Jeder Modulname führt auf seine eigene Seite.
-
Service-Fälle mit Status, Zuständigkeit und Reaktionszeit. Status von Offen über In Arbeit und Wartend bis Gelöst und Geschlossen, Priorität von Niedrig bis Dringend, Kanal E-Mail, Telefon, Portal, Chat oder intern. Erstantwort und Lösung haben je eine eigene Frist.
Status · Frist · Verlauf
-
Dokumentenablage mit Version, Prüfsumme und Bezug zum Geschäftsfall. Jede Datei hängt an Kunde, Projekt oder Service-Fall, trägt Tags und führt ihren Versionsverlauf. Belege aus Einkaufsrechnungen und Spesen – Datei oder Handy-Foto – werden mit SHA-256 abgelegt: append-only, ohne Änderung, ohne Löschung.
Version · SHA-256
-
Revisionssicheres Archiv nach GeBüV mit Prüfsumme je Belegversion. Registerkarten für Rechnungen, Aufträge, Offerten, Projekte und Belegfassungen; jede Fassung nennt Version, Zeitpunkt, Auslöser und Prüfsumme und lässt sich einzeln öffnen.
GeBüV · OR 958f
02Einblick
Der Fall behält seinen Verlauf, die Datei ihre Version.
Zwei Ausschnitte aus dem Alltag: ein Service-Fall, der eine Reklamation bis zur Ursache verfolgt, und die Ablage, in der die Dateien dazu mit ihrem Bezug liegen.
Service-Fälle
Wer zuständig ist, bis wann geantwortet wird – und was bisher geschah.
Ein Fall entsteht aus einer Mail, einem Anruf, dem Portal, einem Chat oder intern. Er trägt Status, Priorität und Zuständigkeit, hängt an Kunde, Projekt und Beleg und hält jede Nachricht in seinem Verlauf. Zwei Fristen laufen getrennt: die Erstantwort und die Lösung.
- Status
- Offen, In Arbeit, Wartend, Gelöst, Geschlossen – mit Priorität von Niedrig bis Dringend
- Fristen
- Erstantwort und Lösung getrennt geführt; überfällige Fälle stehen in einer eigenen Ansicht
- Bezug
- Kunde, Projekt und Beleg; die Dateien zum Fall liegen in der Dokumentenablage
| Datei | Version | Verknüpfung |
|---|---|---|
| Mahnlauf 16.08.2026.pdf | v2 | T-2026-0042 |
| Fassung RE-2026-021 v1.pdf | v1 | RE-2026-021 |
| Zahlungsbeleg Beispiel GmbH.pdf | v1 | Einführung Faktura |
| Datei | Kunde |
|---|---|
| Vertrag Wartung 2026.pdf v3212 KBVertragunterschrieben | Beispiel GmbH |
| Mahnlauf 16.08.2026.pdf v2248 KBMahnung | Beispiel GmbH |
| Protokoll Abnahme 12.08.2026.pdf v2148 KBProtokoll | Rigi Consulting GmbH |
| Spesenbeleg Bahn 14.08.2026.jpg v11.4 MBaus Spesenappend-only | Beispiel GmbH |
| EK-2026-047 Lieferantenrechnung.pdf v196 KBaus Einkaufappend-only | — |
Dokumentenablage
Eine Datei, ein Ort, eine Version.
Hochgeladene Dateien werden mit Kunde, Projekt und Service-Fall verknüpft und lassen sich nach genau diesen Bezügen filtern; die Suche greift auf Name, Tag und Kunde. Eine neue Fassung ersetzt die alte nicht, sondern wird als v2, v3 … in den Versionsverlauf gestellt.
Belege, die eine Buchung begründen – die Einkaufsrechnung, die Spese mit Handy-Foto – gehen einen strengeren Weg: Ablage mit SHA-256, append-only, ohne Änderung und ohne Löschung.
- Bezug
- Kunde, Projekt und Service-Fall, dazu frei gesetzte Tags
- Version
- v1, v2, v3 … je Datei; jede Fassung bleibt einzeln abrufbar
- Herkunft
- selbst hochgeladen oder aus Einkaufsrechnung und Spese übernommen
- Abgrenzung
- die Ablage führt Arbeitsdateien; die Belegfassung liegt im Archiv
03So ist es gebaut
Die Freigabe endet im Archiv – oder sie findet nicht statt.
Die Regeln liegen im Belegfluss, nicht in einer Checkliste. Sie sind so gebaut, dass der schwerere Schaden nicht entstehen kann – auch wenn dafür ein Vorgang abbricht.
Keine Fassung, keine Freigabe
Ein Beleg wird nur freigegeben, wenn im selben Vorgang eine unveränderliche PDF-Fassung entsteht. Der Ablauf ist fest: Nummer reservieren, PDF erzeugen, ablegen und Version registrieren, dann der Statuswechsel.
Ein freigegebener Beleg ohne revisionssichere Ablage ist ein Dauerschaden. Ein Entwurf ist heilbar.
Die reservierte Nummer verfällt begründet
Scheitert die Archivierung, bleibt der Beleg Entwurf, der Vorgang meldet den Fehler sichtbar, und die reservierte Belegnummer verfällt mit Begründung im Nummernprotokoll.
Der Nummernkreis bleibt lückenlos nachvollziehbar – auch dort, wo eine Vergabe nicht zu Ende ging. Einen Statuswechsel ohne Fassung weist die Datenbank zusätzlich selbst ab.
Jede Ausgabe hinterlässt ihre Fassung
Auslöser einer Fassung sind Belegfreigabe, E-Mail-Versand, Statuswechsel, Nachbearbeitung und die manuelle Archivierung am Beleg.
Bestehende Fassungen bleiben byteidentisch. Die Ablage ist inhaltsadressiert: Eine erneute Ausgabe erzeugt eine neue Fassung, sobald sich der Inhalt unterscheidet – gleicher Inhalt, gleiche Prüfsumme, keine zweite Fassung.
Konsistenz in vier Richtungen
Geprüft werden Datei ohne Registereintrag, Registereintrag ohne Datei, freigegebener Beleg ganz ohne Archivversion und nicht mehr gültige Zahlungsreferenzen.
Der dritte Befund ist der schwerste: Er bedeutet einen freigegebenen Beleg ohne revisionssichere Ablage nach OR 958f. Die Prüfung läuft mit den täglichen Läufen mit; Befunde erscheinen mit Zeitpunkt unter Systemstatus & Jobs.
Altbestand wird nachgezogen
Belege aus der Zeit vor dieser Regel haben keine Fassung. Am Beleg zieht «Version archivieren» sie nach; danach steht die Zählung «freigegeben ohne Archivversion» auf null.
Eine Lücke wird benannt und geschlossen, nicht stillschweigend übergangen. Eine Null ohne Messung ist keine Entwarnung – die Prüfung nennt darum immer ihren Zeitpunkt.
Kunde vor Projekt
Ein Projektordner entsteht nur unterhalb des Ordners seines Kunden. Fehlt dieser, bricht die Anlage mit einer benannten Meldung ab.
Ein Ordner an der falschen Stelle löst die Zuordnung Projekt zu Kunde auf. Weicht ein Name in der Ablage vom Datensatz ab, wird das als Namensabweichung angezeigt – umbenannt wird nichts.
04Fragen dazu
Was Treuhand und Revision zuerst fragen.
Können wir eine falsche Rechnung löschen?
Nein. Eine freigegebene Rechnung bleibt bestehen; korrigiert wird über eine Gutschrift mit Bezug zur Ursprungsrechnung, bei Uneinbringlichkeit über die Abschreibung. Einen Status «storniert» gibt es bewusst nicht, und der Storno bucht in ein offenes Geschäftsjahr.
Was passiert, wenn ein freigegebener Beleg nachträglich geändert wird?
Die Änderung erzeugt eine zusätzliche Fassung mit dem Auslöser «Nachbearbeitung», damit die abgelegte PDF den geänderten Beleg abbildet. Die bestehende Fassung bleibt byteidentisch erhalten. Scheitert die Archivierung dabei, wird der Beleg als «Archiv ausstehend» geführt und der Vorgang meldet es deutlich.
Wie weit geht die Revisionssicherheit?
Der Beleg wird als PDF eingefroren und über seine SHA-256-Prüfsumme inhaltsadressiert abgelegt; die Archivtabelle ist append-only, Prüfsumme und Ablagepfad werden gegeneinander geprüft, und die camt.053-Originaldatei eines Bankauszugs bleibt aufbewahrt.
Drei Punkte bleiben offen, und wir benennen sie: Prüfsumme und Beleg liegen in derselben Datenbankinstanz, und einen qualifizierten Zeitstempel eines Dritten setzt Veoom nicht – Art. 9 Abs. 1 GeBüV verlangt beides getrennt. Abgelegt wird als PDF, nicht als PDF/A.
Wer darf Ablage und Archiv sehen?
Der Eigentümer hat vollen Zugriff, die Treuhänder-Rolle liest nur. Die Daten sind je Mandant auf Datenbankebene getrennt (Row-Level-Security). Für die Prüfung liefert der Treuhänder-Export Journal, Konten und Belege in einem Zug.
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