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Einkauf & Spesen

Kreditoren

Lieferanten mit UID, Zahlungsangaben und offenen Verpflichtungen. Jede Zeile zeigt zusätzlich, wie viele Einkaufsrechnungen daran hängen, was bezahlt ist und was offen steht.

  • UID geprüft – neun Ziffern, sonst wird nicht gespeichert
  • IBAN und QR-IBAN getrennt – QR-IBAN nur im IID-Bereich 30000–31999
  • Bezahlt und Offen je Lieferant, brutto inkl. MWST
  • Löschen abgewiesen, sobald Rechnungen bestehen
Tafel EK-1Kreditoren-Register. Je Lieferant die Zahl der Einkaufsrechnungen und der offene Betrag – eine Ebene tiefer die Belege selbst, mit Betrag und Zahlungsstand.

Das Produktbild ist eine stilisierte Nachbildung der Oberfläche mit fiktiven Beispieldaten der Muster AG – kein Bildschirmfoto.

01Was es tut

Ein Register, das zahlungsfähig ist.

Kreditoren führt die Lieferanten-Stammdaten für den Einkauf: Adresse und Kontakt, die Nummern für Zahlung und Vorsteuer, dazu das Aktiv-Kennzeichen für die Auswahl im Rechnungsformular.

  • FirmaPflichtfeld
  • Ansprechperson, E-Mail, Telefon, WebseiteKontakt
  • Strasse, PLZ, Ort, LandLand vorbelegt mit Schweiz
  • IBANPrüfziffer wird geprüft
  • QR-IBANnur IID 30000–31999
  • UID / MWST-NummerCHE-123.456.789 MWST
  • NotizFreitext
  • Aktiverscheint in der Auswahl

Was die Liste beantwortet

Filter nach Aktiv, Inaktiv oder Alle, Suche über Firma, Kontakt und Ort. Darüber vier Kennzahlen: Lieferanten, davon aktiv, bereits bezahlt und noch offen – beide Beträge brutto.

Und was darunter liegt

Die Zahl in der Spalte «Rechnungen» ist ein Knopf: Sie klappt die Belege mit Nummer, Datum, Betrag und Status auf. Jede Nummer führt zur Rechnung.

02Zusammenhang

Ein Stammsatz, der gegen das Hauptbuch abgeglichen wird.

Der Kreditor ist der Anfang der Aufwandsseite. Er liefert Zahlungsangabe und Nachweis; was daraus wird, entscheidet der einzelne Beleg – und beide Seiten werden gegeneinander gemessen.

Datenweg

  1. Kreditoren
  2. Einkaufsrechnungen
  3. Hauptbuch & Buchungen
  4. Liquidität
  5. MWST-Abrechnung

Verknüpfungskarte

Kommt von

  • EinkaufsrechnungenIm Rechnungsformular genügt der Firmenname als Freitext; «Als Kreditor speichern» macht daraus einen Stammsatz und verknüpft ihn mit dem Beleg – zunächst nur mit dem Namen.
  • Benutzer & RollenDer Eigentümer schreibt, die Treuhänder-Rolle liest – als Zeilenschutz in der Datenbank, nicht als Schalter in der Maske.
  • MandantenJeder Lieferantensatz gehört einem Mandanten; die Datenbank gibt ihn nur dessen Mitgliedern heraus (Row-Level-Security).

Geht nach

  • EinkaufsrechnungenZur Auswahl steht, was aktiv ist – und der bereits gewählte Lieferant. Der Firmenname wird zusätzlich im Textfeld geführt, damit Altbelege lesbar bleiben.
  • Hauptbuch & BuchungenEine der täglichen Prüfungen stellt die offenen Kreditoren dem Saldo des Kreditorenkontos gegenüber; ab fünf Rappen Abweichung ist es ein Befund.
  • LiquiditätOffene Kreditoren erscheinen mit Rechnungsnummer, Lieferant, Fälligkeit und offenem Betrag als erwartete Abflüsse – nach derselben Rechnung wie die Spalte «Offen».
  • MWST-AbrechnungDie Vorsteuer kommt aus dem Beleg, nicht aus dem Stammsatz: Fehlt der Nachweis, bleibt sie undeklariert und wird als Befund gemeldet (Art. 26 MWSTG).

Greift automatisch

  • Feldprüfung vor dem SpeichernUID auf neun Ziffern, IBAN auf Prüfziffer, QR-IBAN auf den IID-Bereich 30000–31999. Der erste Befund verhindert das Speichern.
  • Löschen wird abgewiesenHat ein Lieferant Einkaufsrechnungen, weist die Maske das Löschen ab und nennt den Weg: «inaktiv setzen».
  • Inaktiv wirkt bis in die DatenbankEin inaktiver Lieferant lässt sich einem Beleg nicht neu zuordnen – das weist die Datenbank ab. Bestehende Zuordnungen bleiben bearbeitbar.
  • Kontenauflösung in vier StufenLieferantenname, dann Kategorie, dann MWST-Code, zuletzt der Standard-Aufwand ohne Schlüssel. Die erste Stufe, die greift, bestimmt das Aufwandkonto.

03So ist es gebaut

Vier Regeln, die das Register belastbar halten.

Stammdaten sind still: Ein falsches Feld fällt erst auf, wenn eine Zahlung nicht ankommt. Darum prüft die Suite beim Erfassen, nicht beim Abschluss.

Eine QR-IBAN ist nicht irgendeine IBAN

Nur der IID-Bereich 30000–31999 kennzeichnet ein Konto mit QR-Referenz. Steht dort eine normale IBAN, weist die Prüfung sie mit genau dieser Begründung ab. Beide Nummern werden getrennt geführt.

Sonst fällt der Fehler erst bei der Zahlung auf – beim Empfänger, nicht bei Ihnen.

Ein Lieferant mit Belegen wird inaktiv, nicht gelöscht

Gibt es Einkaufsrechnungen zu diesem Lieferanten, weist die Maske das Löschen ab. Der vorgesehene Weg ist das Aktiv-Kennzeichen: Der Stammsatz verschwindet aus der Auswahl im Rechnungsformular, die Belege bleiben vollständig lesbar.

Sonst verlöre man die geprüfte Zahlungsangabe zu Belegen, die noch offen sind.

Entwürfe und Stornos zählen nicht

«Offen» zählt je Lieferant nur wirksame Rechnungen: Entwurf und Storno bleiben ausserhalb. Eine stornierte Zahlung bleibt als Vorgang sichtbar, zählt aber nicht mehr zum bezahlten Betrag.

So stimmt die Zahl im Register mit der in der Liquidität überein – ohne Handvergleich.

Eine Null ohne Messung ist keine Null

Bricht die Abfrage der Rechnungen ab, stehen in «Bezahlt» und «Offen» nicht CHF 0.00, sondern ein farbig hervorgehobener Strich, der den Grund der fehlenden Messung nennt.

Eine angezeigte Null liest man als Entwarnung. Ein Ladefehler, der wie ein bezahlter Lieferant aussieht, ist schlimmer als eine sichtbare Lücke.

04Fragen

Was zu den Kreditoren gefragt wird.

Muss ich jeden Lieferanten zuerst als Kreditor anlegen?

Nein. Das Lieferantenfeld der Einkaufsrechnung nimmt auch Freitext, damit eine einmalige Ausgabe nicht am Stammdatensatz hängt. «Als Kreditor speichern» macht denselben Namen zum Stammsatz; Zahlungsangaben und UID tragen Sie danach im Register nach.

Wird der Vorsteuerabzug gesperrt, wenn die UID fehlt?

Nein. Auf der Kreditorenseite gilt Beweismittelfreiheit (Art. 81 Abs. 3 MWSTG); ein automatischer Ausschluss wäre rechtlich falsch. Beurteilt wird der einzelne Beleg: Fehlt der Nachweis, ist er «belegbedürftig» und seine Vorsteuer nicht im Abzug, sondern separat ausgewiesen.

Sieht der Treuhänder die Kreditoren?

Ja, lesend. Der Zugriff ist auf Datenbankebene geregelt: Der Eigentümer pflegt das Register, die Treuhänder-Rolle ändert nichts.

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Wir übernehmen Ihren Lieferantenstamm mit UID und Zahlungsangaben – geprüft, nicht abgetippt.

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