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Einkauf & Spesen

Kreditoren

Lieferanten leben dort, wo man sie braucht: auf der Einkaufsseite. Ein Dialog mit vier Feldern legt den Stammsatz an; die Tabelle «Kreditoren» daneben zeigt je Einkaufsrechnung, was bezahlt ist und was offen steht.

  • Vier Felder – Nummer, Name, PLZ und Ort, mehr verlangt das Anlegen nicht
  • LF-0001 – die Nummer kommt aus dem Nummernkreis, ist je Mandant eindeutig und später änderbar
  • Kein Löschweg – ein Lieferant bleibt, das Aktiv-Kennzeichen steuert die Auswahl
  • Offen an Lieferanten – brutto inkl. MWST, überfälliger Anteil ausgewiesen
Tafel EK-1Einkauf. Oben die Rechnungen: Fälligkeit, Zahlungsstand und offener Rest je Fremdbeleg — eine Rechnung ohne Frist ist nicht spät, sie hat keine. Darunter der Lieferantenstamm, seit dem 01.09. mit «Bearbeiten» je Zeile: Adresse, IBAN und Nummer lassen sich nachtragen und ändern. Stillgelegte bleiben in der Liste, weil ihre Nummer vergeben bleibt.

Das Produktbild ist eine stilisierte Nachbildung der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten der Musterbetrieb GmbH – kein Bildschirmfoto.

01Was es tut

Ein Stammsatz, der zwei Klicks entfernt ist.

Kreditoren sind in Veoom kein eigenes Register. Der Lieferant wird auf der Einkaufsseite angelegt – hinter «Lieferant anlegen» im Seitenkopf – und steht sofort in der Auswahl des Erfassungsdialogs daneben. Nachgeschlagen und berichtigt wird er im Abschnitt «Lieferanten» unter den Kreditoren.

  • NummerVorschlag aus dem Nummernkreis – Vorgabe «LF-» und vier Stellen, also LF-0001; überschreibbar und später änderbar
  • NamePflichtfeld – das einzige
  • PLZ, Ortfreiwillig
  • Strasse, IBAN, Notiznicht im Anlegedialog – sie stehen im Dialog «Bearbeiten», den jede Zeile der Lieferantenliste öffnet
  • AktivVorgabe aktiv – entscheidet über die Auswahl im Erfassungsdialog; in der Lieferantenliste bleibt auch der stillgelegte sichtbar

Was die Zahlenleiste beantwortet

«Offen an Lieferanten» als Summe aller offenen Rechnungen, brutto inkl. MWST – darunter steht, ob alles bezahlt ist oder wie viel davon überfällig. Daneben die Zahl der Erfassungen und der aktiven Lieferanten.

Und was darunter liegt

Die Tabelle «Kreditoren» führt jede Einkaufsrechnung mit Datum, Belegnummer, Fälligkeit, Lieferant, Zahlungsstand, Total und Offen – samt Summenzeile. Ein Klick auf die Zeile öffnet den Beleg mit seinen Aufwandzeilen und Zahlungen. Darunter die Lieferantenliste mit Nummer, Name, Ort und IBAN; stillgelegte tragen ein Abzeichen «inaktiv» und bleiben stehen, weil ihre Nummer vergeben bleibt.

02Zusammenhang

Ein Stammsatz, an dem die Aufwandsseite beginnt.

Jede Einkaufsrechnung nennt ihren Lieferanten, jede Zeile ihr Aufwandkonto – und die Erfassung bucht. Der Stammsatz hält den Namen; was daraus wird, steht im einzelnen Beleg.

Datenweg

  1. Kreditoren
  2. Einkaufsrechnungen
  3. Hauptbuch & Buchungen
  4. Budget & Liquidität
  5. MWST-Abrechnung

Verknüpfungskarte

Kommt von

  • EinkaufsrechnungenDie Rechnung verlangt einen gewählten Lieferanten – ein Freitextfeld gibt es nicht. Der Dialog «Lieferant anlegen» im Seitenkopf ist der schnelle Weg zum Stammsatz.
  • Benutzer & RollenAngelegt wird nur mit Schreibrolle; die Rolle «lesend» sieht alles und ändert nichts – geprüft in der Datenbankfunktion, nicht in der Maske.
  • MandantenJeder Lieferantensatz gehört einem Mandanten; die Datenbank gibt ihn nur dessen Mitgliedern heraus (Row-Level-Security).

Geht nach

  • EinkaufsrechnungenZur Auswahl steht, was aktiv ist – und der bereits gewählte Lieferant. Genau eine Regel an genau einer Stelle: aktiv oder aktuell gewählt.
  • Hauptbuch & BuchungenDie Erfassung bucht in einem Zug: Aufwand je Zeile im Soll, Vorsteuer je Satz gerundet im Soll, Kreditoren brutto im Haben.
  • Budget & LiquiditätDie offenen Kreditoren stehen dort als eigene Kennzahl – nach derselben Rechnung wie die Spalte «Offen» im Einkauf.
  • MWST-AbrechnungDie Vorsteuer kommt aus den erfassten Zeilen, je Beleg und Satz gerundet – abgestimmt mit dem Vorsteuerkonto, ohne Angabe im Stammsatz.

Greift automatisch

  • Die Nummer wird vorgeschlagenLF-0001, LF-0002 – der Vorschlag kommt aus dem Nummernkreis der Lieferanten, eigene Nummern überschreiben ihn. Eine vergebene Nummer weist die Datenbank ab und nennt dabei, zu welchem Lieferanten sie gehört.
  • Löschen gibt es nichtFür Lieferanten existiert schlicht keine Löschfunktion – jeder Fremdbeleg behält seinen Stammsatz, auch Jahre später.
  • Die Auswahl liest das Aktiv-KennzeichenEin inaktiver Lieferant erscheint in keiner neuen Zuordnung; der bereits gewählte bleibt sichtbar, damit beim Speichern nichts still verloren geht.
  • Geschrieben wird nur über den geprüften WegDirekte Schreibrechte auf den Lieferantenstamm sind entzogen. Anlegen läuft über die Datenbankfunktion, die aktiven Mandanten und Schreibrolle prüft – ohne beides wird nichts geschrieben.

03So ist es gebaut

Vier Regeln, die den Stamm belastbar halten.

Ein Lieferantenstamm ist so gut wie sein Pflegeaufwand klein: Was beim Erfassen der Rechnung nebenbei entsteht, bleibt aktuell – ein Register, das man separat füllen muss, veraltet.

Ein Dialog mit vier Feldern statt eines Registers

Nummer, Name, PLZ, Ort – mehr braucht es nicht, um die erste Rechnung zu erfassen. Strasse, IBAN und Notiz kommen später: «Bearbeiten» in der Lieferantenzeile öffnet denselben Stammsatz mit allen sieben Feldern, Nummer eingeschlossen.

Ein Lieferant entsteht so in dem Moment, in dem seine Rechnung auf dem Tisch liegt – nicht in einer Pflegesitzung davor.

Ein Lieferant wird nie gelöscht

Einen Löschweg gibt es nicht – für keinen Lieferanten, auch nicht für einen ohne Belege. Das Aktiv-Kennzeichen nimmt ihn aus der Auswahl; seine Rechnungen und Zahlungen bleiben vollständig lesbar.

Sonst verlöre man den Stammsatz zu Belegen, die noch offen sind – oder die ein Treuhänder in drei Jahren lesen will.

Der Zahlungsstand wird gerechnet, nicht gepflegt

«Offen», «teilbezahlt», «bezahlt» entstehen aus Total minus Zahlungen – das Total brutto, mit Vorsteuer je Satz gerundet. Niemand setzt einen Status von Hand, also kann keiner veralten.

Und überfällig ist nur, was offen ist und dessen Frist vor heute liegt. Eine Rechnung ohne Frist ist nicht spät – sie hat keine.

Eine Nummer, ein Mandant, kein Duplikat

Die Lieferantennummer ist je Mandant eindeutig – das erzwingt die Datenbank, nicht die Maske. Sie lässt sich nachträglich ändern; geprüft wird beim Speichern, und zwar zuerst: scheitert die Nummer, ist noch nichts geschrieben. Eine vergebene wird abgewiesen, samt der Nummer und dem Lieferanten, dem sie gehört – auch wenn der stillgelegt ist, denn sonst sucht man ihn in der Liste vergeblich.

So bleibt «LF-0007» ein Lieferant, nicht zwei Schreibweisen desselben – und die Spalte «Offen» eine Zahl, der man glauben kann.

04Fragen

Was zu den Kreditoren gefragt wird.

Muss ich jeden Lieferanten zuerst anlegen?

Ja. Die Einkaufsrechnung verlangt einen gewählten Lieferanten – ein Freitextfeld gibt es nicht, und die Datenbank erzwingt die Zuordnung. Der Dialog im Seitenkopf ist der schnelle Weg: Name genügt, die Nummer wird vorgeschlagen, danach steht der Lieferant in der Auswahl.

Wo trage ich UID und IBAN ein?

Die IBAN steht im Dialog «Bearbeiten», den jede Zeile der Lieferantenliste öffnet – zusammen mit Strasse und Notiz; die Liste führt sie als eigene Spalte. Weist die Datenbank eine IBAN ab, steht der Grund als Satz im Dialog, die Kennung klein darunter. Ein UID-Feld gibt es im Lieferantenstamm nicht. Für die Vorsteuer braucht es beides nicht: Sie wird aus den erfassten Rechnungszeilen je Beleg und Satz gerechnet, nicht aus dem Stammsatz.

Sieht der Treuhänder die Kreditoren?

Ja – über die Rolle «lesend». Sie sieht Lieferanten, Rechnungen und Zahlungen vollständig; jede Schreibfunktion weist sie ab. Geprüft wird das in der Datenbank, nicht in der Maske.

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Wir übernehmen Ihre Lieferanten und offenen Kreditoren – erfasst und gebucht, nicht abgetippt.

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