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Projekte & Leistung

Aufgaben

Jede Aufgabe aller Projekte an einem Ort – suchen, filtern, abhaken. Geändert, zugewiesen, verschoben und gelöscht wird in der Projektakte; die Zeile führt hin.

  • Vier Kennzahlen: offen, überfällig, heute fällig, diese Woche
  • Fünf Spalten auf dem Brett: Offen · Wartet · In Arbeit · In Prüfung · Erledigt
  • Eine Ebene Unteraufgaben – Aufgabe und Unteraufgabe, nicht tiefer
  • Ein Schreibweg – «Erledigt» hier und in der Projektakte ruft dieselbe Funktion
Tafel XXIVAufgaben. Eine Liste über alle Projekte – Fälligkeit, Bearbeiter, Zustand, «Erledigt» je Zeile – und darunter das Brett der Projektakte mit seinen fünf Spalten, den Unteraufgaben unter ihrer Karte und der Tür zur Leistung.

01Was es tut

Eine Liste über alle Projekte – und das Brett je Projekt.

Wer wissen will, was diese Woche ansteht, öffnet nicht jedes Projekt einzeln. «Aufgaben» steht im Menü unter Organisation, gleich nach den Projekten.

Vier Kennzahlen stehen oben: offen, überfällig, heute fällig und diese Woche – gerechnet über den ganzen Bestand, nicht über die gefilterte Sicht; «diese Woche» meint heute und die sieben Tage danach. Darunter vier Reiter mit Zahl – Offen, Überfällig, Erledigt, Alle –, ein Suchfeld, das Titel, Beschreibung, Projekt, Kunde, Bearbeiter und bei einer Unteraufgabe den Namen der Aufgabe darüber liest, eine Auswahl für die Fälligkeit (heute, nächste 7 Tage, nächste 30 Tage, ohne Datum) und eine für das Projekt. Einen Kundenfilter gibt es nicht: Wer nach einem Kunden filtern will, tippt seinen Namen.

  • AufgabeTitel · eine Unteraufgabe trägt vorn das Einrückzeichen und im Hinweis den Namen der Aufgabe darüber · Erledigtes durchgestrichen
  • ProjektName des Projekts · klappt auf keiner Breite ein
  • Kundeüber das Projekt aus dem Kundenstamm · ohne Kunden steht «intern»
  • Bearbeiterdie zugewiesene Person, der Teil vor dem @ · ein Gedankenstrich, wenn niemand
  • FälligDatum · ist es vorbei, steht das Datum rot und der Zustand sagt «überfällig» · ein Gedankenstrich, wenn ohne Datum
  • Zustandein Wort je Zeile: erledigt, überfällig oder die Brettspalte – erledigt schlägt überfällig, überfällig schlägt die Spalte
  • Aktion«Erledigt» – oder «1 offen darunter», solange eine Unteraufgabe offen ist; dann steht der Grund statt des Knopfs

Sortiert ist nach Fälligkeit aufsteigend, ohne Datum ans Ende, bei gleichem Tag nach Titel; jeder Spaltenkopf sortiert um. Die Fusszeile zählt: «Alle 11 Aufgaben» oder «9 von 11 Aufgaben». Die Zeile öffnet die Projektakte. Dort steht das Brett – je Projekt, ab 820 Pixel Breite, wahlweise als Liste: fünf Spalten mit den Namen Offen, Wartet, In Arbeit, In Prüfung und Erledigt, Karten zum Ziehen, die Unteraufgaben unter ihrer Karte.

02Datenweg

Wo die Aufgabe in der Kette steht.

Vorlage → Projekt → Aufgaben → Leistung → Rechnung. Die Aufgabe sagt, was zu tun ist; die Leistung sagt, was gearbeitet wurde – mit Menge und Ansatz. Die Tür dazwischen steht in der Projektakte.

03Zusammenhang

Keine Aufgabe entsteht hier – und keine bleibt.

Andere Module füllen diesen Bestand, andere arbeiten daraus weiter.

Kommt von

  • ProjekteJede Aufgabe gehört genau einem Projekt. Angelegt wird sie in der Projektakte mit Titel und Fälligkeit und beginnt in «Offen»; eine Unteraufgabe nennt die Aufgabe darüber, das Projekt folgt aus ihr. Ein abgeschlossenes Projekt nimmt keine neue Aufgabe an, ein archiviertes zusätzlich keine Leistung aus einer Aufgabe.
  • Projektvorlagen«Projekt aus Vorlage» erzeugt die Aufgaben in einem Zug – Fälligkeit gleich Ankerdatum plus Versatz in Tagen; ist an der Vorlage «Wochenendtermine auf den Montag rücken» gesetzt, rücken Samstag und Sonntag auf den Montag, sonst bleiben sie stehen.
  • MandantenZugewiesen wird nur an ein aktives Mitglied dieses Mandanten. Wer fehlt, wird unter den Einstellungen eingeladen; die Zuweisung darf auch leer bleiben.
  • KundenDer Kunde kommt über das Projekt; die Aufgabe selbst trägt keinen. Ohne Kunden steht «intern» – und aus der Aufgabe kann keine Leistung entstehen.

Geht nach

  • Projektakte«Leistung erfassen» macht aus einer erledigten Aufgabe eine Leistung: Titel und Erledigungstag als Vorschlag, die Menge von Hand, der Ansatz aus den Vorgaben vorbelegt (nur in Franken) – ohne Produkt in der Einheit Stunde. Sie bleibt an der Aufgabe sichtbar und wird über das Projekt abgerechnet.
  • Rechnungen«Abrechnen» in der Projektakte schreibt aus den offenen Leistungen den Rechnungsentwurf. Die Leistung trägt dabei, aus welcher Aufgabe sie kam.
  • ÜbersichtOffene Aufgaben, deren Fälligkeit erreicht ist, führt «Was heute wartet» je als eigene Zeile – mit Datum, Titel und Projekt –, und jede Zeile führt in die Projektakte der Aufgabe. An der Aufgabe ändert die Übersicht nichts – erledigt wird hier oder in der Projektakte. Was in den nächsten sieben Tagen ansteht, zeigt die Fälligkeitsauswahl dieser Liste.
  • DokumentenablageDateianhänge hängen im Dialog an der Aufgabe. Wird sie gelöscht, geht der Verweis mit; die Datei bleibt in den Dokumenten.

Greift automatisch

  • Erledigt ist ein DatumDie Spalte «Erledigt» und das Erledigungsdatum sind dasselbe; die Datenbank hält beides im Gleichschritt. Eine Karte nach «Erledigt» ziehen setzt das Datum, sie herausziehen löscht es.
  • Kein Erledigt über OffenemSolange eine Unteraufgabe offen ist, lässt sich die Aufgabe darüber nicht erledigen – beim Ziehen, beim Abhaken und beim Einhängen gilt dieselbe Regel. Umgekehrt erledigt sich die Aufgabe nicht von selbst, wenn die letzte Unteraufgabe fertig ist.
  • Reihenfolge ohne LückenDer Platz gilt je Projekt, Spalte und Aufgabe darüber. Nach jedem Zug wird die Spalte dicht durchnummeriert – 0 ist oben, ein Platz jenseits des Endes heisst unten.
  • Die Sperre spricht vor dem LoslassenEin Zug, den die Datenbank abweisen würde, zeigt seinen Grund schon während des Ziehens. Die Karte bleibt, wo sie ist.

04So ist es gebaut

Vier Festlegungen dieses Moduls.

Jede schliesst einen Weg aus, der die Zahlen auseinanderlaufen liesse – und nennt den, der stattdessen gilt.

Eine Ebene, nicht beliebig tief

Eine Aufgabe trägt Unteraufgaben; eine Unteraufgabe trägt keine. Jede Unteraufgabe hat ihre eigene Spalte, ihre eigene Frist und ihre eigene Person – sie ist kein Haken neben einer Zeile. Eingehängt wird durch Ziehen auf die Mitte einer Karte oder mit Umschalt+Pfeil-hoch; «Herauslösen» im Dialog oder Umschalt+Pfeil-runter macht sie wieder zur eigenen Aufgabe.

Beliebig tief bräuchte einen Riegel gegen Ringe, eine rekursive Abfrage in jedem Leseweg und eine Antwort darauf, was «erledigt» auf Ebene drei für Ebene eins heisst. Aufmachen ist billig, zumachen teuer – darum zuerst eine Ebene.

Fünf feste Spalten, vier feste Projekt-Status

Offen, Wartet, In Arbeit, In Prüfung, Erledigt – je Aufgabe. Aktiv, Pausiert, Abgeschlossen, Archiviert – je Projekt; die Akte schaltet heute zwischen den ersten drei um, «Archiviert» kennt erst die Datenbank und hat noch keinen Knopf. Beide Listen stehen in der Datenbank, und aus ihnen leitet sie die Regel ab, die jedes andere Wort abweist. Das Brett holt Reihenfolge und Bedeutung der Spalten von dort; die Beschriftung ist eine Abschrift in der Oberfläche – eine Spalte, die der Kern neu führt, erscheint trotzdem, mit seinem Wort. Die drei Statusknöpfe der Akte sind getippt.

Eine Statusliste je Mandant wäre eine Tabelle, eine Pflegemaske und eine Wanderung des Bestands – fällig erst, wenn ein Mandant einen Wert verlangt, den ein zweiter nicht will.

Priorität mit drei Werten

Hoch, Normal, Niedrig – nichts anderes; die Datenbank weist jeden vierten Wert ab. Die Karte zeigt «hoch» und «niedrig» als Abzeichen, Normal bleibt still.

Sortiert wird nach ihr nirgends – die Liste über alle Projekte ordnet nach Frist, das Brett nach dem Platz, den man selbst bestimmt. Die Priorität ist eine Auskunft auf der Karte, kein zweiter Dringlichkeitszähler neben dem Datum.

Ein Schreibweg, zwei Türen

«Erledigt» in der Liste und «Erledigt» in der Projektakte rufen dieselbe Funktion; Spalte, Platz und Erledigungsdatum setzt die Datenbank, die Seite rechnet nichts davon selbst.

Das Verschieben in eine andere Spalte bietet die Liste nicht an: Ein Platz gilt je Projekt, und den sieht man nur im Brett. Eine Bewegung, die niemand beauftragt hat, ist keine Bedienung.

05Fragen

Was beim ersten Blick auf die Liste auffällt.

Warum lege ich hier keine Aufgabe an?

Weil die Liste die Sicht auf den Bestand ist, nicht seine Quelle. Angelegt wird in der Projektakte: «Aufgabe» mit Titel und Fälligkeit, «Unteraufgabe» an einer Karte, die noch nicht erledigt ist. Ohne Datum bleibt eine Aufgabe offen, ohne je überfällig zu werden. Beschreibung, Priorität und Zuweisung kommen danach über den Dialog an die Karte.

Was passiert, wenn ich hier auf «Erledigt» drücke?

Dasselbe wie in der Projektakte: Die Datenbank setzt das Erledigungsdatum und zieht die Karte ans Ende der Spalte «Erledigt». Eine Leistung entsteht dabei nicht – die erfasst man danach aus der Aufgabe heraus, mit Menge und Ansatz. Zurück nach «Offen» geht es im Brett der Projektakte, nicht hier.

Warum steht bei einer Aufgabe «intern» statt eines Kunden?

Weil der Kunde über das Projekt kommt und dieses keinen hat. Die Aufgabe lässt sich trotzdem erledigen; eine Leistung mit Rechnungsempfänger kann daraus nicht entstehen – die Akte sagt es im Dialog, bevor man es versucht, und nennt den Ausweg: den Kunden am Projekt nachtragen. Die Datenbank nennt den zweiten: die Leistung von Hand unter den Leistungen erfassen, mit dem Kunden.

Was geht mit, wenn ich eine Aufgabe lösche?

Ihre Unteraufgaben und ihre Dateiverweise. Eine Leistung, die aus ihr entstanden ist, bleibt bestehen und verliert nur die Herkunft. Der Dialog nennt die Zahlen vorher, statt den Knopf zu sperren – an einer Aufgabe hält nichts an.

06Weiter

Woran die Aufgaben hängen.

Wir richten Ihre Projekte und Vorlagen mit Ihnen ein – die Aufgaben stehen danach an einem Ort.

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