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Kunden, Leads & Marketing

Wiedervorlagen

Fällige Wiedervorlagen mit Bezug zum Beleg, Projekt oder Kontakt – gruppiert nach überfällig, heute, kommende sieben Tage und später.

  • Fünf Bezugsarten: Kunde, Lead, Beleg, Projekt oder frei
  • Vier Kennzahlen über den offenen Bestand
  • Fällig am vorbelegt auf heute plus sieben Tage
Tafel KL-3Wiedervorlagen. Fünf Blöcke nach Fälligkeit, je Zeile der Bezug auf Kunde, Lead, Beleg oder Projekt — und jeder Zähler mit seiner Grundmenge.

01Was es tut

Eine Erinnerung, die weiss, woran sie hängt.

Nachfassen, Rückmeldungen und Kundeninput an einer Stelle – jede Zeile mit dem Weg zurück in den Datensatz, der sie ausgelöst hat.

Eine Wiedervorlage entsteht nicht in dieser Liste, sondern dort, wo Sie gerade arbeiten: am Kunden, am Lead, am Beleg oder am Projekt. Der Knopf «Wiedervorlage» öffnet einen kurzen Dialog mit vorgeschlagenem Betreff – etwa «Nachfassen Rechnung RE-2026-024» – und trägt den Bezug bereits ein. Hier stehen danach alle offenen Erinnerungen in fünf Blöcken.

  • BetreffPflichtfeld, bis 200 Zeichen · vorgeschlagen aus dem Herkunftsmodul
  • Fällig amDatum · vorbelegt auf heute plus sieben Tage
  • NotizFreitext bis 4'000 Zeichen · Zweitzeile unter dem Betreff
  • BezugKunde · Lead · Beleg · Projekt · frei – als Sprungziel
  • Statusoffen oder erledigt · mit Zeitpunkt der Erledigung
  • Aktionenerledigen, wieder öffnen, löschen

Über den Blöcken stehen dieselben vier Fälligkeiten als Kennzahlen. Erledigte Zeilen verschwinden nicht; höchstens 25 bleiben im letzten Block sichtbar.

02Datenweg

Vom Anlass zur Erinnerung – und zurück.

Aus dem Lead wird der Kunde, aus dem Kunden die Rechnung. An jeder Station kann eine Wiedervorlage entstehen – fällig wird sie auf dem Dashboard sichtbar.

03Zusammenhang

Keine Erinnerung ohne Herkunft, keine ohne Ziel.

Vier Stellen legen sie an: Kunde, Lead, Beleg und Projekt – und jede Zeile führt von hier in ihren Datensatz zurück.

Kommt von

  • KundenIm Kundendetail, Bezug «Kunde», Betreff vorgeschlagen als «Nachfassen <Firma>».
  • LeadsDasselbe im Lead-Fenster mit Bezug «Lead» – der Weg für eine Anfrage aus dem Web-Formular.
  • RechnungenDie Belegmaske trägt den Knopf neben «Senden»; der Vorschlag nennt Art und Nummer, etwa «Nachfassen Rechnung RE-2026-024».
  • OffertenGleicher Knopf, gleiche Maske: Offerte, Auftrag und Gutschrift gehen denselben Weg wie die Rechnung.
  • Projekte & SchulungenIm Projektkopf mit Bezug «Projekt» – dazu die Abnahmefrist, die ihre eigene Wiedervorlage führt.

Geht nach

  • DashboardDie Karte «Wiedervorlagen» in der Reihe «Meine Verpflichtungen» zeigt überfällige und heute fällige Zeilen, höchstens sechs.
  • RechnungenDer Bezug «Beleg» ist ein Sprungziel: ein Klick öffnet den Beleg, von dem aus Versand, Zahlungsstand und Mahnlauf weiterlaufen.
  • KundenDer Bezug «Kunde» führt ins Kundendetail mit Saldo, überfälligem Anteil und den Belegen des Kunden.
  • Projekte & SchulungenIm Projektdossier steht die Zahl der offenen Wiedervorlagen neben Stunden und Spesen – lesend, erfasst wird im Fachmodul.

Greift automatisch

  • Abnahmefrist führt ihre Wiedervorlage nachÄndert sich am Projekt «gesendet am» oder die Frist, wandert die Fälligkeit mit. Ein stabiler Schlüssel je Projekt verhindert eine zweite Erinnerung nach einer Umbenennung.
  • Fällig heisst fällig in ZürichVorbelegung und Gruppierung rechnen gegen den Kalendertag in Europe/Zurich, nicht gegen die Uhr des Servers.
  • Aufräumen beim Löschen des BezugsVerschwindet Beleg, Kunde, Lead oder Projekt, gehen die zugehörigen offenen Wiedervorlagen mit.
  • Zähler mit GrundmengeJeder Blockkopf nennt Treffer und Grundmenge und unterscheidet «lädt», «Fehler» und «gemessen» – eine Null heisst damit gemessen und leer.

04So ist es gebaut

Vier Festlegungen dieses Moduls.

Eine Erinnerung ist nur so viel wert wie ihr Datum und ihr Ziel. Beides ist abgesichert.

Die Erinnerung überlebt ihren Anlass nicht

Wird der bezogene Datensatz gelöscht – Beleg, Kunde, Lead oder Projekt –, nimmt ein Auslöser in der Datenbank die offenen Wiedervorlagen mit.

Eine Erinnerung, deren Sprungziel ins Leere zeigt, ist schlimmer als keine.

Das Abnahmedatum setzt die Frist, nicht die Hand

Die Wiedervorlage zur Abnahme muss genau auf «gesendet am» plus Frist fallen; ein abweichendes Datum wird abgewiesen, auch über die Datenschnittstelle. Wird «gesendet am» zurückgezogen, räumt die Suite die Erinnerung ab.

An diesem Datum hängt, ab wann eine Leistung als abgenommen gilt. Ein frei gesetzter Termin verschöbe das unbemerkt.

Der Treuhänder sieht keine Wiedervorlage

Die Rolle «Treuhänder» liest Buchhaltung und Belege, aber nicht Wiedervorlagen und Kontaktnotizen. Die Leserechte darauf sind ausdrücklich entfernt.

Diese Freitexte haben keinen Buchhaltungsbezug – was zur Prüfung nicht gebraucht wird, wird auch nicht mitgelesen.

Das Fälligkeitsdatum entsteht nach Schweizer Zeit

Der Standardwert der Spalte kommt aus dem Schweizer Kalendertag. Zwischen 22 Uhr und Mitternacht hätte ein UTC-Datum den Vortag getragen.

Eine Wiedervorlage, die am Tag ihrer Erfassung bereits überfällig erscheint, entwertet die ganze Gruppierung.

05Fragen

Was beim ersten Blick auf die Liste auffällt.

Legt die Suite Wiedervorlagen von selbst an?

Eine einzige tut das: die Wiedervorlage zur Abnahmefrist eines Projekts. Sie entsteht mit dem Versand, verschiebt sich mit der Frist und verschwindet, wenn der Versand zurückgezogen wird. Alle anderen legen Sie über den Knopf «Wiedervorlage» an.

Was passiert, wenn ich eine Zeile erledige?

Der Status wechselt auf «erledigt», der Zeitpunkt wird festgehalten, und die Zeile wandert in den Block «Zuletzt erledigt» – dort stehen höchstens 25 Zeilen. Ein Klick auf «Wieder öffnen» holt sie zurück in ihre Fälligkeitsgruppe.

Warum steht bei einer Zeile nur «frei»?

Weil sie ohne Bezug erfasst wurde – der Weg für alles, was zu keinem Datensatz gehört. Diese Zeilen tragen kein Sprungziel und werden auch nicht mit aufgeräumt.

06Weiter

Woran die Erinnerung hängt.

Wir zeigen Ihnen, wie eine Erinnerung entsteht – und wohin sie zurückführt.

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